كيفية تحسين عملية طلب المعلومات الخاصة بك (RFI)

الحصول على معلومات حول هذه المرحلة التمهيدية في البناء

هل تقدم طلب المعلومات؟ أم هو شخص آخر يطلب منك معلومات؟ يمكن تطبيق مصطلح "طلب المعلومات" (RFI) في كلتا الحالتين ، ولكن هناك بعض الاختلافات الأساسية في العملية في كل حالة. اكتشف أدناه كيفية تحسين عملية طلب المعلومات ، سواء كنت تطلب أو تطلب منك معلومات.

الجزء A. أنت مطلوب للمعلومات

طلبات الحصول على المعلومات هي مرحلة أولية متكررة في تحديد وتنفيذ أعمال البناء.

غالباً ما تكون مسألة حجم: فالمشاريع الكبيرة لديها المزيد من المتغيرات ومجهولة أكثر والتي يجب حلها أو على الأقل تضييقها قبل طلب المقترحات الرسمية ، لذلك يمكن أن يساعد طلب الحصول على المعلومات.

  1. يجب أن تكون عمليتك سريعة بما فيه الكفاية لفهمها والرد عليها دون تأخير غير مبرر. إن طلب المعلومات من عميل محتمل هو فرصة لك للدخول مبكرًا. وهذا بدوره يعني أن تكون منظمة بشكل كافٍ بحيث تستجيب بسرعة وبشكل صحيح.

  2. إذا كان طلب المعلومات يشير إلى العمل الذي تفضل عدم تنفيذه ، أو قد يؤدي إلى تضارب في الموارد مع مشاريع العملاء الآخرين ، يمكنك أن ترفض بأدب. إن الرد السلبي ، وفي الوقت المناسب ، يمكن أن يترك انطباعًا جيدًا وفرصة الاتصال بمشاريع أخرى لاحقًا.

  3. تأكد من أن طلب المعلومات لديه تفاصيل كافية لك لتقديم إجابة جيدة. كحد أدنى ، تحقق من وجود معلومات كافية للإجابة على ما يلي:

    1. يمكنك التنافس؟ هل لديك المهارات والموارد اللازمة لتقديم حل جيد؟

    2. هل يمكنك الفوز بمثل هذا المشروع؟ هل أنت أفضل من المنافسين لأعمال البناء هذه؟

    3. هل تريد الفوز بمثل هذا المشروع؟ تحقق من سجل تتبع العميل للدفع في الوقت المحدد ، قبل الإجابة عن هذا السؤال.

  1. إذا كان طلب المعلومات لا يزال غير واضح ، يمكن أن تحدد عملية اختياراتك التالية.

    1. يمكنك رفض ومتابعة مشاريع أخرى.

    2. يمكنك مساعدة العميل على تحديد احتياجات البناء بشكل أفضل.

    3. يمكنك تقديم خدمات استشارية مدفوعة الأجر لتجميع RFI جديد.

كل خيار له إيجابيات وسلبيات. سيكون قرارك بشأن اختيار الخيار وفقا للمشروع والعميل المعني.

الجزء ب. أنت واحد يطلب المعلومات

بمجرد بدء مشروع البناء ، ليس من غير المعتاد أن يطلب المقاول أو المقاول من الباطن معلومات إضافية للتأكد من أن العمل قد تم بشكل صحيح.

  1. ابدأ عملية طلب المعلومات إذا كانت هناك حاجة إلى:

    • تعديل مواصفات المشروع ، على سبيل المثال ، لاستبدال أحد مواد البناء بآخر (ربما يمكن الحصول عليه).

    • توضيح مهمة أو طريقة يتم فيها استخدام مادة معينة وتشكيلها وتطبيقها وما إلى ذلك.

    • حل "عجز في البناء" في أي جزء من المشروع لم يتم وفقاً لمواصفات المشروع.

    • تصحيح المواصفات إذا كانت هناك أسباب وجيهة للسؤال عن الإغفال أو سوء التطبيق أو عدم الجودة فيما يتعلق بالمواد أو المهام المحددة.

  2. تحقق مما إذا كان العميل أو المقاول العام لديه نموذج RFI قياسي لاستخدامه. تساعدك النماذج والقوالب الجيدة على تضمين المعلومات الصحيحة للحصول على إجابات معقولة ومفيدة على طلب المعلومات الخاص بك. قم بتسجيل RFI الذي تم فتحه حديثًا على سبيل المثال في تطبيق برمجي مركزي لإدارة RFIs.

  3. التدقيق في الإجابة التي تحصل عليها للتأكد من أنها واضحة وواقعية. تأكيد أو توضيح أي تأثير على الميزانية والجدول الزمني للمشروع. قم بتحديث تخطيط المشروع الخاص بك بشكل مناسب.

  1. قم بتمييز طلب البحث (RFI) الخاص بك على أنه مغلق أو محل لإيجاد حل ، إذا كانت الإجابة التي تلقيتها تستحق ذلك. تحقق من قائمتك من أي RFIs لم يتم حلها. مطاردة الأطراف المعنية للإجابات!