آداب الأعمال من تحيات البريد الصوتي
عندما ينقل المصاحب التلقائي مكالمة إلى هذا الامتداد ، ستتلقى الإضافة المتاحة التالية المكالمة. إذا كانت جميع ملحقات قسم المحاسبة مشغولة أو غير متاحة ، فسيتم نقل المكالمة إلى صندوق البريد الصوتي الخاص بالقسم.
خيارات الترحيب بالبريد الصوتي
استنادًا إلى نظام الهاتف لديك في شركتك ، قد يكون هناك خيارات مختلفة لنوع رسائل البريد الصوتي التي يُسمح لك بتكوينها. وتشمل هذه:
- General Voicemail Greeting
يتم استخدام التحية العامة للبريد الصوتي كتحية البريد الصوتي الافتراضية إذا لم يتم تعيين نوع تحية آخر. - تحية البريد الصوتي الداخلية
يتم استخدامه لتحية الأشخاص الذين يتصلون بقسمك من داخل شركتك (أي من ملحق آخر). بشكل عام ، ينطبق هذا فقط على الشركات الكبيرة جدًا. - تحية البريد الصوتي الخارجية
سيتم تشغيل هذه التحية للأشخاص الذين يتصلون من خارج شركتك. قد يقوم القائم التلقائي على نظام الهاتف الخاص بك بتشغيل تحية شركة عامة بحيث يسمع جميع المتصلين الخارجيين. إذا تم ذكر اسم شركتك في تلك التحية ، فلن تحتاج إلى قولها مرة أخرى في تحية الإدارات الخاصة بك.
- رسالة بريد إلكتروني مؤقتة أو "خارج المكتب"
يتم تعيين تحية البريد الصوتي المؤقتة أو خارج المكتب عندما يكون القسم بأكمله غير متاح لفترة معينة من الوقت. على سبيل المثال ، يعمل القسم فقط بين الساعة 8:00 صباحًا والساعة 5:00 مساءً أو هناك اجتماع إلزامي للقسم يزيل جميع الأشخاص من الرد على الهاتف. تسمح لك معظم أنظمة البريد الصوتي بتحديد تاريخ ووقت انتهاء حتى لا تضطر إلى تذكر إيقاف تشغيله عندما يعود قسمك إلى العمليات العادية.
- على الهاتف (مشغول) البريد الصوتي تحية
يتم استخدام هذه التحية لإعلام المتصلين بأن القسم متوفر ولكن لا يمكن لأي شخص إجراء مكالمته على الفور لأن جميع الإضافات في مجموعة الأقسام مشغولة بالمتصلين الآخرين.
عناصر حسن قسم البريد الصوتي تحية
- اسم القسم
- بيان أنه لا يمكنك إجراء مكالمتهم الآن
- دعوة لترك رسالة
- عندما يمكنهم توقع مكالمة إرجاع
- الخيارات الإضافية المتاحة (على سبيل المثال "اضغط على مفتاح الباوند للعودة إلى ...")
- عنوان موقع الويب إذا كان يمكنه تقديم معلومات مفيدة
- لا يزيد عن 20 - 25 ثانية (حكم الإبهام)
- لا تبدأ بـ "مكالمتك مهمة جدًا لنا ...". هذه العبارة مفرطة الاستخدام وعادة ما تكون "إيقاف" للمتصلين.
- تجنب إعطاء الكثير من المعلومات وتقديم تحية طويلة بشكل مفرط.
عينة قسم جيد تحية البريد الصوتي
- لقد وصلت إلى قسم المحاسبة. جميع ممثلينا مشغولون بخدمة المتصلين الآخرين. بدلاً من إضاعة وقتك الثمين قيد الانتظار ، نود إعادة مكالمتك خلال ساعتين عمل. إذا كنت ترغب في العودة إلى القائمة السابقة ، فاضغط على نجمة الآن. خلاف ذلك ، ترك لنا رسالة مفصلة مع اسمك ورقمك. بعد تسجيل رسالتك ، يمكنك الضغط على مفتاح الجنيه لمزيد من الخيارات. شكرا لأتصالك.
- لقد وصلت إلى قسم المبيعات في شركة Operations Tech، Inc. جميع ممثلي المبيعات لدينا مشغولون بخدمة عملاء آخرين ولكننا نرغب في إعادة مكالمتك في أقرب وقت ممكن. للحصول على معلومات التسعير الحالية أو للتحقق من حالة طلبك ، يرجى زيارة موقعنا على شبكة الإنترنت. خلاف ذلك ، يرجى ترك لنا رسالة مع اسمك ورقمك بعد النغمة. إذا كنت ترغب في العودة إلى القائمة السابقة ، فاضغط على مفتاح النجمة الآن.
- لقد وصلت إلى قسم المحاسبة في شركة Operations Tech، Inc. والقسم مغلق حاليًا. ساعات العمل المعتادة لدينا هي من الساعة 8:00 صباحا إلى الساعة 5:00 مساء من الاثنين إلى الجمعة. مغلقة في أيام السبت والأحد. يمكنك الضغط على مفتاح النجمة في أي وقت للعودة إلى القائمة السابقة. خلاف ذلك ، يرجى ترك لنا رسالة مع اسمك ورقمك وسنقوم بإرجاع مكالمتك عند إعادة فتح المكتب. يمكنك إنهاء الاتصال بعد ترك رسالتك أو الضغط على مفتاح الجنيه للحصول على خيارات إضافية. شكرا لأتصالك.
تحياتي البريد الصوتي سيئة
- لقد وصلت إلى قسم المبيعات. اترك لنا رسالة.
- مرحبا. لقد وصلت إلى قسم المحاسبة في XYZ.com. جميع المحاسبين يحضرون حاليًا اجتماعًا إلزاميًا في القسم ولا أحد متاحًا لإجراء مكالمتك. تُعد مكالمتك مهمة جدًا بالنسبة إلينا ونود إعادة مكالمتك حالما نعود. ومع ذلك ، فهي نهاية السنة وتراكم مكالماتنا طويل جدًا. إذا كنت تتصل بشأن إجراء دفعة على حساب متأخر ، يُرجى التأكد من إخبارنا في رسالتك حتى نتمكن من الاتصال بك فورًا. وإلا ، فيرجى انتظار النغمة وترك لنا رسالة سرية تفصيلية.
- القسم مغلق. يرجى ترك رسالة بعد النغمة.