ما هو الاختلاس؟
الاختلاس هو سرقة أو سوء تصرف من جانب الموظفين أو غيرهم من الأشخاص الموثوق بهم في الأعمال التجارية.
معظم الاختلاس ينطوي على سرقة أو تحويل أموال الشركة إلى الموظف.
الغش في الموظفين استنزاف أموال الأعمال الهامة
ووفقًا لتقرير صدر عام 2012 عن جمعية خبراء الاحتيال المعتمدين (ACFE) ، "يفقد النشاط التجاري الأمريكي نموًا 7٪ من عائداته السنوية لتزوير الموظفين" ، كما أن الشركات الصغيرة لديها معظم الحالات وأكبر الخسائر.
كشف احتيال الموظفين والاختلاس
تقول ACFE أن معظم الموظفين الذين يرتكبون الاحتيال أو الاختلاس يُظهرون إشارات حكيمة مثل العيش خارج إمكانياتهم ، ولديهم صعوبات مالية ، ولديهم علاقات وثيقة بشكل غير معتاد مع البائعين ، ولديهم قضايا تحكم مفرطة. إذا كنت متيقظًا ومتيقظًا ، فقد تتمكن من اكتشاف هذه الخسائر التجارية ومنعها. هذا هو حل ثنائي الأجزاء:
كن حذرا: ابحث عن هذه علامات التحذير
اجعل عينيك مفتوحتين أمام هذه العلامات التحذيرية الخاصة باحتيال الموظفين أو الاختلاس:
- موظف يرفض أخذ إجازة (يخشى أن يتم الكشف عن السرقة عن طريق الاستبدال)
- الموظف الذي يعمل بشكل مستمر في الوقت الإضافي
- موظف يريد أن يأخذ العمل إلى المنزل
- الإنفاق الشخصي المفرط (السيارات الجديدة ، الرحلات) من قبل موظف لا يستطيع دخله دعم هذه الإسرافات. قد يكون الموظف يعيد بيع الأشياء أو يستمتع فقط "بالحياة الجيدة" على نفقتك الخاصة
- اختفت النقود النثرية بسرعة كبيرة
- نفقات باهظة لسفر الموظف
- الموظفين الذين لديهم علاقات وثيقة مع البائعين. ترقب الموظفين الذين غالبًا ما يتناولون الغداء مع الموردين أو الذين يرتبطون بالمقاولين المستقلين الذين يعملون في عملك.
- اختفاء لوازم المكاتب بسرعة. إذا بدا أنك تنفق أكثر فأكثر على عناصر المكتب ، فقد يكونون في طريقهم إلى المنزل مع الموظفين.
يمكن أن يساعدك التعرف على العلامات في معرفة مكان تركيز تحقيقاتك.
منع سرقة الموظفين والاختلاس
معرفة علامات فقد الموظفين ليست كافية. يجب أن تكون قادرًا على معرفة ما إذا كان الموظفون يفعلون ذلك بالتحديد. فيما يلي بعض الضوابط الداخلية (تقنيات إدارة الحسابات) التي يمكنك تأسيسها لمعرفة ما يجري:
- إيداع يوميا والتوفيق الشهري . إن ترك النقود في مكان الجلوس أمر مثير للإغراء بالنسبة لبعض الموظفين ، ويساعد التوفيق بين كشف الحساب المصرفي كل شهر على الحد من المخالفات عاجلاً وليس آجلاً.
- واجبات مالية منفصلة للموظفين. على سبيل المثال ، يجب ألا يكون الموظف الذي يكتب الشيكات هو الموظف الذي يوافق على كشف الحساب المصرفي.
- تتبع المصروفات النثرية . المال في درج النقود يمكن أن يكون مغريا جدا بالنسبة لبعض الموظفين. تتطلب أن يكون لدى جميع معاملات المصروفات النثرية زلة نقدية أو سجل لدعمها ، وتتطلب توقيعين على شيكات إعادة تعبئة المصروفات النثرية.
- MBWA (إدارة عن طريق المشي حول). دع الموظفين يعرفون أنك تراقب الأمور حول الشركة. لا تدخل إلى خزائن أو مكاتب الموظفين أو الأشياء الشخصية ، فقط كن حذراً للتغييرات أو النشاط غير العادي. من المفاجئ كيف سيصعد الناس إلى الخط عندما يعرفون أن هناك من يهتم بما يكفي لمشاهدته.
- تحقق للتأكد من أن نفقات السفر مدعومة بالأعمال الورقية المناسبة وأنها في طابور. على سبيل المثال ، تحقق من فواتير الفندق للتأكد من أنك لا تدفع مقابل الأفلام أو التدليك.
قم بتوصيل رسالتك عن صدق الموظف
من اليوم الأول من العمل ، يجب أن يعرف الموظفون أنك بحاجة إليهم ، وأن نكون صادقين. سوف ينسى الموظف الجديد ما تقوله لهم ، ولكن إذا كان يجب عليه قراءة دليل الموظف أو دليل السياسات والإجراءات ، فليس لديهم عذر لعدم معرفة ما هو مطلوب.
حافظ على تحديث دليل الموظف الخاص بك وقم بتضمين معلومات حول توقعاتك وما سيحدث إذا لم تكن صادقة.
المقاضاة على وجه السرعة
سوف تخبرك أنواع إنفاذ القانون أن أكبر رادع للجريمة هو احتمال الوقوع ومقاضاة. لا يكفي القبض على سرقة الموظفين أو اختلاطهم ؛ يجب أن تكون مستعدًا للمقاضاة. أن تكون متساهلاً لأن الموظف "لم يفعل ذلك إلا بسبب حاجته إلى المال" لن يمنعه أو يسرق الآخرين من عملك.
استشارة محام التوظيف
قبل حدوث شيء ما ، اقض بعض الوقت في التحدث مع محامي توظيف ، وشخص على دراية بقوانين التوظيف وكيفية التعامل مع قضايا الموظفين. تعرف على حقوقك كصاحب عمل ، وكيفية التعامل مع السرقة أو الاختلاس المشتبه به ، وكيفية التواصل حول هذه المسألة مع الصحافة والموظفين الآخرين ، وكيفية مقاضاة الموظف.
إذا كنت تشك بأن موظفًا يسرق منك أو يختلس ، فيجب أن تكون مكالمتك الأولى إلى محامٍ ، ولكن من الأفضل بكثير إذا كان لديك علاقة مع شخص ما وتعرف الخطوط العامة العامة للتعامل مع سرقة الموظفين والاختلاس.
إخلاء المسؤولية المعلومات الواردة في هذه المقالة وعلى هذا الموقع الإرشادي هي لأغراض المعلومات العامة وليس المقصود بها تقديم المشورة القانونية أو الضريبية. كل حالة مختلفة. قبل اتخاذ أي إجراء ضد موظف ، استشارة محام.