بالإضافة إلى التخطيط الضريبي ، فإن ديسمبر هو الوقت المناسب لإكمال مهام كشوف المرتبات في نهاية العام والإعداد لسنة كشف الرواتب الجديدة. فيما يلي بعض التذكيرات لمساعدتك على إغلاق كشوف المرتبات لهذا العام والاستعداد لضرائب الرواتب في العام المقبل
استمارة الموظف W-4 - شهادة استقطاع الموظف
يمكن للموظفين إكمال نماذج W-4 في أي وقت ، ونهاية السنة التقويمية هو الوقت المناسب لتذكيرهم بمراجعة W-4 للتأكد من دقة المعلومات والمبلغ الذي يريدون حجبه من ضرائب الدخل الفيدرالية دقيقة .
إذا كانت ولايتك تتطلب ضريبة دخل ، فيجب على الموظفين أيضًا التحقق من نموذج الضريبة على الدخل الخاص بدولتهم للتغيرات واحتساب المبالغ. مجرد تذكير بأن الموظفين يمكنهم تغيير نماذج W-4 الخاصة بهم كلما أرادوا ذلك على مدار العام ، ليس أكثر من مرة واحدة لأي شيك راتب ، بالطبع.
نموذج W-9 غير الموظف - طلب رقم هوية دافع الضرائب والشهادة
نموذج W-9 مشابه لشكل W-2 ، ولكنه مخصص لغير الموظفين. يتم استخدام نموذج W-9 للتحقق من عنوان الشخص ورقم التعريف الضريبي. رقم المعرّف الضريبي هو المعلومات الأكثر أهمية ، وذلك لأن مصلحة الضرائب تستخدم هذا لمطابقة 1099s المقدمة من قبل دافعي الضرائب مع 1099s التي قدمها أصحاب العمل.
اطلب نماذج W-2 ونماذج 1099-MISC
إذا قمت بإرسال نماذج W-2 الخاصة بك (ملخص الضرائب في نهاية العام للموظفين) و 1099-MISC (ملخص ضريبة نهاية العام للمقاولين المستقلين) ، فقد حان الوقت لطلب النماذج لهذه السنة الضريبية.
إذا كان لديك خدمة كشوف المرتبات ، فتحقق للتأكد من أن لديهم ما يحتاجونه لإعداد هذه الاستمارات في يناير. تذكر ، يجب تقديم نماذج W-2 ونماذج MISC 1099 للأفراد قبل نهاية يناير.
يمكنك الحصول على نماذج W-2 من متاجر توريد المكاتب ، أو من مصلحة الضرائب الأمريكية. لا يمكنك استخدام نموذج W-2 الذي تقوم بتنزيله من الإنترنت ، لأن الحبر الأحمر الموجود في النسخ A خاص ولا يمكن نسخه.
يجب عليك استخدام النموذج الرسمي.
اقرأ المزيد عن W-2s و 1099
تحقق من أسماء الموظفين وأرقام الضمان الاجتماعي (SSN)
قبل إعداد نماذج W-2 ، تحقق من إدارة الضمان الاجتماعي للتأكد من تطابق أسماء الموظفين وأرقام التأمين الاجتماعي ودقتها. راجع قسم خدمات الأعمال عبر الإنترنت في SSA لمزيد من المعلومات.
تحقق من معلومات غير الموظفين قبل إرسال نماذج 1099-MISC.
قبل إرسال موظف غير موظف ، مثل المتعاقد أو النشاط التجاري الذي دفعته ، يجب عليك التحقق من رقم المعرّف الضريبي لذلك الشخص. كما أشرنا أعلاه ، ستحتاج إلى إرسال نموذج W-9 للحصول على رقم المعرّف والرقم الضريبي.
مهام ضريبة الراتب الأخرى نهاية العام
- تأكد من تسجيل أجور الموظفين في السنة الصحيحة. إن استخدام مفهوم المحاسبة للإيصال البنائي كتاريخ يكون فيه الشخص غير مقيّد بالوصول إلى الأموال هو ما يهم. لذا ، ضع الأجور في السنة الصحيحة باستخدام تاريخ راتبك. إذا كنت تدفع أجور الموظفين للأسبوع الأخير من شهر ديسمبر ، ولكن تاريخ صك الراتب في يناير ، يتم احتساب هذا الدخل في شهر يناير. الاستثناء هو إذا كنت تدفع لسبب ما أجور في كانون الأول / ديسمبر ، للموظفين الذين يتقاضون راتباً ، مقابل أجورهم المستحقة لشهر كانون الثاني / يناير. اقرأ المزيد عن مواعيد صرف رواتب الموظفين في نهاية العام ، بالإضافة إلى قضايا أخرى تتعلق بدخل ونفقات نهاية العام.
- حدد كيف ستتعامل مع شيكات راتب الموظف التي لم يتم صرفها لفترة طويلة. يجب عليك بذل جهد مخلص للعثور على الموظف (استخدم رسائل معتمدة حتى تتمكن من إظهار أن الرسالة غير قابلة للتسليم). إذا لم تتمكن من العثور على الموظف ، فيجب عليك بموجب قانون الولاية تسليم شيكات الرواتب التي لم يتم صرفها إلى إدارة الإيرادات الحكومية. سيستمرون في العمل للعثور على الفرد. سوف تحتاج أيضا إلى حساب المسؤولية عن كشوف المرتبات لصرف الرواتب غير المصروفة في النظام المحاسبي الخاص بك. تعتمد الطريقة التي يتم التعامل بها على احتمالية أن يقوم الموظف بتحويل الشيك.
- تحديد المبالغ الخاضعة للضريبة للموظف W-2 لبعض الفوائد ، بما في ذلك النسب المئوية للاستخدام الشخصي لمركبات الشركة والهواتف المحمولة من قبل المالكين والموظفين والنفقات التعليمية المدفوعة من قبل صاحب العمل والتي قد تكون خاضعة للضريبة. تحقق مع مستشارك الضريبي بشأن متطلبات التقارير لهذه المزايا.