من الصعب التخطيط لميزانية الحدث ما لم تكن لديك فكرة جيدة عن النفقات التي ستتحملها. يبدو هذا واضحا بما فيه الكفاية ، ولكن التكاليف المرتبطة بتخطيط الأحداث يمكن أن تأتي من عدد من الأماكن المختلفة. فقط عندما تعتقد أنك حددت جميع فئات النفقات الخاصة بك ، تنبثق أخرى لإرسالك إلى لوحة الرسم. لمنع حدوث ذلك ، قمت بتجميع هذه الخطوط العريضة لتكاليف تخطيط الأحداث لتتذكرها أثناء إنشاء ميزانيتك.
النفقات في الموقع
وشملت هنا هي التكاليف والرسوم التي يتم تحصيلها عادة من مكان الحدث . غالبًا ما يكون هذا هو الفئة الأغلى ، ولكنه أيضًا الأسهل للتنبؤ حيث ستحصل على تقدير رسمي للتكلفة لمراجعته مسبقًا. مع أن يقال ، لا تنسى أن تتعامل مع التكاليف المتغيرة التي تتغير مع أرقام الحضور الخاصة بك. يعد تقديم الطعام مثالًا جيدًا على ذلك حيث ستزداد تكاليف الطعام مع كل إضافة إلى قائمتك.
تكاليف المكان
- تأجير غرفة
- مبلغ التأمين
- تغطية التأمين
- موقف سيارات
الغذاء والتموين
- وجبات
- مشروبات
- رسوم النادل / خادم العمل
- الضرائب ورسوم الخدمة / البقشيش
السمعية / البصرية
- الميكروفونات
- الشاشات وأجهزة العرض
- خدمة الإنترنت
- معدات متخصصة أخرى
موردي الطرف الثالث
تمثل هذه الفئة جميع العناصر والخدمات المقدمة من قبل البائعين خارج مكان المضيف. سوف يقوم كل شخص بإصدار الفواتير لك بشكل مستقل ، لذلك من المهم الاحتفاظ بعلامات إغلاق قريبة لكل شخص تعمل معه.
سيساعدك استخدام جدول البيانات في تنظيم جهات اتصال الموردين بالإضافة إلى التكاليف المرتبطة بخدماتهم.
الإيجارات الحدث
- البياضات ، التفاف الجدول ، وأغطية كرسي
- الخيام ، التدريج ، والمواقع الترفيهية
- العناصر المادية غير مقدمة من المكان
- العمل والتسليم للإعداد / Teardown
بائعي الديكور
- اللكنة الإضاءة
- الزهور والاركنيات
- بالونات
وسائل الترفيه
- الموسيقيين أو DJ
- رسوم المتحدث
- راكبون العقد (الطعام ، السكن ، النقل)
مصاريف الانتاج
يشمل الإنتاج جميع الموظفين والموارد المطلوبة لتخطيط الحدث وتنفيذه. تبدأ هذه النفقات في اللحظة التي يحلم فيها الحدث ويستمر من خلال الأوراق بعد الحدث. باختصار ، تمثل هذه الفئة تكلفة تنظيم الحدث واجتذاب الحاضرين وإدارة العناصر الإدارية.
التسويق والتسجيل
- أعمال الطباعة والتصميم
- الإعلانات
- دعوات
- إدارة التسجيل
التخطيط والتنظيم
- رسوم مخطط الحدث
- موظفون بدوام جزئي وموظفون مؤقتون
- اللوازم المكتبية
- تكاليف الاتصالات
- مصاريف السفر
المصروفات الإدارية
- تعيينات الموظفين بأجر
- تكاليف المحاسبة
- الرسوم القانونية
- تكاليف الإستشاري
التكلفة الزائدة وحسابات الطوارئ
لا يوجد رقم سحري لما يجب تخصيصه للنفقات غير المخطط لها ، لكنك بالتأكيد تحتاج إلى توقع ما هو غير متوقع. يقترح بعض مخططي الأحداث ميزانية بنسبة 5 إلى 10 في المائة على النفقات المتوقعة ، في حين يختار آخرون عددًا مستديرًا للعمل معهم. بطبيعة الحال ، يجب أن تخصص الأحداث الأكبر حجمًا لأن الإشراف الذي يتم إرسال الفواتير إليه قد يصل إلى آلاف الدولارات.
الغرض من هذا المخطط هو جعلك تدرك مختلف أنواع نفقات تخطيط الأحداث التي يمكن أن تحدث. كل حدث فريد من نوعه ، لذلك قد تشتمل على أكثر أو أقل من العناصر المدرجة هنا. الشيء المهم هو معرفة أين ستأتي التكاليف الخاصة بك. يمكن أن يؤدي الإفراط في النفقات المرتبطة ببائع أو فئة معينة إلى إحداث فوضى في ميزانيتك ، ولكن سيناريو الحالة الأسوأ هو النسيان تمامًا حول النفقات حتى وصول الفاتورة.