ركلة التقرير السنوي الخوف
على الرغم من أن المنظمات غير الربحية تقدم تقاريرها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في تسعينيات القرن التاسع عشر ، فإنها تعلم أيضًا أنه ينبغي لها إصدار منشور يعرض إنجازاتها لمؤيديها وعامة الجمهور.
يمكن أن يساعدك التقرير السنوي في إظهار إنجازاتك للمانحين الحاليين والمستقبليين ، وإقامة شراكات جديدة ، وإعطاء التقدير لأشخاص مهمين.
ومع ذلك ، غالبًا ما تصارع المؤسسات غير الربحية بما يجب تضمينه في تقرير سنوي وما ينبغي استبعاده.
كما تغيرت التقارير السنوية بشكل ملحوظ مع مرور الوقت.
وبمجرد كتابة كتيبات ثقيلة مكتوبة بلغة لا يفهمها سوى المطلعين على بواطن الأمور ، فإن التقارير السنوية تتحدث الآن مع مجموعة أوسع من الناس وتستخدم سهلة الفهم للنص بالإضافة إلى الكثير من الصور والرسوم البيانية.
تأتي التقارير السنوية بجميع الأشكال والأحجام والعروض التقديمية. يتم نشر الكثير على مواقع الويب بدلاً من طباعتها وإرسالها بالبريد. قد يكون التقرير السنوي عبارة عن فيديو أو بطاقة بريدية أو عرض شرائح. تصبح العديد من التقارير السنوية حالة غير ربحية للحصول على الدعم ، لتأطير حملة لجمع التبرعات.
قد لا يتم تسمية التقارير السنوية بذلك. قد تكون "تقريرًا لمجتمعنا" أو "دعوة للعمل". وغالبًا ما تستخدم الموضوعات لتنظيم المعلومات ، مثل "يوم في حياة" أو "تحول".
قد يكون المفتاح لتقرير سنوي ناجح اليوم هو استخدام خيالك ، واكتشاف العديد من الأمثلة من الجمعيات الخيرية المشابهة لك ، وتحديد ما يستمتع به جمهورك.
سيحب الجمهور الأصغر سناً شيئًا رقميًا في حين قد يفضل تجمع كبار السن من المانحين نهجًا أكثر تقليدية.
ستساعدك النصائح العشرة التالية على إعداد تقرير سنوي غير ربحي ممتاز ، سواء كنت تلتزم بالمحاولة والصحيح أو دفع حدود جميع الوسائط المتاحة لك.
التركيز على الإنجازات ، وليس الأنشطة.
يرغب المانحون في معرفة ما فعلته ، لكن الأهم من ذلك أنهم يريدون أن يعرفوا لماذا فعلت ذلك.
ماذا كانت النتائج ؟ لماذا قضيت وقتك وأموالك كما فعلت؟ ما الفرق الذي يصنعه؟
قم بتوصيل الأنشطة اليومية لمؤسستك إلى بيان مهمتك . لا تفترض أن القراء سيفهمون تلقائيًا كيف تساعد أنشطتك في تحقيق مهمتك. قم بتوصيل النقاط لهم.
توقف عن الحديث عن الأشياء الداخلية.
قد يكون الحصول على اتصال إنترنت عالي السرعة في المكتب وبرنامج محاسبة جديد إنجازات كبيرة من المكان الذي تجلس فيه على مكتبك ، ولكن لا علاقة لها بمهمتك.
إلهام الجهات المانحة بالإنجازات ذات الصلة بمهمتك في تقريرك السنوي وترك جميع العناصر الإدارية لتقريرك إلى مجلسك.
لا تباهي في إنجازاتك في جمع التبرعات.
يتوقع منك المانحون جمع الأموال ، لكن لا يجب الاحتفاء بإنجازات جمع الأموال في تقريركم السنوي على نفس مستوى النتائج ذات الصلة بالبعثات.
يفضّل القراء أن يعرفوا ما فعلتموه بالمال من الطريقة التي أثرتم بها. في حين أنه من المناسب تضمين معلومات حول مدى جودة جهودك لجمع التبرعات ، فمن الأفضل وضع هذه المعلومات في القسم المالي من تقريرك ، بدلاً من الأمام والوسط.
تضمين الصور في التقرير السنوي.
نعم ، الصور تساوي ألف كلمة.
العديد من الأشخاص الذين يقرأون تقريرك السنوي لن يقرأوه. لذا ، أظهر لهم ما كنت تفعله باستخدام الصور الليبرالية. يجب أن تعرض هذه الصور الأشخاص أو الحيوانات التي تساعدهم ، وليس أعضاء مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي أو الجهات المانحة الرئيسية. الجهات المانحة اليوم نتوقع قصة منك ، ويمكن قول هذه القصة بشكل أفضل مع صور رائعة.
استثمر في كاميرا رقمية جيدة ، أو انفق بعض المال على مصور محترف. كما أنه من الجيد استخدام التصوير الفوتوغرافي للأوراق المالية إذا كنت تستخدم ميزانية محدودة ، طالما أنك تختار تلك الصور بعناية. اكتب "صور المخزون المجاني" في محرك البحث المفضل لديك ، وسوف تجد العديد من المواقع. يجب أن تعرض صورك الوجوه أكثر من الأشياء.
اكتب تعليقًا يحكي قصتك.
الآن بعد أن حصلت على نظرة على الصور ، أخبر قصة بتعليقاتك.
لا تذكر ما يوجد في الصورة فقط. قم بتوصيل الصورة بإنجاز.
إذا لم يقرأ الناس شيئًا سوى التسميات التوضيحية في التقرير السنوي ، فيجب أن يكون لديهم فكرة عن العمل الجيد الذي قمتم به في العام الماضي.
تضمين ملفات تعريف شخصية.
يحب المتبرعون قصص حقيقية عن أناس حقيقيين. ستضع الملخصات العامة لعملك المانحين للنوم.
اشرح ما أنجزته بشكل عام ، ثم أضِف إحصاءاتك مع بعض الملامح الشخصية. تسليط الضوء على كيفية مساعدة عملك لفرد معين . شارك قصة متطوع حول كيفية إحداث فرق إيجابي.
اشرح بياناتك المالية.
لن يعرف العديد من المتبرعين بك كيفية قراءة بيان مالي أو لن يأخذ الوقت الكافي لقراءته. قم بتضمين فقرة أو اثنتين تشرح بالإنجليزية البسيطة ما تقوله الجداول. حاول وضع بعض هذه المعلومات في مخطط المعلومات. إن فعل تصميم نظام رسم بياني يقوم بتيسير وتبسيط بعض الأمور الأخرى. نص حول الأرقام يجعل عيون الناس تزجيج. يجذب انتباه المعلومات اهتمامهم ، ومن المرجح أن يتم تذكر هذه الأرقام.
ما الأرقام التي يجب تضمينها؟ ماذا عن مصدر أموالك وكيف تنفقها؟ كم شخص وصلت؟ ما هي استراتيجياتك الأساسية لجمع التبرعات؟ هل أنشأت أي تكتيكات لتوفير التكاليف هذا العام؟
إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر للصور والرسوم البيانية ، فقم بتقليص قوائم المتبرعين في التقرير السنوي.
تحتاج المنظمات غير الربحية إلى تحقيق توازن بين استخدام المساحة في تقريرها السنوي لمناقشة إنجازاتها واستخدامها للاعتراف بالجهات المانحة.
إذا كان قدر نصف تقاريرك السنوية هو قوائم المانحين ، فيجب التفكير في توسيع نطاق القوائم مرة أخرى لتوفير مساحة أكبر للنص والصور. يمكن التعرف على الجهات المانحة الأصغر بطرق أخرى مثل القوائم في النشرات الإخبارية. فكّر أيضًا في تكريم الجهات المانحة بطرق أخرى ، مثل الاتصال بها على الشبكات الاجتماعية أو نشر صور لها بعد الحدث.
ثلاثية تحقق قوائم المانحين الخاص بك.
ليس هناك طريقة أفضل لتخريب تبرع في المستقبل من تهجئة اسم المتبرع بشكل خاطئ في تقريرك السنوي. إذا كنت غير متأكد من اسم ، لا تخمين. التحقق من ذلك مع الجهة المانحة.
أيضا ، تحقق بعناية من أسماء الوكالات الحكومية والمؤسسات التي قدمت لك المنح . غالبًا ما تكون الأسماء التي يطلق عليها الأشخاص هذه المؤسسات في المحادثة هي الاسم المختصر للأسماء القانونية الكاملة التي تنتمي إلى تقريرك السنوي.
أخبر المتبرعين كيف يمكنهم المساعدة.
لا تترك مؤيدًا محتملاً معلقاً ، تساءلت كيف يمكنهم مساعدتك. بمجرد إلهام القراء بالأعمال الجيدة في التقرير السنوي ، اختتم بإخبارهم كيف يمكنهم مساعدتك في القيام بالمزيد.
كيف يمكنهم دعمك بأموالهم أو وقتهم؟ اطلب منهم التطوع . ذكرهم بخيارات العطاء المخطط لها . أخبرهم عن هدايا الأسهم. توجيههم إلى طرق استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بهم للتبرع. كن واضحا حول أفضل الطرق للمساعدة.