الدليل الكامل لميزنة الحدث

إن الموازنة بين ميزانية الحدث هي أحد التحديات الرئيسية التي يواجهها المخططون ، ويمكن تتبع جذور معظم المشاكل المالية إلى مراحل المناقشة الأولية. من الأفضل دائمًا البدء في تصميم حدث حول مقدار الموارد المالية المتاحة وليس العكس. ستساعدك المعلومات الواردة أدناه في تقدير التكاليف وتحديد المجالات التي يمكنك قصها فيها.

مخطط تخطيط نفقات النفقات

يمكن أن تأتي النفقات من مجموعة واسعة من المصادر بمجرد تفكيرك في جميع المكونات المتضمنة في إنشاء وظيفة.

الأكثر وضوحاً هي نفقات استئجار المطاعم والمكان ، لكن القائمة تنمو فقط من هناك. الشيء هو ، حتى يمكن أن يكون مطلقا على فئة حساب واحد يكون لها تأثير كارثي إنفاق الشخص الواحد. انقر هنا للحصول على قائمة شاملة بنفقات الحدث.

أسئلة لطرح عملائك

كمخطط للأحداث ، يتمثل دورك في توفير مساعدة الخبراء في كل من التنسيق والإدارة المالية للحدث. ضع في اعتبارك أن عملائك يحلمون بالكمال ، وهذا يمكن بسهولة أن يحكم على حكمهم على ما هو ممكن من الناحية المالية. الوقت المناسب لسد الفجوة بين ميزانيتهم ​​وتوقعاتهم صحيح منذ البداية. في كثير من الأحيان يكون الأمر بسيطًا مثل طرح الأسئلة الصحيحة وصياغة الميزانية خلال اجتماعك الأول. انقر هنا للحصول على قائمة بالأسئلة التي يجب طرحها.

قم ببناء ميزانية حدث أساسية

بمجرد أن تكون لديك رؤية للحدث وتقديراً لمقدار المال الذي عليك العمل معه ، فقد حان الوقت لتنظيم الميزانية.

خطوة مهمة هنا هي إخبار عملائك بأن ميزانيات الأحداث هي "مسودات عمل" من المحتمل أن تتغير مع ظهور المزيد من التفاصيل. تذكر أن عددًا قليلاً جدًا من العملاء لديهم خبرة في التكاليف والرسوم المرتبطة بتقلبات الحضور ، لذا من الأفضل بناء في منطقة عازلة بنسبة 10 ٪ لتجنب نفاد الأموال.

انقر هنا لمزيد من النصائح حول بناء ميزانية أساسية.

رسوم مخطط الحدث

بالطبع ، تحتاج إلى دمج رسوم التخطيط الخاصة بك في الميزانية ، وهذا يمكن أن يكون موضوع حساس بالنسبة للبعض. يمتلك مخططو الأحداث العديد من الطرق لتحصيل رسوم مقابل خدماتهم ، تتراوح من الرسوم المباشرة إلى نسبة العمولات . في النهاية ، الأمر كله يتعلق بإيجاد وسيط يمكن أن يتفق عليه الجانبان. تأكد من أن هيكل الرسوم موثق في العقد ، وقم بتضمينه كمصروف في جميع مسودات الميزانية. انقر هنا لمراجعة هياكل الرسوم القياسية لمخططي الأحداث.

التشذيب تكاليف الحدث

نادرًا ما ستعمل على حدث له ميزانية غير محدودة. أكثر من المحتمل أنك ستصل إلى نقطة في عملية التخطيط حيث يجب اتخاذ قرارات حول خفض التكاليف. هذا هو المكان الذي يمكن لمخططي الأحداث ذوي الخبرة أن يلمع في مساعدة عملائهم. الهدف هو تحديد الخيارات التي لها أكبر انطباع على الضيوف. على سبيل المثال ، هل يجب أن تنفق أقل على القطع المركزية من أجل الحفاظ على حلوى الذواقة؟ في بعض الحالات ، يمكن للمخطط أن يذهب من خلال النفقات ويعيد التفاوض أو يقطع في المناطق التي لن يلاحظها الضيوف. انقر هنا لستة مناطق للاستهداف لتحقيق وفورات في التكاليف.

السيطرة على النفقات السمعية / البصرية

تؤثّر تجهيزات الإضاءة والصوت تأثيرًا كبيرًا على عرض الحدث ، ولكنها تميل أيضًا إلى التأثير بشكل كبير على الميزانية.

عندما تأخذ في الاعتبار نفقات A / V أخرى مثل أجهزة العرض ، والوصول إلى الإنترنت ، وخدمات الفيديو ، فإنه لا يستغرق وقتًا طويلاً حتى تصبح هذه الفئة واحدة من أكبر الأرقام في ميزانيتك. انقر هنا للتعرف على طرق لمنع الإنفاق المفرط على احتياجاتك من السماعات / الأصوات.

العثور على خيارات تسويقية منخفضة التكلفة عبر الإنترنت

التسويق هو حساب آخر يمكن أن ينمو بشكل كبير إذا لم تحصل على النتائج في الحال. ومن المؤكد أن المصيد هو أنه ما لم تسجِّل بشكل فعال ، فلن يكون هناك عدد كافٍ من الحاضرين لدعم تكاليف الحدث. هذا هو السبب في أنه من المنطقي استخدام أكبر عدد ممكن من الخيارات المجانية أو منخفضة التكلفة لنشر الكلمة الأولية حول مناسبة قادمة. لحسن الحظ ، يتوفر في الإنترنت الكثير من الطرق التي يمكنك التفكير فيها. انقر هنا للحصول على ستة أفكار منخفضة التكلفة.

التخطيط لحفل زفاف كبير على ميزانية صغيرة

تعد حفلات الزفاف مثالًا أساسيًا للأحداث التي يمكن فيها تحدي الموازنات من خلال النفقات.

وراء كل حفل زفاف عائلة من أناس حقيقيين لديهم التزامات مالية أخرى يجب مراعاتها قبل أن ينفقوا بسخاء في يومهم الكبير. يفهم معظم منسقي حفلات الزفاف هذا ، لكن أفضلهم يعرفون كيفية زيادة كل دولار من ميزانية الزفاف. على الرغم من أن مخططي أحداث الشركات يعملون في بيئة مختلفة عن مخططي حفلات الزفاف ، إلا أن هناك الكثير الذي يمكن تعلمه حول كيفية إدارة المهنيين لميزانياتهم. تحقق من هذه النصائح لتحويل ميزانية صغيرة إلى حفل زفاف كبير.