نظم سهلة الأعمال التجارية الايداع

حتى في هذا العالم الرقمي ، من المفاجئ مقدار الورق الذي يمكن أن تتراكم به الأعمال المنزلية. علاوة على ذلك ، هناك الكثير لتتبع في الأعمال المنزلية ، من حساباتك المالية ، استراتيجيات التسويق ، المشاريع ، العملاء ، وأكثر من ذلك. من الضروري تطوير الأنظمة التنظيمية في وقت مبكر من عملك لضمان قدرتك على العثور على ما تحتاجه عندما تحتاج إليه.

ما تحتاج إلى حفظ وتنظيم

إلى حد ما ، ستعتمد البنود التي ستحتاج إليها لتطوير نظام الإيداع بشكل كبير على عملك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع منتجًا ملموسًا ، فستحتاج إلى شيء يتتبع مخزونك. ومع ذلك ، إليك قائمة عامة بالعناصر التي ستحتاج إلى تتبعها في عملك المنزلي:

• خطط الأعمال والتسويق.
• المستندات القانونية (مثل الأوراق التجارية ذات المسئوولية المحدودة ، الرخصة التجارية ، تسجيل الملكية الفكرية ، العقود)
• جهات الاتصال (المحترفون ، العملاء ، البائعين ، مقدمي الخدمة ، إلخ)
• المعلومات المالية (بيانات الربح / الخسارة ، الميزانية العمومية ، الحسابات الدائنة / المستحقة)
• الضرائب
• نفقات العمل (الإيصالات)
• مشاريع

إلى جانب هذه القائمة ، سترغب في إضافة عناصر خاصة بنشاطك التجاري.

نظم لتنظيم الأعمال المنزلية الخاصة بك

الاحتمالات سوف تستخدم مجموعة متنوعة من الأساليب لتخزين ومعالجة أوراقك وغيرها من المعلومات الهامة. العامل الرئيسي هو اختيار الطريقة التي تناسبك. كل شخص لديه طريقة مختلفة في التفكير والتنظيم. على سبيل المثال ، بالنسبة لبعض الأشخاص ، من المنطقي تنظيم الملفات أبجديًا ، ولكن بالنسبة إلى الآخرين ، يجدون أنها أسهل في التنظيم حسب التاريخ.

إذا كنت غير متأكد من أفضل ما يمكن أن يكون أفضل بالنسبة لك ، فجرّب واحدة ، وإذا كنت تكافح من أجل الحفاظ عليه ، فاعتمد نظامًا مختلفًا. فيما يلي ثلاث طرق لتنظيم الملفات والمعلومات الخاصة بك:

نظام الايداع بسيط الموثق

بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تولد الكثير من الأعمال الورقية ، فإن نظام الربط هو خيار جيد.

كما أنه مثالي للأشخاص الذين يرغبون في الحصول على كل شيء في مكان واحد أو الذين يحتاجون إلى أن تكون معلوماتهم متنقلة. يستخدم نظام الموثق الموثق المكوّن من ثلاثة حلقات ، وحماة الورق ، وفواصل المقاطع.

استخدم فواصل الأقسام لتنظيم فئات الأعمال الخاصة بك مثل الأوامر المعلقة ، والأوامر المكتملة ، والنسخ الرئيسية من النماذج المختلفة ... إلخ. من هناك ، ستبدأ في جمع الملفات في واقيات الصفيحة. بمجرد أن تصبح الموثقة كاملة - في نهاية الأسبوع أو الشهر أو الثلاثة أشهر - سيكون الوقت قد حان للتطهير. ستقوم فقط بنقل ملفات طلب العميل والسجلات التاريخية الأخرى إلى نظام حفظ الملفات التقليدي الذي يعكس تنظيم مؤلفك.

نظام الايداع التقليدي

تستخدم أنظمة الملفات التقليدية خزانة لحفظ الملفات وملفات معلقة ومجلدات مانيلا. ستحتاج كل الأعمال تقريبًا في نهاية المطاف إلى هذا النوع من الملفات مع نمو أعمالها. هناك الكثير من الأعمال الورقية التي تم إنشاؤها مع مرور الوقت لعدم الحصول على واحدة. وبما أن السجلات الضريبية تحتاج إلى الاحتفاظ بها لمدة سبع سنوات ، فأنت بحاجة إلى مكان لتخزين كل هذه السجلات. تعتبر أنظمة الإيداع التقليدية مثالية للعناصر التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، ولكن لا يمكن الوصول إليها بشكل منتظم ، مثل الضرائب ورخص العمل في العام السابق. إليك بعض النصائح للحصول على نظام الإيداع التقليدي بعيدًا عن الأرض والنجاح:

• فكر في نوع النظام الذي ستستخدمه بالفعل. يمكنك الذهاب للمشترين لشراء اللوازم المكتبية بارد ووضع نظام الإيداع الأكثر تفصيلا وملونة في العالم ، ولكن إذا كان لا يناسب نمط عملك ، سيكون مضيعة للوقت والمال الإعداد.
• قم بإنشاء نظام لإدارة الورق الخاص بك يسمح بأقل قدر من "اللمسات". تريد تجنب بناء أكوام من الورق ، والتعامل مع كل قطعة عدة مرات. بدلاً من ذلك ، اعمل على اتخاذ قرارات حول المكان الذي يجب أن تذهب إليه قطعة الورق في أول مرة تلمسها.
• خصص وقتًا للإيداع . من السهل تجنب هذه المهمة مثل الطاعون ، ولكنها ضرورية وستساعد شركتك على العمل بسلاسة أكبر. خاصة إيصالات وغيرها من البنود المستخدمة في وقت الضرائب ، والحفاظ على هذه الأشياء المنظمة يجعل إيداع الضرائب الخاصة بك أن أسهل بكثير.

نظام الايداع الالكتروني

لم يزيل العالم الرقمي بالكامل الحاجة إلى تخزين الورق ، ولكنه جعل تخزين المعلومات أسهل بكثير. يمكن للأنظمة الرقمية إنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها ، كما يمكنها تتبع موارد أعمالك المنزلية ثم استيرادها إلى برنامج ضريبي للإيداع الإلكتروني. يمكنك فحص الإيصالات ومسحها وتخزينها في ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (على الرغم من أنه ينبغي لك الاحتفاظ بالإصدار الورقي أيضًا). يمكن للأنظمة الإلكترونية أن تخزّن عملاءك وعميلك ومعلوماتك المحتملة في نظام إدارة علاقات العملاء لتسهيل الوصول إليها ، وإرسالها بالبريد الإلكتروني ، وإعداد الفواتير ، والمزيد. يمكن استخدام الأنظمة عبر الإنترنت لحفظ أفكارك ومساعدتك في إدارة المشاريع وتنظيم المعلومات أو البحث.

ولكن مثل أنظمة الملفات الورقية ، يحتاج نظام الإيداع الرقمي الخاص بك إلى بنية تنظيمية ، باستخدام المجلدات والملفات المخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو في السحابة . من أجل إدارة أسهل ، استخدم نفس البنية وأسماء الملفات في نظامك الرقمي كما تفعل في نظامك الورقي. لحماية ملفاتك الرقمية ، قم بنسخها احتياطيًا على قرص صلب منفصل أو إلى نظام تخزين عبر الإنترنت.

مزيج من كل ما سبق

ستحتاج إلى استخدام أكثر من نظام لإدارة جميع البيانات والمواد التي تحتاج إلى تخزينها في عملك. أولاً ، ستحتاج إلى تحديد ما يناسبك ، ثم تنفيذه. على سبيل المثال ، قد يكون لديك نظام الموثق لمساعدتك على تنظيم الإدارة اليومية لنشاطك التجاري مثل الجدول الزمني والتسويق والنسخ الخاصة بنماذجك.

يمكن للنظام التقليدي الخاص بك الاحتفاظ بكافة الأوراق طويلة الأجل مثل ضرائب السنوات السابقة ، التصاريح وتراخيص الأعمال ، وتسجيلات الملكية الفكرية. يمكنك استخدام نظام رقمي لتخزين أفكارك ، مثل Evernote ، وتتبع المشاريع.

من ناحية أخرى ، قد ترغب في أن تكون رقميًا قدر الإمكان ، وذلك باستخدام قائمة المهام والتقويم عبر الإنترنت ، ومسح جميع الإيصالات إلى جهاز الكمبيوتر ، واستخدام البرامج أو الخدمات عبر الإنترنت لجميع احتياجات إدارة أعمالك الأخرى. ومع ذلك ، ستظل بحاجة إلى نظام لإدارة الورق الذي يتم إنشاؤه. المفتاح هو العثور على النظام السهل عليك التمسك به والعثور على المعلومات التي تحتاجها عند الحاجة إليها.

تم التحديث سبتمبر 2016 Leslie Truex