كيف تعمل وحدة المشتريات في SAP؟
تستخدم الشركات من أي حجم وظيفة سلسلة التوريد الخاصة بها لشراء المواد إما لتصنيع السلع التامة الصنع أو لتقديم الخدمات. قبل أن يتمكن قسم المشتريات من شراء المواد في SAP ، يجب تكوين البنية التحتية الفريدة للإدارة.
لتصميم هيكل يلبي احتياجات الأعمال على أفضل وجه ، تحتاج إلى فهم الهيكل التنظيمي لـ SAP والقرارات التي يحتاجها قسم المشتريات.
SAP شراء الهيكل التنظيمي
كل قسم مشتريات فريد من نوعه ، ولكن الهيكل التنظيمي المحدد في SAP سيسمح للشركة باعتماد أفضل الممارسات من أجل تعظيم فوائد النظام.
- منظمة المشتريات - هذا هو أعلى مستوى من البنية التحتية للشراء. تُعرّف منظمة الشراء بأنها مجموعة من نشاط الشراء المرتبط بكل أو جزء معين من المؤسسة.
إذا كان لدى الشركة عددًا كبيرًا من المواقع المستقلة جغرافيًا ، فقد يكون لكل منطقة تنظيم مشتريات خاص بها. ومع ذلك ، يجوز لشركة صغيرة ذات موقع واحد أو موقعين فقط استخدام مؤسسة شراء واحدة.
- مجموعة الشراء - يمكن تعريف مجموعة الشراء على أنها شخص أو مجموعة أشخاص يتعاملون مع منتجات معينة أو مجموعة من المنتجات التي يتم شراؤها من خلال منظمة الشراء.
في المؤسسات الكبيرة ، غالبًا ما تكون هناك مجموعات من محترفي الشراء في قسم المشتريات الذين يعملون مع موردين أو أنواع معينة من الموردين.
وثائق الشراء
هناك عدد من مستندات الشراء التي يتم استخدامها من خلال شراء الأقسام في SAP.
- طلب الشراء - إذا كان المنتج مطلوبًا من خلال عملية تخطيط الإنتاج ، فيمكن إنشاء طلب شراء. يمكن طلب المنتجات والخدمات التي لا تشكل جزءًا من عملية التخطيط يدويًا باستخدام طلب الشراء.
يمكن إنشاء طلب من قبل مستخدمين مخولين ويطلبون إما عناصر من كتالوج على الإنترنت أو عن طريق إدخال طلبات مباشرة في نظام SAP . إذا تم رفع طلب لعنصر لم يتم شراؤه من قبل ، يمكن إنشاء طلب عرض الأسعار وإرساله إلى الموردين الحاليين أو البائعين الجدد.
- طلب عرض أسعار - إذا كان المنتج لا يمكن شراؤه من المورد المتعاقد عليه أو السعر والجودة غير مقبولة ، يمكن لقسم المشتريات إرسال موردين جدد أو حاليين طلب عرض أسعار (RFQ).
يمكن للمورد مراجعة طلب عرض الأسعار وإعادة إرسال أفضل الأسعار والشروط للبنود.
- عرض الأسعار - عندما يقوم المورد بإعادة إرسال عروض الأسعار الخاصة به ، يمكن إدخالها في SAP ومن ثم يمكن لقسم المشتريات مراجعتها ومقارنتها.
قد يكون هناك بعض التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل عرض الأسعار ، حيث سيحاول قسم المشتريات الحصول على أوقات تسليم أكثر ملاءمة ، أو خصومات ، أو تكاليف شحن.
- أمر الشراء - هو مستند تجاري صادر عن قسم المشتريات إلى البائع ، والذي يحدد المنتج أو الخدمة المطلوبة والكميات والسعر المتفاوض عليه الذي وافق عليه المورد وقسم المشتريات.
من الممكن إعداد النظام بحيث يجب على البائع أن يقر بأنه تلقى أمر الشراء.
أيضا ، من الممكن أن تطلب من البائعين إرسال إشعار شحن متقدم ، بحيث يكون من الممكن معرفة متى يتم تسليم العناصر.
- العقود - بدلاً من طلب شراء واحد مع بائع ، من الممكن إنشاء جهة اتصال حيث يوافق المورد على إرسال كمية معينة من العناصر خلال فترة زمنية معينة.
أيضا ، يمكن للعقد أن يكون عقد قيمة حيث بدلا من الكمية ؛ الاتصال هو لكمية إجمالية من السلع المشتراة خلال فترة معينة.
- اتفاقية الجدولة - يعني هذا الاتفاق مع البائع أنه سيكون هناك عقد لتوريد العناصر في فترات مجدولة على مدى فترة من الزمن.
تم تصميم وظيفة SAP للمشتريات بحيث يمكن لمستخدميها مساعدة مؤسساتهم على تزويد عملائهم بالأوامر التي يريدها العملاء ، وعندما يريد هؤلاء العملاء تلك الطلبات - وتحقيق ذلك من خلال إنفاق أقل القليل على المخزون قدر الإمكان.
تم تحديث مقالة SAP هذه من قِبل Gary Marion ، خبير اللوجستيات وسلسلة التوريد.