آداب الأعمال من تحيات البريد الصوتي
تحيات البريد الصوتي هي أشياء بسيطة ، وفي الأعمال التجارية ، يمكن أن تبدو غير مهمة. ومع ذلك ، تحصل تحية البريد الصوتي على الكثير من اللعب مع العملاء والمنتسبين - فكر في عدد المرات التي لا تستطيع فيها إجراء مكالمة هاتفية لأنك على خط آخر ، بعيدًا عن مكتبك أو خارج المكتب. فكّر في عدد المرات التي سمعت فيها تحية البريد الصوتي عند الاتصال بزملاء العمل والزملاء وجهات الاتصال التجارية الأخرى.
تحيي تحيات البريد الصوتي نبرة لكيفية إدراك المتصلين لك ولشركتك وطرقًا سهلة ورخيصة لتعزيز العلاقات التجارية الإيجابية. من الأفضل أن تكون الرسائل المبهجة القصيرة والأخيرة. ولا تتعجل في رسالتك. كن فعالاً ولكن استرخى وخذ وقتك.
01 - تحية قصيرة ، متفائلة
02 - اسمك
اذكر اسمك بالكامل بوضوح وانطق كل مقطع صوتي حتى يعرف المتصل أنه وصل إلى الشخص الذي كان يتوقعه ، ولذا فهو يريد أن يكتب اسمك لأسفل إذا رغب في ذلك. إذا كان لديك اسم طويل ، فبإبطاء حتى يتمكن المتصل من سماعه.
03 - اسم شركتك و / أو اسم القسم الخاص بك
إن تحديد اسم شركتك وقسمك سيسمح للمتصل بأن يعرف أنه وصل إلى المكان الصحيح - خاصة إذا مرّ بمجموعة من المطالبات المؤتمتة أو دليل نظام الهاتف للموظفين أو الإدارات. هذا مهم بشكل خاص لتحية البريد الصوتي الخارجية . قد يتم تخطيها للمكالمات الداخلية.
04 - بيان بأنك غير قادر على إجراء المكالمة
بيان قصير (بعض الأشخاص مثل اعتذار في البيان) بأنك غير قادر على إجراء مكالمتهم هو أمر عادي وينقل المتصل بسرعة إلى المعلومات حول متى يمكنك العودة إليهم والكلمة الهامة للرسالة.
05 - دعوة لترك رسالة
اطلب من المتصل أن يترك لك رسالة تفصيلية.
06 - متى ستعيد نداءهم
إذا كانت سياستك هي إرجاع المكالمات في نهاية اليوم ، فأخبر المتصل بذلك. إذا لم تكن هناك سياسة ، فقدم للمتصل تقديرًا عن الموعد الذي سترد فيه مكالمته. إذا كنت بعيدًا عن المكتب لمدة أسبوع ، أخبرهم بذلك أيضًا.
07 - توفير الاتصال للحصول على المساعدة الفورية
لا أحد يحب أن يكون محاصراً في "سجن البريد الصوتي" ، في انتظار الرد دون خيارات أخرى. إذا كان هناك شخص ما يستطيع المتصل الاتصال به للحصول على مساعدة فورية ، فقدم إرشادات حول كيفية الاتصال بهذا الشخص.
08 - حافظ على طول التحية قصير
اجعلها قصيرة: من 20 إلى 25 ثانية كحد أقصى. الناس مشغولون ولا يحبون إضاعة الوقت.
09 - تجنب إعطاء الكثير من المعلومات
قم بتزويد المتصلين بك بالمعلومات التي يحتاجونها فقط لترك رسالة أو الاتصال بك.