هيكل رسوم مخطط الحدث

سواء أكنت تبدأ نشاطًا لتخطيط الأحداث في المناسبات الاجتماعية أو الأحداث التجارية أو مزيجًا من الاثنين ، فيجب على أي شخص يفكر في نشاطه التجاري أن يهتم بالتأكيد بإنشاء سعر عادل للخدمات. من المهم معرفة كيفية فرض رسوم على الخدمات.

لسوء الحظ ، فإن الإجابة ليست بسيطة. هناك العديد من العوامل التي تدخل في تحديد سعر الفرد ، بما في ذلك نفقات التشغيل لتخطيط الحدث والرواتب والأرباح.

والحقيقة هي أن المعدلات تختلف حسب المكان الذي تدير فيه أعمالك ، وأنواع المشاريع التي تقوم بها ، وما الذي يرغب السوق في دفعه.

كما يعتمد على السوق المستهدف الخاص بك. أي أن العميل أو العميل المحتمل سيضع ميزانية مستهدفة في عين الاعتبار ، ويجب أن تكون خدماتك تنافسية في حدود تلك المعلمات.

طرق تنظيم مخطط الأحداث رسومها

ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في بدء عمل بدوام جزئي أو حتى عمل بدوام كامل ، فهناك ما يقرب من خمس طرق لتنظيم رسوم الحدث الخاص بك واقتبس الرسوم الخاصة بك إلى عملائك:

• رسوم المشروع المسطح
• نسبة المصروفات
• المعدل بالساعة
• النسبة المئوية للنفقات بالإضافة إلى المعدل بالساعة
• معدلات عمولة

للحصول على التوضيحات والأمثلة التالية ، لنفترض أنك ترغب في الحصول على متوسط ​​75 دولارًا في الساعة لخدماتك.

الرسوم بناء على سعر مشروع ثابت

يفضل العديد من العملاء معرفة مقدار تكلفة المشروع ، بما في ذلك جميع الرسوم. كمخطط أحداث ، لتقديم هذا ، يجب عليك تحديد رسوم ثابتة وتحديد الخدمات التي سيتم تغطيتها لهذا المبلغ.

وهذا يضع مسؤولية إدارة الميزانية مباشرة عليك ، والمخطط ، ويتطلب توقع مجموعة متنوعة من السيناريوهات التي قد تتغير فيها الظروف. في هذا السيناريو ، يجوز للعميل التعاقد مباشرة مع مخطط الحدث لتنسيق جميع الخدمات اللوجستية ، والمطاعم ، والمكان ، ونفقات السكن ، إلخ.

عادة ما يتم استخدام رسوم المشروع المسطحة في الأحداث المجمعة ، مثل تلك الموجودة في برامج التسويق الرياضي ، ويمكن حسابها على أساس كل شخص مع العديد من الشروط والمحاذير.

على سبيل المثال ، افترض أنك يتم تعيينك لتنظيم جولة سياحية في المدينة لمدة يوم واحد لـ 15 ضيفًا. يريدك عميلك أن تقتبس رسومًا ثابتة مقابل وسائل النقل ، ودليلًا خاصًا ، وغداءًا ، وأي رسوم دخول إلى جميع الأماكن ؛ ومع ذلك ، تطلب أيضًا منك توفير توزيع عالي المستوى لكل بند من بنود النفقات.

في هذا السيناريو ، يجب عليك التفاوض / حساب تكلفة جميع الخدمات ، بما في ذلك وقتك ، واقتباس إجمالي كلي للنفقات. وستكون مسؤولية / مخاطر منظم الحدث هي تحديد الإيداعات المطلوبة ، والدفع لجميع الخدمات ، وتحمل المسؤولية عن جميع اتفاقيات الخدمات.

الرسوم على أساس نسبة المصروفات

في المتوسط ​​، ينبغي أن يشعر معظم مخططي الأحداث المؤهلين بالراحة عند فرض رسوم تتراوح بين 15-20٪ من إجمالي تكلفة الحدث كجزء من رسومهم. اعتمادًا على مدى تعقيد البرنامج ومقدار الوقت المستغرق لتخطيط حدث وتنفيذه ، يكفي هذا في بعض الأحيان لتغطية التكلفة الكاملة لمصدر الخطة ومصدر الربح.

على سبيل المثال ، افترض أنك تم تعيينك لتنظيم عشاء خاص في مطعم حصري لـ 40 ضيفًا بمتوسط ​​175 دولارًا للشخص الواحد.

دعنا نقدر أنك ستأخذ ما مجموعه 15 ساعة للاجتماع مع عميلك ، والتخطيط ، والحضور ، واستكمال جميع متابعة هذا الحدث. إذا فرضت رسومًا بنسبة 18٪ من إجمالي النفقات ، فستكسب أكثر بقليل من سعر الساعة المستهدف البالغ 75 دولارًا في الساعة:

175 دولارًا أمريكيًا × 40 ضيفًا = 7000 دولار × 18٪ = 1260 دولارًا
15 ساعة × 75 دولارًا / الساعة = 1،125 دولارًا

إذا كان العميل متعاقدًا مع جميع الخدمات مباشرةً ، فسيكون إجمالي نفقات الحدث الفرعي إلى العميل إجماليًا 8،260 دولارًا.

الرسوم على أساس سعر بالساعة

يفضل بعض العملاء مخطط الحدث أن يقتبسوا سعرًا للساعة مقابل الخدمات وتقدير إجمالي عدد الساعات لإدارة وتنفيذ برنامج عميل محدد. قد يبدو الأمر مشابهاً لمعدل المشروع المسطح ، ولكنه يسمح بمزيد من المرونة من جانب الطرفين للتكيف مع التغييرات التي قد تكون ضرورية على طول الطريق.

سوف يقوم العديد من مخططي أحداث الأعمال بفاتورة كل ساعة مقابل الخدمات. فهو يسمح للعميل بمعرفة كم سيكلف استئجار خدماتك والسماح له بحساب ميزانية معقولة. في كثير من الأحيان ، والسبب في ذلك هو أن العميل يريد أن يكون أفضل للتعامل مع أي نفقات غير متوقعة.

تذكر دائمًا أن تحدد معلمات دقيقة حول التوقعات حتى يتفق الطرفان فيما يتعلق بالخدمات التي سيتم تقديمها. كمخطط أحداث ، يجب عليك تضمين مرجع إلى الفواتير لجميع نفقات العمل المعقولة التي قد يتم تكبدها.

قد يقوم بعض مخططي الحدث بترتيب نفقات التشغيل مثل الشحن ، وتأجير السيارات ، وغيرها من بنود المصروفات المتنوعة بنسبة تصل إلى 15-20٪ بينما لا يقوم آخرون بذلك ؛ إذا قمت بذلك ، يجب عليك الكشف عن هذه العلامات والحصول على اتفاق مع العميل الخاص بك مقدما.

عندما يتعلق الأمر بمعدلات تخطيط الأحداث كل ساعة ، من المهم أيضًا تحديد عدد مرات تسديد فاتورة وقتك.

على سبيل المثال ، لنفترض أن أحد العملاء يوظفك في أكتوبر لتنظيم ندوة مدتها يوم واحد في شهر مارس. يتم التعاقد على خدماتك من أجل المصدر والتفاوض من أجل المكان ، وخدمات تقديم الطعام ، و / A ، والمساهمة في إنشاء المحتوى لعدد محدود من بنود الاتصالات (على سبيل المثال ، الدعوات ، جدول الأعمال ، نماذج التقييم ، إلخ).

العميل الخاص بك هو أيضا توظيفك لتوفير إدارة في الموقع. إذا قمت بإنشاء اتفاق مقدمًا ، فستفرض عليك فاتورة مقابل خدمات محددة في أوقات مختلفة ، وستقدم الفواتير لجميع الخدمات التي تم تنفيذها حتى الآن أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا.

بموجب هذه الاتفاقية ، يجب عليك أنت وعميلك وضع بيان عمل تفصيلي يتضمن المسؤوليات المتوقعة لكلا الطرفين. بعد ذلك ، يمكنك تقدير إجمالي ميزانية لساعات عديدة بالإضافة إلى نفقات معقولة (كن واضحًا بشأن ما قد تتضمنه هذه التفاصيل).

الرسوم على أساس النسبة المئوية للمصروفات بالإضافة إلى الرسوم الثابتة / السعر بالساعة

أحيانًا يتم تعيينك لتنظيم حدث ، ولأي سبب ، يفضل العميل سعرًا على أساس نسبة مئوية من النفقات. ومع ذلك ، هذا ليس كافيًا لتغطية تكلفة إجمالي الوقت والخدمات. في هذه الحالات ، من المعقول تقديم الرسوم الخاصة بك بتكلفة مجمعة في فئتين مختلفتين.

على سبيل المثال ، يقوم أحد العملاء باستئجارك لتنظيم الأحداث المرتبطة بالمؤتمر. مهمتك هي تنظيم وجبتي عشاء خاصتين ونزهة للجولف ، كل واحدة مع 50 ضيفا. تبلغ التكلفة الإجمالية لهذه الأحداث المجمعة حوالي 20،000 دولار ، ولكنها تتطلب حوالي 60 ساعة من وقتك ، وقد يبرر تعقيد هذا المشروع هامش ربح أعلى. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، قد تأتي إلى الرسوم الثابتة النهائية + سعر الساعة مع الحسابات التالية:

النسبة المئوية للمصروفات المقدرة:
20.000 دولار x 18٪ = 3600 دولار

سعر الساعة تقدير:
60 ساعة × 75 دولارًا / الساعة = 4،500 دولار

العجز في الساعة: 900 دولار

إذا كنت تعاني من عجز ، كما فعلنا في المثال أعلاه ، فيمكنك اختيار اقتباس 15 ساعة لإدارة الخدمات اللوجستية للعديد من الموردين الخارجيين. قد يعكس عرض الأسعار الخاص بك ما يلي:

مصاريف الحدث الفرعي: $ 23،600
رسوم ثابتة : 1،125 دولار (على أساس 15 ساعة بسعر 75 دولارًا في الساعة)

في هذا السيناريو ، يجب أن تحدد بدقة تقدير ساعات العمل الخاصة بك بشكل مناسب (حساب لتغطية نفقات التشغيل غير القياسية مثل السفر الشخصي). وكما هو متوقع ، يسعد عدد قليل من العملاء أن يروا زيادة في النفقات في وقت لاحق ما لم يتم تقديم أسباب مبررة.

الرسوم على أساس أسعار قابلة للتداول

هناك طريقة أخرى يمكن لمخططي الأحداث من خلالها جمع رسوم مقابل الخدمات ، وذلك عن طريق تأمين مكان للفعاليات من خلال أماكن توفر سعرًا عملاً. هذه هي الرسوم التي تقدم عادة لوكلاء السفر لحجز التذاكر وغرف الفنادق وغيرها من وسائل النقل.

على سبيل المثال ، قد تقوم العديد من الفنادق بتمديد سعر عمولة يصل إلى 10٪ لغرف النزلاء والنفقات الأخرى.

على الرغم من أن بعض مخططي الأحداث سيحتضنون معدلات عمولة كمصدر للدخل لأنفسهم ، قد يتساءل العملاء الأكثر ذكاءً عن إحساس مخطط الولاء بالولاءات عندما تكون معدلات العمولة متضمنة. ولهذا السبب ، سيحدد العديد من المخططين المتمرسين أي اختيارات تخطيطية تتضمن سعرًا قابلًا للعمل أو يتفاوضون على تسعير غير مدروس لبرامجهم ويجتازون ذلك المصدر مباشرة إلى الحد الأدنى لعملائهم.

علاوة على ذلك ، قد يدرك بعض العملاء وجود معدلات عمولة ولا يتوقعون من مستشاريهم الخارجيين دفع الفواتير باستخدام أي من طرق الفوترة المحددة الأخرى التي حددناها ولا نزال ندفع سعرًا قابلًا للعمل. بشكل عام ، لا يعتبر العديد من مخططي الأحداث شكلاً جيدًا بشكل أساسي "لتراجع" إيراداتهم بهذه الطريقة.

إذا كنت توافق على الأسعار المعتمدة ، فمن الأفضل عدم فرض رسوم على عملائك مقابل خدماتك باستخدام طرق دفع بديلة.

هناك سيناريوهات عندما تكون المعدلات القابلة للتنفيذ معقولة للغاية ، مثل مؤسسة غير ربحية أصغر أو جمعية قد تقوم بتوظيف خدماتك لحدث أو اجتماع عضوية ويتم دفع الجزء الأكبر من الرسوم مباشرة من قبل الحضور بدلاً من المنظمة.

قد يكون هناك سيناريو آخر إذا كان العميل يشتري هدايا العميل منك ، ويمكنك أيضًا تقديم خدمات توزيع المواد الترويجية. في هذه الحالة ، ما عليك سوى التفاوض على العناصر الترويجية وعدم فرض رسوم على خدماتك على مدار الساعة ما لم يكن عميلك على دراية بجميع الرسوم مقدمًا.