هل نشاطك التجاري الصغير مشغول جدًا لإعداد سجل أداء المورد؟
إذا كنت أحد أصحاب الأعمال الصغيرة - أو كنت تعمل فقط في شركة صغيرة - وسلسلة التوريد هي واحدة من تلك الأشياء التي تحتاج إلى العناية بها ، ولكن ليس لديك الوقت للتفكير في ذلك ، تأخذ القلب.
تمثل بطاقات أداء الموردين طريقة رائعة للمحافظة على نبض أداء الموردين لديك. وهناك طرق سهلة وعملية لتنفيذ وصيانة بطاقات الأداء هذه - حتى تتمكن من الذهاب إلى ملايين الأشياء الأخرى التي يتعين عليك القيام بها اليوم .
البيانات
الشركات الكبيرة ، مع الجبال من الأموال التي يستخدمها التنفيذيون كجدران لتسلق الصخور ، تدفع ثمنا باهظا مقابل البيانات. ثم يتضاعفون ويدفعون المزيد من المال لجعل المحللين يقطعون ويحاولون فهم هذه البيانات. كيف يُتوقع منك جمع هذه البيانات وتحليلها وإدراكها - وتضمين ما قد يكون مفيدًا في بطاقات تقييم الموردين الخاصة بك؟
حسنًا ، الخبر السار هو أن لديك بالفعل إمكانية الوصول إلى جميع البيانات التي تحتاجها للحفاظ على تتبع أداء الموردين.
الطلبات التي تضعها على الموردين تعطيك تاريخ طلبك ، كمية الطلب ، والسعر المتوقع.
تمنحك وثائق الشحن الخاصة بمورديك ومستندات استلامك تاريخ الشحن الفعلي وتاريخ الاستلام بالإضافة إلى الكمية المستلمة.
ويمكن لفواتير المورّد تأكيد سعر الدفع الفعلي.
هذا هو كل ما تحتاج إليه للحصول على بطاقة سجل أداء الموردين.
ماذا للصف
ما الذي ترغب أنت والشركات الصغيرة في تحقيقه ، من وجهة نظر العميل؟ ربما تريد شحن عملائك ما طلبوه ، وعندما يريدون تسليمه - وإتمام ذلك بإنفاق أقل قدر ممكن من المال.
وهذا ما يجب أن تتوقعه من الموردين الذين يقومون به نيابة عنك. ينبغي أن يكونوا يشحنون لك ما تريد ، عندما تريده - وأن يشحنك بأقل قدر ممكن من المال لما طلبته.
في شروط سلسلة التوريد ، وهذا يترجم إلى التسليم في الوقت المحدد ، ودقة النظام وتكلفة مراقبة السلع.
إعداد بطاقة النقاط الخاصة بك
يعد استخدام جدول البيانات الطريقة الأسهل لإنجاز ذلك. بمجرد إعداد البيانات الأساسية ، يمكنك إعداد علامة تبويب بطاقة النقاط التي تقوم بتصدير البيانات في جدول البيانات إلى مكان واحد. تسمح لك علامة تبويب Scorecard بعرض معلوماتك المدمجة بسهولة.
تمثل بطاقات الأداء هذه أدوات تمكنك من تقييم أداء الموردين بسرعة. يتم استخدام بطاقات الأداء لجمع البيانات للمساعدة في دفع استراتيجية إدارة سلسلة التوريد وصنع القرار. تمامًا كما قد تحصل على A أو B أو C في بطاقة تقرير المدرسة - فهي تمنحك فكرة عالية المستوى عن مستوى أدائك. تساعد بطاقات تقييم الموردين أيضًا في تركيز نشاطك التجاري الصغير على المجالات التي قد يحتاج المورد إلى تحسينها.
سوف نعود إلى نقاط الإنكسار والبراغي الخاصة ببطاقتك خلال بضع دقائق ، ولكن أولاً - مراجعة لشروط سلسلة التوريد هذه.
التسليم في الوقت المحدد
يريد عملاؤك أن تقوم أعمالك الصغيرة بشحن طلباتهم في الوقت المحدد.
تريد شحن إلى عملائك في الوقت المحدد. لذلك من المنطقي أن يرغب موردوك في الشحن إلى عملك الصغير في الوقت المحدد.
فلماذا هناك الكثير من الشحنات المتأخرة في العالم؟
يمكن أن تؤدي مشكلات الإنتاج والجودة إلى تأخر التسليم. قد يتسبب طلب آخر مرة في الطلب في آخر لحظة ، وهو ما قد لا يسمح بالأوقات المناسبة في عملية التصنيع وسلسلة التوريد. لكن السبب الأكثر شيوعاً للتأخر في الولادة هو سوء التخطيط. والخبر السار هو أن هذا هو السائق الأسهل لإصلاحه.
الخطوة الأولى في إصلاحه هي تحديدها.
متى قدمت طلبك مع المورد الخاص بك؟ هل كان ذلك خلال المهلة الزمنية المخصصة؟ هل وصل الطلب إليك في موعده؟ إنه سؤال نعم أو لا ، ويحصل المورد على 100 في المائة أو صفر.
دقة الطلب
ماذا طلبت من المورد الخاص بك؟
هل هذا ما ظهر؟
كم من هذه العناصر التي طلبتها؟ هل هذا عدد من ظهرت؟ (غالبًا ما يكون هناك تحذير من هذا إذا كان العنصر غير قابل للعقد بسهولة وكل وحدة فردية منخفضة التكلفة نسبيًا. وفي هذه الحالات ، يميل الموردون إلى شحن كميات صغيرة من العلاوات بنسبة تتراوح بين 3 و 10٪ ويسمح العملاء ببعض الفسحة).
تكلفة مراقبة البضائع
كم تتوقع دفع المورد الخاص بك؟ هل هذا ما فواتير المورد الخاص بك لك؟
إذا كانت تكاليف الموردين الخاصة بك تزحف ، تحتاج الشركات الصغيرة الخاصة بك إلى معرفة ذلك في وقت أقرب من وقت لاحق. يمكن أن يساعد الحفاظ على تتبع منتظم لذلك من خلال بطاقة النتائج الموردة في تجنب كارثة أسعار السلع.
Scorecard Nuts-and-Bolts
باستخدام جدول البيانات الخاص بك (المذكور أعلاه) ، قم بإنشاء علامة تبويب لمورّدك ، دعنا نسميها المزود A. في بعض الحالات ، قد يكون من الأسهل إنشاء جداول بيانات منفصلة - واحدة لكل مورّد من مورديك.
إذا كان لديك نظام ERP ( وإذا كنت لا تعرف إذا كان لديك نظام ERP ، فأنت لا تفعل) أو نظام آخر يتتبع الطلبات التي تضعها مع الموردين (مثل Quickbooks ، على سبيل المثال) ، يجب أن تكون قادرًا على تصدير البيانات التي تحتاجها. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تحتاج إلى إدخاله يدويًا - ولكن بمجرد إعداده ، يمكن أن يحدث ذلك بسرعة.
يجب أن تكون الأعمدة الخاصة بك مثل: رقم الطلب ، اسم المورد ، تاريخ الطلب ، تاريخ الشحن المطلوب ، اسم المنتج (أو رقم القطعة) ، سعر الوحدة ، كمية الطلب. يمكنك الحصول على كل هذه المعلومات من ترتيب إنشاء أعمالك الصغيرة.
الاستمرار في الأعمدة مع المعلومات من الشحنة الفعلية للمورد الخاص بك: تاريخ السفينة الفعلي وتاريخ الاستلام والكمية المستلمة.
عندما يقوم موردك بدعوتك ، يمكنك إضافة عمود لسعر الفواتير.
مع هذه البيانات ، لديك ما تحتاجه للرجوع إلى تواريخ شحنك المطلوبة مع تواريخ الشحن الفعلية لمورّدك. يذهب البعض إلى الكمية المطلوبة مقابل الكمية المستلمة وسعر الأمر مقابل سعر الفاتورة.
أضف ثلاثة أعمدة أخرى إلى أقصى اليمين مع رؤوس الأعمدة التالية:
- في الوقت المحدد؟
- 100 في المئة دقة الطلب؟
- السعر المناسب؟
قارن الآن ما تضعه على الطلبات التي تلقيتها من مورديك. وقم بتعبئة الخلايا بـ Y أو N. ويمنحك إجمالي Y الخاص بك على إجمالي الطلبات النسب المئوية الخاصة بك. يمكنك التقاط تلك النسب المئوية في علامة تبويب Scorecard الأولى التي تحدثنا عنها أعلاه.
بمجرد تعيين القالب ، يمكن ملء علامة تبويب Scorecard تلقائيًا. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إعداد ذلك ، فهناك عدد من البرامج التعليمية التي يمكن أن تتعرف عليك. أو اطلب من ابنك المراهق.
يجب أن تكون بطاقة النقاط الخاصة بك كما يلي: اسم المورد ، النسبة المئوية للوقت = xx بالمائة ، دقة الطلب = xx بالمائة ، تكلفة دقة السلع = xx بالمائة. يمكن أن تخبرك هذه النظرة الرفيعة المستوى لأداء المورد الخاص بك ما إذا كنت بحاجة إلى إدارة هذا المورد عن كثب ، أو إذا كنت حرًا في القيام بتلك المليون أشياء الأخرى التي عليك القيام بها اليوم.