تنفيذ منظمة مشتريات عالمية المستوى

  • 01 - شراء التنفيذي

    قبل تنفيذ أي ممارسات للشراء أفضل ، يجب أن يكون هناك دعم كبار المسؤولين التنفيذيين في الشركة. بدون شراء كبار المسؤولين التنفيذيين ، بما في ذلك المدير التنفيذي والمدير المالي ، فإن أي محاولة لتطوير استراتيجية شراء عالمية ستخنقها الإدارة الوسطى . يجب أن تكون التغييرات التي يجب إجراؤها في أي شركة مدعومة من قبل كبار التنفيذيين من أجل تحقيق النتائج.
  • 02 - ترشيد البيانات الموجودة

    سيكون لدى أي شركة تم شراء البيانات عبر فترة زمنية قاعدة بيانات من البائعين التي تحتوي على البيانات الحالية ، مكررة ، قديمة وغير صحيحة. إذا كان لشركتك عدة إدارات مشتريات منفصلة جغرافيًا ، فسيتم مضاعفة مستوى عدم الدقة. ولكي يتم تنفيذ استراتيجية شراء عالمية المستوى ، يجب تحديث البيانات من كل قسم شراء لتعكس بيانات البائع الحالية وترشيدها لإزالة البيانات المكررة وغير الصحيحة وغير الضرورية. الاستفادة من وجود بيانات دقيقة لشركتك هي أنها تسمح باتخاذ القرارات بدقة. يسمح لقسم المشتريات الخاص بك بتحليل الإنفاق على البائعين الذين يستخدمون في أكثر من منطقة شراء واحدة. بعد فهم أكبر للمكان الذي يتم إنفاقه في جميع أنحاء المؤسسة ، سيكون لدى الشركة نفوذ أكبر مع البائعين.

  • 03 - الاستفادة من برامج حوافز البائعين

    لقد كان من المعتاد للشركات أن تدفع للبائعين في أقرب وقت ممكن. إذا كان لدى البائع عقد لمدة 45 يومًا ، فلن يتسلم دفعاته قبل ذلك اليوم الخامس والأربعين. لتشجيع الشركات على سداد فواتيرها قبل تاريخ العقد المتفق عليه ، عرض البائعون حسومات وخصومات وحوافز أخرى. لكن البائعين وجدوا أنه على الرغم من الحوافز ، لا تزال الشركات لا تدفع في وقت مبكر. إحدى النظريات هي أن الشركات تدخل شروط الدفع في نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بها ونسيانها. يتم قطع الشيكات بناء على تلك البيانات ولا يتم تحقيق حوافز البائع. يجب أن تحتضن إستراتيجية الشراء على مستوى عالمي هذه التخفيضات ويجب على الشركات التأكد من أنها تأخذ كل حافز ممكن. في هذه الأوقات الاقتصادية الصعبة ، لا تستطيع الشركات التخلي عن تخفيضات كبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، ينبغي أن تشمل المفاوضات مع الموردين الحصول على تخفيضات أكبر في الدفع عند استلام البضائع أو حتى الدفع المسبق.

  • 04 - تنفيذ تقييم البائع

    يجب أن تشتمل إستراتيجية الشراء الجيدة على طريقة يتم من خلالها قياس البائعين. يجب أن تتضمن عملية التقييم ليس فقط أداء التسليم ولكن أيضا تتبع مقاييس أقل وضوحا مثل تحت أو فوق التسليم ، وجودة العناصر المقدمة وأداء خدمة العملاء البائع. قد لا تكون هذه المقاييس دائمًا قيمة قابلة للقياس ، ولكن أحيانًا يكون المقياس ذاتيًا. إذا تم تنفيذ إرشادات السياسة للتقييم الشخصي ، فيمكن عندئذٍ قياس جميع البائعين بشكل متساوٍ. لا تنس أن تدع البائعين يعرفون أنهم يتم تقييمهم. إذا كانوا يعرفون أن عملائهم يشاهدونهم ، فربما يرفعون من لعبتهم.

  • 05 - توظيف متخصصي المشتريات

    لذا فإن العديد من الشركات تعتقد أن المهارات الكتابية الأساسية هي الشرط المسبق الوحيد للحصول على منصب في قسم المشتريات. هذا الرأي ساذج بشكل لا يصدق مع اعتبار أن هؤلاء الكتبة مسؤولون عن إنفاق مبالغ هائلة من موارد الشركة. يعتبر محترف الشراء هو المفتاح لتنفيذ منظمة مشتريات عالمية المستوى. وتشمل المهارات المطلوبة لمنظمات الشراء من الطراز العالمي معرفة الأعمال التي يشترونها ، والمهارات التحليلية ، ومهارات التفاوض ، والمهارات الشخصية. من خلال حرمان إدارة المشتريات الخاصة بك من موظفين متمرسين في هذه المهارات ، يمكن لشركتك أن تجد نفسها مقيدة بعقود سوف يقوم بها البائعون الخاطئون ، للمواد الخاطئة ، وبسعر خاطئ. تشمل منظمات الشراء المعرفة بالأعمال التي يشترونها ، والمهارات التحليلية ، ومهارات التفاوض ، والمهارات الشخصية. من خلال حرمان إدارة المشتريات الخاصة بك من موظفين متمرسين في هذه المهارات ، يمكن لشركتك أن تجد نفسها مقيدة بعقود سوف يقوم بها البائعون الخاطئون ، للمواد الخاطئة ، وبسعر خاطئ.

  • 06 - تقليل عدد البائعين

    الشركات لديها المئات من البائعين ، وبعضها لديها الآلاف ، والعديد من الآلاف ، وحتى عشرات الآلاف. نظرًا لوجود الآلاف من الموردين في نظامك ، فإنه لا يتطلب قدرًا كبيرًا من الصيانة فحسب ، بل قد يكون مكلفًا للغاية أيضًا. إذا طلب قسم المشتريات عناصر من عشرين بائعًا مختلفًا كل يوم ، فيمكن أن يعني ذلك 20 طلب شراء يجب إرسالها وعشرين تكلفة شحن يجب دفعها وعشرين إيصال بضائع يجب معالجتها عند وصول البضاعة. بالإضافة إلى التكاليف الإضافية ، هناك على الأرجح مدخرات لم تتحقق. كم من هؤلاء العشرين بائعًا يبيعون نفس المنتجات أو منتجات مماثلة. إذا تم تخفيض العشرون بائعًا إلى خمسة ، فسيتم تقليل تكاليف المعالجة ، وربما يتم التفاوض على تكلفة المادة أقل.

  • 07 - المشتريات المركزية

    إذا كان لدى شركتك عدد من المواقع الموزعة جغرافيًا ، فقد تعتقد أنه من المستحيل تنفيذ إستراتيجية شراء عالمية المستوى. من الحكمة أن تحتاج الشركات إلى التفكير في إنفاقها الكلي كوظيفة مركزية. بوجود شركة شراء مركزية ، يمكن للشركة مراجعة مجموع مشترياتها واختيار البائعين الذين يمكنهم توفير غالبية العناصر بأفضل التكاليف. لن يغطي هذا السيناريو جميع العناصر المستخدمة في جميع المواقع وسيتعين على منظمة المشتريات المركزية العمل مع المواقع لتحديد الموردين المحليين الذين يسهلون احتياجات الموقع البعيد.

  • 08 - الحصول على أكثر من البائعين

    يمكن أن يكون التفاوض على اتفاق مع أحد البائعين علاقة طويلة الأمد مع عدم رضا أي من الطرفين عن النتيجة. إن وجود علاقة ضعيفة مع البائع في بداية العقد ليس هو الطريقة التي تعمل بها منظمات الشراء ذات المستوى العالمي. البائعين هم جزء مهم من سلسلة التوريد الخاصة بك. المواد التي توفرها مطلوبة في تواريخ محددة بحيث يتم شحن طلبك إلى العميل في الموعد الموعود به. إن جعل البائع شريكًا وليس مجرد بائع آخر سيساعد على ضمان صحة الطلبات الخاصة بك وفي الوقت المناسب. يجب أن تركز المفاوضات مع البائعين على فوائد كونك بائعًا ؛ تبين لهم أنك إذا نجحت ، فستكون ناجحة. المفاوضات التي تركز على شروط العقوبة والغرامات على الجودة الرديئة ومواعيد التسليم الضائعة ستجعل البائع أقل استعداداً لتلبية متطلباتك.

  • 09 - تعظيم التكنولوجيا

    هناك بعض الشركات التي لا تزال تستخدم Rolodexes ، وطلبات شراء الورق وتستدعي طلبات الشراء إلى البائعين. لدى معظمهم نوعًا من برامج الشراء ، حتى لو كان جدول بيانات Excel ، الذي يتتبع الطلبات والإنفاق الكلي. مع إدخال برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، تستطيع الشركات دمج أقسام المشتريات الخاصة بها في سلسلة التوريد الخاصة بها للاستفادة من البيانات في الوقت الفعلي. ومع ذلك ، هذا هو المكان الذي تتوقف فيه العديد من الشركات. استراتيجيات شراء عالمية المستوى تذهب إلى أبعد من ذلك لجني الفوائد التي توفرها لهم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بهم. يمكن للشركات اعتماد تقنيات سير العمل في نظم تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بها لأتمتة الموافقات والمدفوعات ، وبالتالي تقليل الوقت الذي يتعين على موظفي المشتريات التدخل فيه. يمكن استخدام البيانات التي تنتجها الآلاف من معاملات الشراء في مستودعات البيانات للمساعدة في شراء المحترفين باستخدام المقاييس في تقييم البائعين والتفاوض على العقود.