هناك متغيرات يجب مراعاتها عند اختيارك. تشمل هذه الأهداف هدف الحدث الخاص بك ، والميزانية التي تعمل بها ، وسببك للتعاقد الخارجي ، والمرشحين المتوفرين لهذا المنصب ، ولحسن الحظ ، هناك بعض الشركات الممتازة التي يمكن أن تستخدمها الشركات لاختيار أفضل مخطط أو منتج للأحداث. المساعدة في إنشاء حدث الشركة.
استخدم الدليل التالي لمساعدتك في تحديد ما إذا كنت تحتاج إلى مخطط أحداث لحدث شركتك التالي ، وإذا قمت بذلك ، فكيف تختار أفضل مرشح لهذا المنصب.
تحديد هدف الحدث الخاص بك والحاجة لمخطط الحدث
يعتقد معظم الناس أن التعاقد مع منظم أحداث أو متعهد خارجي يبدأ بتحديد ميزانية الحدث ، لكن الحقيقة هي أنه من الأهمية بمكان البدء في تحديد سبب رغبتك في عقد حدث في المقام الأول. قبل الاتصال بمورد خارجي أو داخلي يساعدك في التخطيط لهذا الحدث ، فأنت تريد أن تكون في وضع يسمح لك بمشاركة الأهداف المهمة للحدث. أجب عن الأسئلة ذات الصلة حول من وماذا وأين ومتى ولماذا وكيف - سيكون هناك متسع من الوقت لإجراء التعديلات في وقت لاحق.
بمجرد تحديد أهدافك ، ستبدأ بعض الأفكار الواضحة في الظهور حول الموضوع والرسالة التي تريد نقلها في الحدث الخاص بك ، ولكن الأهم من ذلك أنك ستحتاج إلى تحديد الأنشطة والخدمات التي تحتاج إليها نيابة عنك.
ستحتاج إلى تحديد الميزانية التي لديك لمخطط ، وإذا كانت ستساعد في تحديد المكان ، وبناء القوائم وتقديم توصيات حول خيارات الطعام والمشروبات ، ومكبرات الصوت المصدر والترفيه ، تكون في الموقع لاحتياجات الإنتاج يوم واحد ، و / أو المساعدة في إنشاء وثائق الاتصال الهامة مثل الدعوات وقائمة المدعوين.
إذا كنت تخطط لحادثك لوحدك ولا تزال لديك أي من هذه الاحتياجات لم تتم تلبيتها ، فستحتاج إلى توظيف مخطط أحداث لإدارة هذه المهام والمسؤوليات.
استخدم المصادر المحلية للعثور على مخطط مناسب للمؤهلات
في كثير من الأحيان ، يعتقد الناس أن الكلام الشفوي هو أفضل طريقة لتعيين مخطط أحداث لحفلة الذكرى السنوية ، أو اجتماع عمل الفطور ، أو عطلة نهاية الأسبوع ، أو أي نوع آخر من الأحداث ، وبينما يساعد بالتأكيد ، قد لا يكون هذا هو النهج الأكثر فعالية.
إذا كنت تحاول العثور على أفضل مخطط أحداث لشأنك ، فمن الأفضل البحث عن شخص يتمتع بالخبرة ويحظى بسمعة قوية داخل مجتمع مخططي الأحداث. يوفر الحديث الشفوي فرصة لمبيعات سهلة لمخطط يسعى إلى إيجاد عملاء جدد ، لكن سمعة النظير فعالة للغاية.
بغض النظر عما إذا كان حدثًا اجتماعيًا أو اجتماعًا عامًا ، بشكل عام ، تظل قواعد توظيف مخطط الحدث أو متعهد تقديم الطعام كما هي: فأنت تريد توظيف شخص لديه خبرة في إنشاء نوع الحدث.
خذ بعين الاعتبار فصول مجموعات العضوية المهنية أو تحقق من الفصل الوطني أو المحلي لمحترفي الاجتماعات الدولية ، وجمعية المناسبات الخاصة الدولية ، والرابطة الوطنية لمدراء المطاعم.
من المهم أيضًا معرفة من الذي ينشر مقالات في مجالهم.
إذا كنت ترغب في معرفة من لديه سمعة جيدة في تقديم الخدمات أو الخبرات في سوق معينة ، تحقق من مكتب المؤتمرات والمكتبين المحليين حيث أن العديد من مخططي الأحداث هم أعضاء نشطون ، كما أنهم يحتفظون بعلاقات مع غرف التجارة المحلية ؛ هناك طريقة أخرى لخبراء المصدر تتمثل في الوصول إلى قسم مبيعات اتفاقية الفنادق - سيشاركون معك من يثقون به.
مقابلات ومناقشة احتياجات الحدث مع مقدمي الطلبات
سيحرص معظم منظمي الحدث على سماع الحدث الخاص بك ، ولكن تزويدهم بتفاصيل موجزة في البداية ، والتركيز أكثر على خبراتهم في الجولة الأولى من المقابلات ، وخلال هذه الفترة يجب عليك تقليل عدد المرشحين إلى ثلاثة أقوى المتقدمين.
يجب عليك عندئذٍ أن تطلب من كل منظم أحداث أو مؤسستهم مشاركة معلومات حول أعمالهم ، وتجربة الأحداث السابقة ، وكيف يخططون للطوارئ ، مع إيلاء اهتمام دقيق لطريقة استجابة مقدم الطلب وأي أسئلة متابعة قد تكون لديه. لشركتك أو حدثك أو أهدافه.
سيرشدك المخططون الجيدون خلال مناقشة للتعرف على الأهداف العامة لحدثك ، والجدول الزمني ، والميزانية ، وعدد الضيوف ، والتفضيلات الشخصية. سيطرح عليك المخططون الجيدون أسئلة حول مؤسستك ويتعرفون على أهدافك والحدث الخاص بك - ابحث عن هذه العلامات عند إجراء المقابلة للعثور على المرشحين الذين يتفوقون على الآخرين.
على الرغم من أنه ليس من الممكن دائمًا مقابلة شخص ما خلال الجولة الأولى من المقابلات ، خاصة إذا كان برنامجك خارج المدينة ، يمكن أن يكون هذا خطوة حاسمة في اختيار المخطط أو المنتج المناسب لحدثك وشركتك.
توفر الاجتماعات وجهاً لوجه رؤية تفوق خبرة أو خبرة المخطط في علاقته مع الفريق في شركتك والتي ستساعد في إنشاء هذا الحدث - ستحتاج إلى اختيار مرشح ليس لديه سجل حافل فقط إنتاج أحداث ذات جودة ، ولكن أيضًا شخصًا يتعاون مع فريقك.
تضييق الخيارات وخيار الاختيار
ليس من الجيد أن تذهب على غريزتك الأمعاء ، أو نصيحة أصدقائك أو حتى الزملاء وزملاء العمل ، أو الاجتماع الشخصي وحده - وهذا هو الحدث الخاص بك ، وسوف يرتبط اسمك وسمعتك به - سوف بحاجة إلى مراجعة مراجع مرشحيك أيضًا. تأكد من أن تسأل عن أسماء العملاء الذين عملهم المرشحون من قبل ، ولكن احرص أيضًا على البحث في تاريخ كل مخطط للعثور على الأحداث التي ربما لم يذكرها - ربما تكتشف أنه قد أخفق في بعض الأحداث مع عميل معين جعل سيرته الذاتية.
بمجرد التحقق من أن المرشح ينتقي جيداً مع شركتك ، يوضح الخبرة في هذا المجال ، ولديه فهم جيد للحدث الذي ترغب في إنتاجه معه ، فقد حان الوقت لتضييق اختيارك إلى واحد والاستماع إلى أفكاره حول هذا الحدث. استنادًا إلى أهدافك وأفكارك ، سيقدم لك مخطط مناسب للحدث خطة تساعد في تحقيق موضوعك - إذا كانت أمسية خاصة وعشاء لمجموعة حميمة من الأشخاص ، فيجب على المخطط أن يأتي إليك بأفكار تتضمن العديد من تفاصيل البرنامج الخاص بك.
في هذه المرحلة ، يجب أن يقدم لك مخطط الحدث أفكارًا ستجعلك تشعر بأنك قد أخذت ميزانيتك و ضاعفت قيمتها. يجب أن يكون واضحًا في طريقة عرض رؤيتهم للحدث الخاص بك.
مقارنة ميزانيتك بمخططي الأحداث
استنادًا إلى أهداف الحدث الخاص بك ، من الممكن إنشاء إحساس عام بمدى تكلفته للعناصر المختلفة للبرنامج الخاص بك ، والذي سيختلف بناءً على نوع الحدث الذي تستضيفه وما يتضمنه. كثير من الناس الذين ينظمون حدثًا للمرة الأولى يميلون إلى الوقوع في فخ الرغبة في التخطيط لحدث شمبانيا على ميزانية البيرة ، وهذا هو السبب في أن الكثير من الناس سيتجهون إلى مخطط الحدث للحصول على المساعدة.
سيأخذ المرشح المثالي الميزانية التي قدمتها وتحويلها إلى شيء سحري ، ولكن هذه الأفكار ستأتي بسعر ، ومن المهم بالنسبة لك أن تطلب من المخطط أن يكشف عن كل تكاليفه ومصادره المحتملة عن كيفية فرض هذه الرسوم. سيتم تغطيتها وإدراجها في الميزانية الإجمالية - تختلف رسوم مخطط الأحداث من مخطط إلى مخطط أو شركة حدث إلى شركة أحداث.
اعتمادًا على طبيعة الحدث الخاص بك ، سيُطلب منك توفير الودائع والأوراق والعقود لمخطط الحدث وأماكن الفعاليات والخدمات التي تقدمها. إنها طريقة مقبولة تمامًا للتعامل مع النشاط التجاري ، لكن أفضل نصيحة في هذه المرحلة هي طلب المشورة المهنية وعدم التوقيع على عقد لم يراجعه مستشارك القانوني - خاصة عند التعامل مع الأفراد الذين قد لا يكون لديهم نفس الموارد لشركة كبيرة.
البقاء مع مخطط الخاص بك وكن مستعدا لاطلاق النار وريفر
معظم القصص السيئة التي تحدث تتعلق بتخطيط الأحداث عادة ما تكون نتيجة عدم المتابعة. يتطلب تخطيط الأحداث التنسيق الفعال للخدمات اللوجستية وتأجيلها إلى طرف ثالث يمكن أن يأتي بنتائج عكسية إذا كان مخطط الحدث الذي استأجرته غير مسؤول بشكل كامل عن أهداف شركتك وأهدافها.
لهذا السبب ، يجب عليك كمدير توظيف أن تعمل بشكل وثيق مع المخطط أو المنتج للتأكد من أن كل عنصر من عناصر الإنتاج ينفد بدون أي عوائق - من التأكد من أن الأماكن والموردين جاهزين للحدث لضمان أن كل دفعة قد تمت لكل منهم. بائع قبل وبعد. لا يعني ذلك أن معظم منظمي الفعاليات لا يقدمون خدماتهم الموعودة ؛ يعني ببساطة يجب عليك التأكد من تأكيد الخدمات اللوجستية.
إذا سار كل شيء على النحو المخطط له ، فستكون لديك حدثًا ناجحًا وموردًا ممتازًا لتنظيم الأحداث في المستقبل ، ولكن إذا لم تكن عملية التخطيط تعمل بسلاسة للخدمات المتفق عليها كتابةً ، فمن المهم مراجعة ما إذا كان المشروع تناسب جيد مع المخطط.
في حين أنه من المعقول التحلي بالصبر والعمل من خلال الخدمات اللوجستية وأي سوء تفاهم محتمل على طول الطريق ، إذا لم تكن تتلقى الخدمات التي تريدها ، فيجب أن تكون مستعدًا لإجراء بعض المناقشات الجادة. إذا كان يجب عليك أن تكون جاهزًا لإطلاق مخطط سيئ وأن يكون لديك خيار احتياطي في جميع الأوقات.