خيارات الترحيب بالبريد الصوتي
استنادًا إلى نظام الهاتف لديك في شركتك ، قد يكون هناك خيارات مختلفة لنوع رسائل البريد الصوتي التي يُسمح لك بتكوينها.
وتشمل هذه:
- General Greeting Voicemail Greeting Examples
يتم استخدام التحية العامة للبريد الصوتي كتحية البريد الصوتي الافتراضية إذا لم يتم تعيين نوع تحية آخر. - أمثلة تحية البريد الصوتي الداخلية
يُستخدم هذا لتحية الأشخاص الذين يتصلون بك من داخل شركتك (أي من ملحق آخر). - أمثلة تحية البريد الصوتي الخارجية
سيتم تشغيل هذه التحية للأشخاص الذين يتصلون من خارج شركتك. قد يقوم القائم التلقائي على نظام الهاتف الخاص بك بتشغيل تحية شركة عامة بحيث يسمع جميع المتصلين الخارجيين. إذا تم ذكر اسم شركتك في تلك التحية ، فلن تحتاج إلى قولها مرة أخرى في التحية. - أمثلة التحية المؤقتة أو "خارج المكتب"
يتم تعيين تحية البريد الصوتي المؤقت أو خارج المكتب عندما تكون خارج المكتب لفترة زمنية محددة مسبقًا. تسمح لك معظم أنظمة البريد الصوتي بتحديد تاريخ ووقت انتهاء ، حتى لا تضطر إلى تذكر إيقاف تشغيلها عند عودتك.
- أمثلة التحية على البريد الصوتي "على الهاتف" أو "مشغول"
يتم استخدام هذه التحية لإعلام المتصلين بأنك في المكتب ولكن لا يمكنك إجراء مكالماتهم الآن لأنك على الهاتف مع متصل آخر.
العناصر الأساسية لتحية البريد الصوتي الجيدة
- تحية
- اسمك
- اسم شركتك واسم القسم أو كليهما
- بيان أنه لا يمكنك إجراء مكالمتهم الآن
- دعوة لترك رسالة
- عندما يمكنهم توقع مكالمة إرجاع
- من يمكنهم الاتصال للحصول على مساعدة فورية (إن أمكن)
- لا يزيد عن 20 - 25 ثانية (حكم الإبهام)
- تجنب إعطاء الكثير من المعلومات وتقديم تحية طويلة بشكل مفرط.
عينة جيدة تحيات البريد الصوتي
- مرحبا. هذا هو جيم بوكي. لا يمكنني إجراء مكالمتك في الوقت الحالي ، لكنني أرغب في إعادتها في أقرب وقت ممكن. لذا ، يرجى ترك لي رسالة سرية مفصلة بعد النغمة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بسكرتيرتي ، سوزي سميث على امتداد 6336. شكرا على اتصالك.
- مرحبا. لقد وصلت إلى قسم المحاسبة. القسم مغلق حاليا. ساعات العمل المعتادة لدينا هي من الاثنين إلى الجمعة ، من الساعة 8 صباحًا حتى الساعة 6 مساءً. يرجى ترك لنا رسالة بعد النغمة وسيعود شخص ما مكالمتك في أقرب وقت ممكن. شكرا لكم.
- مرحبا. هذا هو جيم بوكي. سوف أكون خارج المكتب حتى يوم الخميس ، 24 يوليو ، وسوف أتحقق من البريد الصوتي الخاص بي في بعض الأحيان. إذا كنت تريد أن تترك لي رسالة ، يرجى القيام بذلك بعد النغمة ، وسأرد على مكالمتك في أقرب وقت ممكن. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بسكرتيرتي ، سوزي سميث على امتداد 6336. شكرا على اتصالك.
- لقد وصلت إلى مكتب جيم بكي. أنا حاليا على الهاتف الآن ، لكني أرغب في إعادة مكالمتك في وقت لاحق. إذا كنت تريد ، يرجى ترك رسالة لي بعد النغمة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بسكرتيرتي ، سوزي سميث في ملحق 6336. نشكرك على الاتصال.
تحياتي البريد الصوتي سيئة
- مرحبا. هذا جو اترك لي رسالة.
- {عزف الموسيقى لفترة ممتدة من الوقت} مرحبًا! تحدث معي.
- مرحبا. لقد وصلت إلى شركة XYZ. رجاء أترك لنا رسالة.
- مرحبا. لقد وصلت إلى مكتب Joe Kartonia في XYZ.com. سوف أكون خارج المكتب بعد استئصال الأسهر وسأعود يوم الخميس ، 26 أغسطس في الساعة 8:30 صباحاً. سأواجه الكثير من المضايقات ، لذلك لن أتحقق من بريدي الصوتي على الإطلاق. إذا كنت تريد أن تترك لي رسالة ، يرجى القيام بذلك بعد النغمة. يمكنك ترك لي رسالة مفصلة وسرية ، وسأرد على مكالمتك في أقرب وقت ممكن. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فيرجى الاتصال بسكرتيرتي ، سالي جونسون عند التمديد 3663. نشكرك على مكالمتك ، وسأعود إليك عندما أعود ، وأشعر بتحسن.
- المكتب مغلق. يرجى ترك رسالة بعد النغمة.