تأكد من نقل الاحترام للعملاء وغيرهم من المتصلين
أصبح البريد الصوتي جزءًا قياسيًا من كل نظام هاتفي من فئة الأعمال . لن يقتصر الأمر على معرفة كيفية ترك رسالة بريد صوتي مهنية تنعكس بشكل إيجابي على شركتك ، بل من المهم بالنسبة لصورك المهنية أيضًا.
يجب أن يعرف كل موظف يستخدم الهاتف كجزء من وظيفته كيفية ترك رسالة هاتفية احترافية. في ما يلي بعض النصائح للموظفين الجدد أو الذين ليس لديهم خبرة في ترك أنواع رسائل الهاتف المهنية والمهنية التي ستتم إعادتها.
01 - فكر أولاً
02 - أعرض نفسك
ابدأ كل رسالة بريد صوتي عن طريق تعريف نفسك ، لذلك يعرف المتلقي هوية الشخص الذي يتصل بك على الفور. يجب أن تتضمن اسمك الكامل واسم شركتك. مثال: "هذا هو اتصال Jane Doe من الشركة X لـ Suzy Jones بشأن حسابك." تأكد من أنك تعرف كيف تنطق اسم الشخص الذي تتصل به ، فأنت لا تريد إهانتهم قبل حتى التحدث معهم.
03 - تكلم بطيئة
تكلم ببطء بما فيه الكفاية حتى يتمكن الشخص الذي يستلم الرسالة من سماع كل كلمة. إنه أمر محبط للغاية عندما تذهب لاسترجاع رسالة فقط لتجد أن الشخص الآخر يتحدث بسرعة كبيرة بحيث لا يمكن فهمه. تأكد من أنك إذا تركت رقم رد اتصال ، فأعدته مرتين حتى يتمكن الشخص من تدوينه.
04 - تحدث بوضوح
التحدث مباشرة إلى لسان حال الهاتف الخاص بك بنبرة صوتية واضحة وموضوعة بشكل ملائم. لا تمسك الهاتف بين خدك وكتفك بحيث يتم وضع قطعة الفم على رقبتك ؛ لا بأس بهذا أثناء الاتصال أو أثناء رنين الهاتف على الطرف الآخر ، ولكن ليس بمجرد اتصالك.
05 - اجعلها قصيرة
لا يتعين عليك ترك كل التفاصيل في رسالة البريد الصوتي الخاصة بك. تحتوي معظم أنظمة الهاتف التجارية على حدٍ أقصى لمدة زمنية تصل إلى دقيقتين للرسائل قبل إنهاء المكالمة. اترك ملخصًا قصيرًا عن سبب مكالمتك وأغلقها بطلب لإعادة الاتصال.
06 - ضعه مهنيا
تمامًا مثل خطاب العمل الاحترافي ، قم بإنهاء معلومات الاتصال الخاصة بك. إذا كان الشخص غير مألوف لك أو قد يواجه مشكلة في وضعك ، كرر اسمك وشركتك إلى جانب أفضل طريقة للوصول إليك. إذا كانت لديك بالفعل علاقة عمل قوية ، فقد تتمكن من تخطي تكرار اسمك ، ولكن لا يزال عليك التأكد من منحهم أفضل رقم للاتصال بك ، والوقت الذي ستكون فيه متاحًا.
07 - نداء المسقطة؟
إذا كنت تعتقد أن رسالة البريد الصوتي قد تم إسقاطها من قبل نظام البريد الصوتي قبل الانتهاء ، فجرّب الاتصال مرة أخرى وأخبر من خلال إخبار الشخص أنك تعتقد أن رسالتك السابقة قد تم إسقاطها. حاول أن تبقيه موجزا ؛ لا تريد أن تصادفك كآفة. فقط اذكر اسمك مرة أخرى وترك رقمك ، مع تحية مثل "أردت فقط أن تكون متأكدًا من أنك حصلت على رسالتي ، يبدو وكأنه تم قطع اتصالنا. شكرًا!"
08 - ممارسة واختبار نفسك
إذا كنت غير متأكد أو تشعر بالتوتر بشأن ترك رسائل العمل ، e ، قم بالتدريب مع صديق أو زميل. اترك لهم رسالة بريد صوتي نموذجية واطلب منهم النقد: هل تتحدث بسرعة كبيرة ، أم أنك من الصعب فهمها؟ قد يكون من المفيد أن تترك لنفسك بريد صوتي للاستماع إلى صوتك.