كيف ولماذا ومتى لموازنة درج النقود
عند التحقيق ، فإن السبب الأكثر شيوعًا للسرقة هو عدم وجود إجراءات أو ضوابط مناسبة.
عملية حساب المال والتوفيق بين المقبوضات وتحقيق التوازن بين درج النقود يخلق مساءلة معاملات اليوم. يمكن إنشاء نظام إدارة النقد في نفس الوقت يتم إنشاء سياسات المتجر . العديد من أنظمة نقاط البيع ( POS ) اليوم لديها تعليمات خطوة بخطوة لإغلاق (المعروف أيضا باسم التوازن) درج النقود لتوجيه الموظف.
لماذا التوازن؟
يمكن لإدارة المتجر أو الصرافين سحب تقرير المبيعات في أي وقت أثناء التغيير. من خلال إضافة الدفعة النقدية في الدرج إلى رقم المبيعات اليومية ، سيعرف بائع التجزئة بالضبط كم يجب أن يكون المال في السجل النقدي أو نظام نقاط البيع في أي وقت معين. هذا مفيد للغاية:
- لتجنب عقد الكثير من النقد في الطابق المبيعات.
- إذا سرق المتجر.
- عندما يشكو العميل من التغيير القليل جدا.
- لاكتشاف الفائض / النقص المتكرر لأمناء معينين.
- لإزالة إغراء أخذ النقدية دون وثائق من درج النقود.
كيفية موازنة درج النقود
عادة ما تتم موازنة سجل النقدية في نهاية اليوم أو في نهاية نوبة أمين الصندوق. يجب أخذ درج النقود ومحتوياته إلى مكتب أو منطقة منعزلة أخرى لإعداد التقرير.
إذا كان هناك توازن في الدرج بعد الإغلاق ، فتأكد من إيقاف مصابيح أرضية المبيعات وإغلاق الباب. بالنسبة للعديد من مندوبي المبيعات ، فإنهم في عجلة من أمرهم ويميلون إلى الإغلاق قبل إغلاق المتجر فعليًا. هذه ليست ممارسة آمنة. ومع ذلك ، إذا كان لديك عدة موظفين في المتجر ، فمن الممكن إغلاق أحد السجلات أثناء ساعات العمل.
يجب فحص أي فائض أو نقص. يجب أن تؤخذ الطبيعة البشرية في الاعتبار للأخطاء الصغيرة والمبالغ الصغيرة. نقصد بذلك حدوث أخطاء بسيطة في التغيير عند معالجة إحدى المعاملات. ومع ذلك ، قد تكون التناقضات المتكررة علامة على سرقة الموظف أو قد تشير إلى ضرورة وجود تدريب إضافي لأمين الصندوق الخاص. كقاعدة عامة ، تريد التأكد من أنه لا يوجد أكثر من $ 2 في الليل. في حين أن ذلك يعتمد على عدد المعاملات في ذلك اليوم (وبعبارة أخرى ، كلما زادت المعاملات كلما زادت فرصة احتساب الخطأ) فإن قاعدة $ 2 هي قاعدة مفيدة.
يتم إعادة الدفع النقدي عند البدء إلى درج النقود وتخزينه في المساء ، في حين يتم إعداد الودائع للبنك. يمكن تدبيس جميع قسائم بطاقات الائتمان ، والتقارير النهائية ، وإيصالات التسجيل الأخرى إلى تقرير Daily Cash Drawer وتقديمها حسب التاريخ.
فصل المهمات
لمزيد من المساءلة ، فكر في استخدام شخصين لموازنة سجل النقد. سيقوم شخص واحد بحساب الدرج وإنشاء التقرير النقدي اليومي ، في حين يقوم الشخص الآخر بإعداد إيداع مصرفي. يجب على كل من الموظفين التوقيع على التقرير مشيرا إلى أنهم مسؤولون عن الأرقام المعروضة. في حين لا يمكن لأي نظام منع الاحتيال ، فإن مسار التدقيق هذا سيساعد على منع التواطؤ بين الموظفين.
في بداية التغيير التالي ، يجب تعيين كل أمين صندوق لدرج النقد الخاص به. اطلب من الصراف إعادة سرد المبالغ النقدية في الدرج للتحقق من رصيد البداية. إذا كنت متجرًا صغيرًا بسجل واحد فقط ، فغالبًا ما تبقى النقود في الدرج بين عشية وضحاها. إذا كان هذا هو موقفك ، فإن الإجراء هو نفسه.
ملاحظة أخيرة: نظرًا لأن الخطأ البشري جزء من اللعبة ، تأكد من تضمينك لمخالفات في مبلغك النقدي كجزء من بيانات الربح والخسارة.
أضف خطًا إلى بيانات الربح والخسارة الخاصة بك التي تقدِّم الميزانية وخسارة الخسارة الناتجة عن الخطأ في الحساب. هذه طريقة أخرى يمكنك تدقيقها وإدارتها.