تعلم أساسيات بناء ميزانية حدث

كمخطط للأحداث ، يبقى البقاء ضمن ميزانية عميلك أمرًا أساسيًا. وللقيام بذلك ، تحتاج إلى ميزانية حدث مفصلة تتفق عليها أنت وعميلك. سواء كنت جديدًا في التخطيط للأحداث أو محترفًا محنكًا ، سيساعدك الحفاظ على ميزانية الحدث في أن تكون منظمًا ومستعدًا لأي استعلام عميل - وتساعدك على تجنب تجاوز الميزانية. بالنسبة إلى حدث أساسي ، مثل ندوة أو حفلة عشاء ، يمكن أن يكون برنامج Excel أو برامج جداول البيانات الأخرى مفيدًا.

قائمة الفئات الأربع التالية على طول:

• بند
• النفقات المتوقعة
• النفقات الفعلية
• تفاصيل

ثم ، تصنيف وتتبع بنود النفقات.

إدارة ميزانية الحدث

1. تتبع تكاليف استئجار الموقع. أثناء تخطيطك للحدث نفسه وأثناء لقائك بمدير مبيعات مكانك ، قم بتتبع جميع رسوم التأجير المتوقعة للمناسبة ومساحة الوظائف ، والتدبير المنزلي ، ومناولة الأمتعة والمصروفات ذات الصلة.

2. تقدير تكاليف المطاعم. ويشمل ذلك جميع رسوم الأطعمة والمشروبات ، بما في ذلك النصائح والإكراميات - والتي يمكن أن تصل إلى 30 ٪.

3. رسوم النقل المستند. ويشمل ذلك المكوكات والحافلات ونقل الأحداث وأي نفقات ذات صلة.

4. إضافة نفقات الديكور. تتضمن معظم الأحداث نفقات للديكور ، مثل القطع المركزية ، والأزهار ، وتأجير الخيام ، إلخ. هذا هو المكان الذي تدرج فيه هذه التكاليف.

5. وثيقة وثائق الترفيه والمعدات. وتشمل النفقات العامة في هذه الفئة معدات الصوت والصورة ، ولكنها أيضًا مكان جيد لإدراج الأتعاب للمتحدثين أو إذا كنت توظف فنانين.

1. تلخيص رسوم الطباعة. في الواقع ، يتم الجمع بين العديد من رسوم العناصر الصغيرة لجعل بند خط نفقة أكبر. وتشمل هذه الدعوات ، وشارات الاسم ، وكتيبات البرنامج ، لافتات الحدث ، واللافتات.

2. البند الخط للهدايا. نصيحة واحدة مشتركة هي عدم السماح للضيف بالخروج خالي الوفاض. لذا ، مهما كانت الهدية أو الهدايا التي تقدمها ، عليك تتبع التكلفة الخاصة بها بشكل منفصل ؛ ستندهش من مدى تكلفة هذه العناصر.

1. تحديد نفقات الأنشطة. إذا كان حدثك يتضمن أنشطة مثل الغولف أو التنس أو السبا أو ركوب الرمث أو ركوب الدراجات أو أنشطة أخرى ، فستحتاج إلى ملاحظة تكلفة هذه الرسوم بشكل منفصل. فكر في تلخيص التكلفة الإجمالية في جدول البيانات وإرفاق تصنيف.

2. انشر مصاريف أخرى. إذا لم تندرج أية مصروفات في أي من الفئات المذكورة أعلاه ، فقم بسردها كعنصر نفقات متنوعة هنا.

3. امنح نفسك فئة صندوق طوارئ. اعتمادًا على حجم الحدث أو مدى تعقيده ، قد تحتاج إلى منح نفسك ما يصل إلى 20٪ من ميزانية الحدث هنا. على الرغم من أفضل التخطيط ، فإن الرسوم ستتجاوز الخطط المتوقعة بنفقات لا تفكر بها أبداً. سيؤدي ذلك إلى منعك من تجاوز الميزانية في كل مرة.

4. تلخيص النفقات المتوقعة. عند إنشاء برنامج الحدث الخاص بك ، سيكون لديك عرض جيد من إجمالي النفقات. هذه هي المعلومات التي ستشاركها مع عميل الحدث للتأكد من معرفته لميزانية الحدث حتى لا تكون هناك أية مفاجآت في وقت لاحق.

5. تلخيص النفقات الفعلية. يحدث هذا بعد انتهاء الحدث. المجموع الفرعي للفواتير في الفئات العشر المذكورة أعلاه وتوثيق الميزانية الفعلية. إذا كان مواتياً للغاية ، حدد التوفير في الميزانية الفعلية مقابل الميزانية المتوقعة ، مع توضيح القيمة التي جلبتها إلى الدور.