آداب الأعمال من تقنيات الهاتف
7 على عقد دو
- استقبل المتصل بأدب أو استخدم التحية المعيارية لشركتك (أي "شكرًا لك على الاتصال. هذا هو Jim Bucki. كيف يمكنني مساعدتك؟").
- انتظر وقفة في المحادثة لإخبارهم أنك سوف تضعهم في الانتظار.
- اشرح سبب تعليقها.
- أخبرهم أنك ستعود إلى مكالمتهم في دقيقة واحدة.
- اعتذر عن الإزعاج أو أشكر المتصل على الاستمرار عند العودة إلى المتصل.
- خذ رقم هاتف الشخص واستدعيه مرة أخرى إذا كنت ستخرج منه أكثر من 60 ثانية. من الهاتف أو تحتاج إلى وضعها في الانتظار مرة أخرى.
- استخدم اسم المتصل باستمرار لإضافة اتصال شخصي إلى المتصل.
5 على عدم الانتظار
- لا تقاطع المكالمة لوضعها في الانتظار.
- لا تتركها معلقة لأكثر من دقيقة.
- لا تضعها في الانتظار عدة مرات في مكالمة واحدة.
- لا تجعلهم يتصلون بك يمكنك الاتصال بهم مرة أخرى.
- لا تكن فظًا - بغض النظر عن مدى جنون العميل.
2 عينة تؤدي إلى وضع المتصل على الانتظار
- "السيد سميث ، هل يمكنك أن تمسك بها أثناء استرجاع ملفك؟" {pause for a response} "شكرًا لك. سأعود بعد دقيقة." {caller on hold} "شكرًا لك على مواصلة السيد سميث. يمكنني الآن مساعدتك ..."
- "السيدة جونز ، سوف أتحقق لمعرفة ما إذا كان السيد جونسون متاحًا لإجراء مكالمتك. هل يمكنك الانتظار لمدة دقيقة؟" {pause for a response} "شكرًا لك. سأعود مباشرةً". {caller on hold} "أعتذر عن الإزعاج. السيد جونسون غير متوفر في الوقت الحالي. هل يمكنني دعوته إليك؟"
هل تحتاج إلى إنهاء المكالمة؟
بعد أن تلتقط الهاتف ، هناك العديد من الأسباب التي قد تحتاج إلى إنهاء مكالمة هاتفية بشكل احترافي.
الأكثر شيوعا هو "المتكلمين طويلة اللف" الذي يستهلك وقتك. سبب آخر ، ولكن أقل شيوعا هو المتصل الذي يستخدم لغة مسيئة أو مهددة أو بذيئة. في هذه الحالة ، يجب عليك استشارة سياسة وإجراءات شركتك حول كيفية التعامل مع هذا الموقف لتجنب أي تداعيات قانونية. تعرف على طرق إنهاء المكالمة الهاتفية بشكل احترافي ، هنا.