وبسبب كل هذا ، يحتاج مخططي الاجتماعات إلى فهم جيد لأرقام المطاعم لضمان جودة الطعام وتجنب رسوم الجزاء. وفيما يلي قائمة بالأرقام والمصطلحات البارزة التي يمكن التعرف عليها.
العدد التقديري
هذا هو عدد الضيوف الذين قمت في البداية ببناء توقعات الحدث حوله. لا يوجد التزام حقيقي بالعد التقديري لأنه أكثر من "رقم عمل" يستخدم لتقدير التكاليف واحتياجات التوظيف.
العدد المتوقع
يتم تقديم العد المتوقع قبل أسبوعين أو ثلاثة أسابيع من الحدث. وهو يمثل عددًا أكثر دقة من الضيوف المرتقبين ، ويتم ربطه تعاقديًا بالحصيلة النهائية. كل عملية تموين لديها سياساتها الخاصة للتعداد المتوقع ، ولكن بصفة عامة ، يجب ألا تحيد بأكثر من 15 ٪ من العدد النهائي.
العد النهائي / عدد مضمون
هذا هو عدد وجبات الضيوف التي ستدفعون مقابلها ، كما أنه يمثل عدد الأماكن التي سيضعها فريق التموين داخل الغرفة.
أي تغييرات يتم إجراؤها على هذا الرقم بعد تاريخ الاستحقاق يمكن أن تتسبب في فرض غرامات أو تأخير الرسوم. وبالتالي ، من المهم أن يضع المخطط موعدًا لتسجيل RSVP قبل حلول الموعد النهائي للضمان.
انخفاض النسبة
هناك زاويتين لإسقاط النسب المئوية. يتم احتساب الأول عن طريق تقديم الطعام لمعرفة عدد مرات العد النهائي الخاصة بك من العد المتوقع.
إذا كانت النسبة المئوية أكبر من اللازم (أكثر من 20٪) ، فيجوز إصدار رسم جزائي لتغطية النفقات المتعلقة بطلبات التوظيف وأوامر التوريد. يستخدم المخططون النسب المئوية المخفضة لتقدير عدد "عدم الظهور" المتوقع. معدل الانخفاض بنسبة 2٪ هو متوسط القيمة للأحداث المدفوعة أو التي تتم فيها التسعير. يمكن أن يرتفع هذا المعدل إلى ما يزيد عن 5٪ للأحداث المجانية. كما تتخيل ، من المرجح أن يظهر الحضور عندما يكون لديهم أموال مستثمرة في حدث ما.
بطاقات الوجبات
يقدم بعض المخططين أكثر من طبق واحد في الوجبات الرسمية ، وهذا يخلق متطلبات حسابية أخرى. لا تريد الفنادق ومراكز الولائم أن تكون عالقة في تخمين عدد الضيوف الذين سيختارون شرائح اللحم أو الدجاج ، لذلك الأمر متروك للمخططين للحصول على حسابات دقيقة لكل اختيار من خلال نظام الرد على المكالمات. في يوم الحدث ، يجب على كل ضيف الحصول على بطاقة وجبة ملونة يمكن وضعها على الطاولة ، بحيث تعرف الخوادم تلقائيًا أي طبق طلبته.
اشرب التذاكر
يمكن لمخططي المناسبات استخدام تذاكر المشروبات للتحكم في تكاليف تشغيل شريط مفتوح. يتم تحقيقه من خلال إعطاء كل ضيف واحد أو اثنين من تذاكر المشروبات عند التسجيل. يقبل النادل التذاكر في مقابل الحصول على مشروب ، ويمكن للضيوف الذين يختارون تناول مشروبات تتجاوز علاوة تذاكرهم الدفع نقدًا. شيء واحد أن نلاحظه عن تذاكر المشروبات هو أن المكان سيحاسبك على المشروبات الأعلى سعرا لكل تذكرة.
لهذا السبب ، فمن المنطقي استخدام هذا النظام مع البيرة والنبيذ أو شريط المنزل حيث سيتم تسعيرها بشكل أكثر دقة مع التحديدات.
العمل مع النظام
في النهاية الأمر متروك لمخطط الحدث لتقديم أعداد دقيقة لقسم التموين. هؤلاء المخططون الذين يتجاهلون السياسات والمواعيد النهائية الصادرة عن مزودهم يمكن أن ينتهي بهم الأمر بدفع أكثر مما ينبغي في شكل غرامات ورسوم أخرى. أفضل طريقة لتجنب ذلك هي قراءة سياسات التموين قبل التخطيط للحدث. بعد هذه القاعدة البسيطة سوف تساعدك على اختيار التواريخ والتكاليف الأكثر ملاءمة للمرور على الضيوف.