وثائق للحفاظ على المدى الطويل والقصير الأجل
4 أسباب للحفاظ على السجلات
- سوف يجعل الأمر أسهل بكثير لتقديم الضرائب الخاصة بك.
- سوف يساعدك تسجيل كل شيء على عدم فقدان أي خصومات ، مما يوفر لك المال.
- وسوف تساعدك على التأكد من تقديم المطالبات دقيقة. بدلاً من التخمين ، "أعتقد أنني دفعت ذلك المقاول 1000 دولار" ، وذلك عن طريق سحب جدول بيانات بسرعة ، وستعرف أنك دفعت له 850 دولارًا في 17 تموز.
- في حال تم تدقيقك أو لدى IRS أي أسئلة حول العناصر في إقرارك الضريبي ، سيكون لديك دليل لعمل نسخة احتياطية من مطالبتك. إذا لم يكن لديك هذه الوثائق ، فستجد نفسك تقضي الوقت والمال في محاولة للعثور على الدليل. الأسوأ من ذلك ، إذا لم تكن قادرًا على إصدار إيصال ، فلن يتم الوفاء بمطالبتك وقد تضطر إلى دفع ضرائب وعقوبات إضافية.
ما السجلات يجب أن تتبع؟
الإجابة المختصرة هي أنه يجب عليك تتبع كل شيء! تشتهر مصلحة الضرائب الأمريكية بمراجعة الأعمال الصغيرة ، خاصة تلك التي تظهر خسائر في سنوات متتالية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن العديد من وكلاء مصلحة الضرائب لا يفهمون الفروق الضريبية التي تنطبق على المستثمرين العقاريين ، مما يجعلهم أكثر عرضة للتساؤل عن الإيداع.
ستحتاج إلى إثبات ما إذا كانت مصلحة الضرائب الأمريكية تطرح أيًا من عناصرك أو حتى في سياق العمل اليومي ، إذا حاول أحدهم استجواب الدفعة.
نوعان من السجلات التي ستحتاج إلى الاحتفاظ بها هما السجلات الدائمة والسجلات قصيرة الأجل.
1. السجلات الدائمة
هذه هي الوثائق التي سوف تحتاج إلى الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى.
ما هي بعض الأمثلة من السجلات الدائمة؟
هذه مستندات ستكون ذات صلة وقيّمة بالنسبة إليك تتجاوز السنة الضريبية الحالية ، مثل:
- جميع الإيجارات المستأجر.
- أي نوع من المستندات القانونية - الغرامات وتقارير التفتيش والمظاهر القضائية.
- أي نوع من التصاريح التي اخذتها على الممتلكات.
- أي شيء ستستهلكه - مثل الممتلكات أو التحسينات.
- إذا كانت شركتك قد أدرجت كشركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) أو LP أو S Corporation أو غيرها ، فستحتاج إلى الاحتفاظ بجميع السجلات المتعلقة بذلك.
- سياسات التأمين.
- وثائق القرض - مثل الرهون العقارية.
- ضرائب السنوات الماضية.
- سند الملكية / سند الملكية.
2. السجلات قصيرة الأجل
على المدى القصير ، أنا لا أشير إلى بضعة أشهر. ستحتاج إلى الاحتفاظ بأي مستندات تراها مهمة بما يكفي للمطالبة بالتعويض عن ضرائبك لمدة لا تقل عن خمس سنوات. كم من الوقت بعد ذلك يعتمد على مستوى راحتك. سيساعدك هذا في حالة تدقيقك أو مقاضاتك من أي وقت مضى.
ما هي بعض الأمثلة على السجلات قصيرة الأجل؟
أي شيء يعتبر كدخل أو مصروف للسنة الضريبية المعينة ، مثل:
- تكاليف الإعلان لعملك أو ملكيتك.
- نفقات الترفيه - مثل وجبات العشاء أو الغداء للعملاء الحاليين أو المحتملين.
- الفائدة المدفوعة على الرهن العقاري وأي بطاقات الائتمان لاستخدام الشركات.
- الرسوم القانونية / المهنية - للمحاسبين والمحامين ووكلاء التأمين ، السماسرة.
- نفقات المكتب - الإنترنت ، خط الهاتف الثاني للأعمال التجارية ، واللوازم المكتبية ، وخصم المكاتب المنزلية إذا كان لديك مكتب منزلي يستخدم فقط للأعمال التجارية.
- الإيجار المستلم.
- الإصلاحات التي تم تنفيذها.
- ودائع الضمان المستلمة. - عندما ينتهي عقد إيجار المستأجر ، إذا احتفظت بجزء من مبلغ التأمين ، يجب عليك تسجيله كدخل. إذا احتفظت ببعضها لدفع تكاليف الإصلاح ، فإن الأموال التي تنفقها على الإصلاح تعتبر نفقات ، والتي يمكنك خصمها من الضرائب الخاصة بك.
- نفقات السفر للأعمال - مثل الأميال المدفوعة لأنشطة التأجير.
- المرافق المدفوعة.
- الأجور المدفوعة للموظفين أو المقاولين المستقلين.
كيف يجب أن تتبع سجلات بلدي؟
يجب عليك الاحتفاظ بنسخة رقمية (كمبيوتر) ونسخة مطبوعة (ورق) من جميع سجلاتك.
1. نسخة رقمية
ستحتاج إلى استخدام جدول بيانات أو برنامج مثل Quicken Rental Property Manager لتتبع دخلك ونفقاتك.
يجب عليك القيام بذلك بمجرد دخول الدخل أو حدوث المصاريف. ستحتاج إلى تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات التفصيلية:
- تاريخ،
- زمن،
- من تم دفعه أو الذي دفع لك ،
- طبيعة الدخل أو النفقة
- كمية.
- يمكنك حتى تضمين كيفية دفعها أو تكبدها (نقدًا ، رقم شيك ، بطاقة ائتمان ، حوالة بريدية ، وما إلى ذلك).
يعتمد مستوى التفاصيل على البرنامج الذي تستخدمه أو تنشئه. بعض البرامج سترتبط مباشرة بحساباتك المصرفية وسوف تسجل دخلك ونفقاتك.
حتى إذا اخترت برنامجًا أقل تكلفة ، أو احتفظت بسجلاتك في جداول البيانات الشخصية ، فلا يزال يتعين عليك إعداد سجلات منفصلة لكل موقع ، لكل نوع من النفقات ، وللأنواع المستقلة من الدخل. الهدف هو تسجيل أكبر قدر ممكن من المعلومات في وقت المعاملة ، بحيث يمكنك بسهولة إنشاء تقارير مالية في المستقبل.
يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية منها على قرص مضغوط ، وعلى محرك أقراص ثابتة خارجي ، وفي سحابة وحتى بنسخة ورقية. يجب أن تتم طباعتها في نهاية كل شهر و / أو نهاية السنة.
2. نسخة مطبوعة
ستحتاج إلى التأكد من حصولك على نسخة ورقية من أهم مستنداتك. إذا كان ذلك ممكنا ، سوف تحتاج إلى تخزينها في نوع من نظام الادخار الحرائق أو صندوق ودائع آمن. إذا كنت غير قادر على العثور على واحدة كبيرة بما يكفي لجميع ملفاتك ، فستحتاج إلى الاحتفاظ بأهمها ، مثل عناوين الملكية في هذا المربع. قم بتصنيف كل شيء حسب السنة ثم قم بترتيب الملفات أبجديًا بحيث يسهل العثور عليها.