لا تبدأ في وقت مبكر بما فيه الكفاية
التسويف هو عدوك. هذه واحدة من الأخطاء الأكثر شيوعًا لتخطيط الحدث التي تريد تجنبها.
قد يؤدي الفشل في بدء عملية تخطيط الحدث في وقت مبكر إلى حدوث مجموعة من المشكلات أسفل الخط. بمجرد تحديد تاريخ ولديك نطاق عام لحدثك والميزانية ، انتقل إلى العمل. حجز الفنادق وغيرها من الأماكن الطريق في وقت مبكر حتى آمن هذا ممكن في أقرب وقت ممكن. سيؤدي عدم القيام بذلك إلى الحد من اختياراتك في الملاعب وسوف يتم تركك ، مع الأسف ، مع أي مكان متاح. كما يتلقى المتحدثون الضيوف والترفيه الحي أيضًا الحجوزات قبل موعد الحدث الفعلي. بمجرد أن يكون تاريخ الحدث الخاص بك آمنا ، قم بإجراء البحث الخاص بك ، وعندما تقرر اختيار المؤدي ، احصل على عقد موقّع على الفور.
إن تنظيم نفسك بقائمة مراجعة لتخطيط الأحداث هي مهمة أخرى يجب معالجتها على الفور. من خلال رسم جميع الخطوات في عملية تخطيط الحدث ، وتحديد وقت الحاجة إلى إكمالها ، ووضع جدول زمني لكل منهما ، سيكون لديك دليل قيِّم لتبدأ وتبقيك على المسار الصحيح.
يعد البدء متأخراً واحداً من أكثر أخطاء تخطيط الأحداث شيوعاً.
عدم التحقق من الأحداث المنافسة
هل سبق لك أن حددت موعدًا لحدثك فقط - بمجرد بدء عملية التخطيط وتعيين تاريخ الحدث - هناك حدث منافس آخر في نفس اليوم؟ سيؤدي حدث واحد فقط إلى جذب الجمهور حتى لا تنتهز فرصك وتعبر أصابعك بحيث يختار المدعوون الحدث.
تجنب الوضع تماما.
قم باجتهادك وفحص أي نزاع حدث قبل فوات الأوان. انظر إلى الجداول الزمنية للتجمعات الصناعية (الكبيرة والصغيرة على حد سواء) ، والقرب من الأعياد ، والأحداث الرياضية الكبرى والتجمعات المحلية التي يمكن أن تعيث فسادا لأولئك الذين يقودون الحدث. وبمجرد الانتهاء من تحديد موعد لفعاليتك ، احصل على كلمة تخبر ضيوفك. توفر إشعارات "حفظ التاريخ" وقوائم "الأحداث القادمة" للمهتمين فرصة وضع علامة على حدثك في تقاويمهم.
لا يؤكد الباعة
عقد البائع الموقّع هو اتفاقية ملزمة قانونيًا ويمنحك شيئًا كتابيًا لتحمل البائع المسؤولية عن الخدمات التي يقدمها. ومع ذلك ، فإنه لا يفعل شيئا بالنسبة لك في وقت الحدث عندما تدرك أن البائع هو عدم الحضور. لن يقدم عقد هذا الحدث الطعام للضيوف الجياع أو توصيل الطاولات والكراسي إلى قاعة احتفالات فارغة. تأكيد مع كل بائع وليس مرة واحدة ، ولكن مرتين. نعم مرتين . تأكيد استلام العقد الموقع في الوقت الذي توافق فيه كلاهما على الشروط. أكد مرة أخرى قبل الحدث نفسه. هذه ليست المحادثة التي ستحصل عليها بشأن تفاصيل توصيل الطعام أو الديكور. هذه متابعة خاصة للتأكد من أن الحدث الخاص بك لا يزال في التقويم الخاص بهم.
يحجز بائعي الحدث العديد من الأحداث ، ومن السهل جدًا أن تضيع أوراقك في خلط ورق اللعب أو أن يفسدها شخص آخر في الشركة. لذا تأكد من أن ذلك لا يحدث عن طريق الدوران مرة أخرى لهم لتسجيل الوصول والتأكد من أن الحدث الخاص بك والتخصصات المتعلقة بالتاريخ والوقت والخدمات التي سيتم توفيرها هي في الواقع على جدول أعمالهم. والحفاظ على عقد هذا البائع متاحة بسهولة.
عدم وجود "خطة ب"
وجود خطة طوارئ أمر لا بد منه لأي حدث ولكن بشكل محدد لتلك الأحداث التي من المقرر أن تعقد في الهواء الطلق. الظروف الجوية لا يمكن التنبؤ بها وإذا كان الإعصار ، أو الرياح العاتية أو عاصفة رعد عاصفة تهدد بإلغاء الحدث الخاص بك ، لديك خطة احتياطية. تواريخ المطر ، وأماكن المناسبات البديلة ، وجداول الأنشطة المعدلة هي كل الخيارات إذا كان يجب نقل الحدث في الهواء الطلق - أو جزء منه - في الداخل.
بالإضافة إلى التحضير لحالات عدم اليقين المتعلقة بالطقس ، يمكن أيضًا معالجة ظروف غير عادية أخرى قبل الوقت. يمكن تقليل انقطاع التيار الكهربائي عن طريق وجود مولد في الموقع. يمكن نقل موقف السيارات الفائض إلى موقع آخر مرتب مسبقا. يمكن حل المشكلات المتعلقة بتوافر غرف الفنادق عن طريق الاحتفاظ ببعض الغرف الإضافية في محمية داخل مبنى الفندق . ضع في اعتبارك تفاصيل الحدث الخاص بك وافكر في تلك المناطق الأكثر عرضة للمشكلات الناشئة. من خلال التخطيط للأمام وتطوير سيناريوهات بديلة ، يمكنك تجنب أحد أكثر أخطاء تخطيط الحدث تكلفةً.
لا توظيف ما يكفي من المساعدة
عندما يتعلق الأمر بتوظيف الموظفين الحدث ، أكثر من ذلك أفضل. سوف يكلفك المزيد من المال ولكن قد حفظ الحدث الخاص بك. صورة هذا: نسخة احتياطية من السيارات في انتظار الدخول إلى موقف للسيارات بينما يحاول مراقبو مواقف السيارات بشكل محموم مواكبة. هناك خط من الضيوف المحبطين الذين ينتظرون طلب مشروب ، حيث يصارع أحد الخوادم لمواكبة الطلب. عمال تسجيل الأحداث غارقون في العدد الكبير من الضيوف الذين وصلوا للتو ، مما جعل المسافرين المتعبين ينتظرون وقتًا طويلاً لتسجيل الوصول. ستحصل على الفكرة. إن وجود موظفين إضافيين في الحدث للمساعدة في أوقات الازدحام ، وتوفير خدمة إضافية للمناطق المحتاجة ، وحل المشكلات التي تنشأ ، أو التواجد الترحيبي للضيوف الذين يصلون مع الأسئلة ، يمكن أن يرفع الحدث الخاص بك من حدث جيد إلى حدث رائع.
عند تعيين موظفي الحدث ، ابحث عن هؤلاء الموظفين الذين لديهم خبرة في العمل في نوع الحدث الذي تخطط له. توظيف فقط الموظفين المحترفين والموصى بهم بشدة. قم بتثقيفهم حول ما يتعلق بالحدث الخاص بك ، والضيوف الذين سيحضرون ، وتوقعاتك ، ومن هم على اتصال بهم إذا كان لديهم سؤال أو مشكلة. موظفو الحدث - على الرغم من أنهم يقدمون من قبل بائع خارجي - يمثلونك وأعمال تخطيط الحدث الخاصة بك. ستعيش مواجهة سلبية مع موظفي الحدث في ذاكرة كل من الضيف والعميل ويمكن أن تعكر حتى الأحداث الأكثر تخطيطًا.