ميزات للبحث عنها في برامج الرواتب عبر الإنترنت
لا عجب أن العديد من الشركات الصغيرة تتحول إلى خدمات كشوف المرتبات لهذه المهام.
ولكن أي خدمة الرواتب هي الأفضل؟
ما هي خدمات كشوف المرتبات؟
هناك نوعان من خدمات كشوف المرتبات: الخدمات عبر الإنترنت و (لعدم وجود مصطلح أفضل) الخدمات الشخصية. قد تكون الخدمات عبر الإنترنت تطبيقات أو تستند إلى الإنترنت. الخدمات الشخصية هي أعمال مملوكة لشخص قد يقوم بدفع الرواتب عبر الإنترنت أو من قد يكون محليًا.
تعمل عملية التقييم بنفس الطريقة لكلا النوعين من خدمات كشوف المرتبات. لكن هذه المقالة سوف تركز على الخدمات عبر الإنترنت. في ما يلي بعض الميزات التي يجب أن تأخذها في الاعتبار:
كم تبلغ تكلفة خدمة الرواتب عبر الإنترنت؟
أول شيء يطرحه أصحاب الأعمال عندما تبحث عن خدمة الرواتب هو "كم يكلف؟" في حين أن التكلفة مهمة ، إلا أن هناك عوامل أخرى لا تقل أهمية.
فكر في تكلفة الخدمة الآن وفي المستقبل. إذا كان لديك نشاط تجاري صغير جدًا مع موظف واحد أو موظفين اثنين فقط ، فقد تحتاج إلى تقييد التكلفة باستخدام خدمة قابلة للتطوير ، تكون فيها التكلفة ضئيلة لعدد قليل من الموظفين ، والتي تزيد عند إضافة الموظفين والخدمات.
بالنسبة لمعظم خدمات الرواتب التي نظرت إليها ، كانت التكلفة شهريا ، لذا يمكنك التغيير في أي وقت. يعتمد معظمها على التكلفة على عدد الموظفين. يقدم البعض خيار 1099 للمقاولين الذين يدفعون الثمن ، أو البائعين ، أو المستقلين. (ستجد قائمة مختصرة بتكاليف في نهاية هذه المقالة.)
تأتي التكاليف على مستويين لبعض الخدمات: خدمة أساسية تقوم فقط بحساب وتسليم شيكات الراتب ، مع خدمة W-2 ، وخيار خدمة كاملة تقوم أيضًا بإيداع ودفع ضرائب الرواتب والإيداعات الضريبية ، بما في ذلك الاستمارة 941 (نموذج الإبلاغ الضريبي ربع السنوي)
ما الذي يجب أن تتضمنه خدمة الرواتب كاملة الخدمات؟
- الإعداد والتدريب ولوحة المعلومات. يجب أن يكون النظام سهل الإعداد. يجب أن يكون لديك لوحة معلومات لإرشادك خلال العمليات وتسمح لك بالتحقق من الأنشطة مثل الإيداعات وإيداع الرصيد. يجب أن يكون التدريب بسيطًا ، مع مقاطع فيديو جيدة لمساعدتك في العمل من خلال العمليات المختلفة. ما هو مستوى معرفة الرواتب التي يفترضون وجودها؟ لا يمتلك معظم أصحاب الأعمال الكثير من المعرفة ، لذلك يجب أن توفر الخدمة لديك معلومات أساسية مفصّلة حول شروط كشوف المرتبات وشيكات الرواتب والإيداعات.
- شيكات الراتب . يسمح لك كل نظام من هذه الأنظمة بإدخال المعلومات لكل موظف ، بما في ذلك نموذج W-4 للحصول على حجب ضريبة الدخل الفيدرالي وغير ذلك من المعلومات اللازمة لإعداد شيكات الرواتب. يجب أن تسمح لك الأنظمة بكتابة الشيكات المطبوعة أو أن تقوم بإيداع شيكات مباشرة (أفضل طريقة). تحقق مع البنك الذي تتعامل معه على متطلباتها.
- نماذج W-2. يجب أن توفر لك خدمتك نموذج W-2 ، نموذج المعلومات السنوي للأجور والموظفين الضريبيين التي يجب عليك تقديمها للموظفين في شهر يناير. يجب أن يقوم خيار الخدمة الكاملة أيضًا بتقديم هذه النماذج مع إدارة الضمان الاجتماعي لك في الوقت المناسب.
- ملف والودائع الضرائب على المرتبات. ربما هذا هو أهم خدمة. إن الحصول على ملف شخص ودفع هذه الضرائب هو مسؤولية كبيرة. يجب على نظام الخدمة الكاملة تقديم جميع مستندات ضريبة الرواتب ووثائق الضريبة ذات الصلة نيابة عنك. يجب عليهم تسديد الدفعات نيابة عنك مع الهيئات التنظيمية الفيدرالية والولائية والمحلية المناسبة. يجب أن تتضمن النماذج الاستمارة 941 - بيان الأجور والضرائب ربع السنوي وأشكال ضريبة البطالة الفيدرالية والولائية.
يجب أن تتعقب الخدمة أيضًا ضرائب الرواتب الحكومية والمحلية ، وهي مساعدة كبيرة إذا كان لديك موظفين يعملون في مدن وولايات مختلفة.
ما الميزات الأخرى التي يجب أن تتوقعها؟
الضمانات الضريبية. يجب أن تضمن خدمتك إرسال النماذج الضريبية قبل كل المواعيد النهائية وأن يتم الدفع في الوقت المحدد حتى لا تتعرض لغرامات أو غرامات . يجب أن توافق الخدمة على دفع أي غرامات أو غرامات على الإيداع المتأخر أو الدفع. إذا لم يقدموا هذا الضمان ، فلا تستخدموه.
إمكانية الوصول عبر الجوال. يجب أن تكون قادرًا على الوصول إلى لوحة التحكم وإجراء التغييرات وإرسال المعلومات على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول أو الجهاز اللوحي أو حتى الاتصال بمعلومات.
الخدمة الذاتية للموظف. بعض هذه الخدمات لديها لوحة القيادة التي يمكن للموظفين تسجيل الدخول والحصول على معلومات عن شيكاتهم السنوية حتى تاريخه.
قد يكونوا قادرين على تغيير معلومات W-4 عبر الإنترنت.
التكامل مع نظام المحاسبة الخاص بك. إن وجود خدمة الرواتب الخاصة بك مع نظام المحاسبة الخاص بك يوفر عليك الوقت والمال. يتم بيع Intuit Payroll فقط مع QuickBooks Online ، لذلك قد يكون هذا خيارًا جيدًا لك إذا كان لديك بالفعل QBO. يحتوي برنامج Patriot على نظام محاسبة يمكنك إضافته إلى خدمة الرواتب الخاصة بك.
أسئلة أخرى مهمة لطرحها
الدعم والخدمة. هذا واحد مهم حقا. الأمور تحدث ويجب أن يتم تشغيل جداول الرواتب في أوقات محددة. عليك أن تعرف أن خدمتك متوفرة ومفيدة.
أعلى مستوى من الخدمة هو المكالمة الهاتفية. ما هي ساعات عمل مكتب المساعدة؟
ثاني أعلى مستوى هو الدردشة. ما هي ساعاتهم؟
المستوى الثالث هو البريد الإلكتروني. ما مدى سرعة استجابة خدمتك لرسائل البريد الإلكتروني؟
خلال الفترة التجريبية أو أول 30 يومًا ، تأكد من إجراء الاتصال عدة مرات لتقييم الدعم المقدم.
تحديثات. يتم تغيير لوائح ضريبة الرواتب ومعدلات الضرائب دائما. عندما تقوم بتقييم الأنظمة ، اسأل عن كيفية قيامهم بتحديث برامجهم وكيفية توصيلهم لهذه التحديثات.
الأمان. ما مدى أمان نظامهم؟ هل هو في السحابة (ربما)؟ كم مرة تقوم بعمل نسخ احتياطي؟
خدمات إضافية أخرى قد تحتاجها
1099 خدمة. بعض هذه الأنظمة لديها وظيفة إضافية (للتكلفة الإضافية) تسمح لك بدفع العمال المتعاقدين ، والبائعين ، والمستقلين ، وإصدار نماذج 1099-MISC لهم (على غرار نماذج W-2 للموظفين). يجب أن توفر الخدمة أيضًا تقديم 1099-MISC من النماذج مع مصلحة الضرائب الأمريكية.
حجب النسخ الاحتياطي . إذا كنت تدفع لغير الموظفين ، فقد تحتاج إلى أخذ استقطاع احتياطي من دفعاتهم. إذا كان لديك خدمة 1099 ، فيجب أن تتمكن خدمتك من القيام بذلك وإصدار التقارير.
أين للتحقق من الخدمات المحتملة
عندما تضيق من اختيارك إلى اثنين من الخدمات ، تحقق منها. تحقق من التقييمات عبر الإنترنت ، ولكن لا تعتمد عليها كثيرًا. أفضل مكان للتحقق هو أفضل مكتب الأعمال . انظر ما هي الشكاوى المقدمة ضد هذه الشركة وكيف تم حلها.
ما هي بعض خدمات الرواتب للنظر؟
ستجد العديد من خدمات الرواتب إذا كنت تبحث عبر الإنترنت. هنا ليست سوى عدد قليل من لتبدأ البحث. لقد حددنا خيار الخدمة الكاملة لكل منهما.
أنا ntuit كامل خدمة الرواتب. هذه الخدمة هي إضافة إلى QuickBooks عبر الإنترنت. يعتمد السعر على إصدار QBO الذي تريده ومستوى خدمات الرواتب التي تحتاجها. التسعير شهريا.
باتروت كشوف المرتبات البرمجيات. يبدأ نظام الرواتب كامل الخدمات عند 25 دولارا في الشهر لموظف واحد ، مع زيادة عدد الموظفين.
Paychex. يعتمد نظامهم على عدد الموظفين. وهي تتطلب عرضًا مكتوبًا من أحد العملاء المحتملين قبل الإفصاح عن معلومات التسعير.
غوستو: سعرها 39 دولارًا أمريكيًا شهريًا بالإضافة إلى 6 دولارات شهريًا للشخص الواحد (نفترض أن هذا يعني أن كل شخص يتم دفعه).
ADP لديه ثلاثة مستويات من الرواتب ، بما في ذلك الموارد البشرية. لا يوجد التسعير كان متاحا.
كيفية تجربة نظام الرواتب
مشكلة أخيرة واحدة: تتمثل المشكلة في تجربة هذه الأنظمة في أنها تتطلب منك "البث المباشر" ، ولا يمكنك إصدار شيكات أكثر من مرة. لدى Patriot و Gusto إصدارات تجريبية يمكنك تجربتها. لدى ADP شهران مجانيان من كشوف المرتبات ، ولكن هذا يعني أنك ملتزم بتشغيل شهرين مع نظامهم.