5 مهارات تخطيط الحدث تحتاج للنجاح

المهارات يجب عليك أن تكون مخططا للأحداث

إذا كنت تفكر في مهنة كمخطط حدث ، سواء كان ذلك مع شركة لتخطيط الأحداث ، أو في موقع لتخطيط الأحداث داخل مؤسسة مشتركة ، أو بدء مشروعك الخاص بتخطيط الحدث ، فمن الجيد أن تتأكد من أن مهمة مخطط الحدث نوبة جيدة. بالإضافة إلى تعلم خصوصيات وعموميات تخطيط الحدث وما يتطلبه العمل ، من المهم بنفس القدر التأكد من أن لديك مهارات التخطيط للحدث التي تحتاجها للنجاح.

يمتلك مخططو الأحداث الأكثر نجاحًا مجموعة أدوات مليئة بالمهارات الرائعة. من بين هذه ، هي مهارات تخطيط الحدث الخمسة الأولى التي ستصل إليها بشكل منتظم وتلك التي يمكن أن تحقق نجاحًا أو تخسره.

5 مهارات التخطيط للحدث تحتاج

درجة عالية من التنظيم
في التخطيط لهذا الحدث ، يكون النجاح في التفاصيل. وهناك الكثير منهم! إن تتبع العديد من المهام ، والباعة المتعددين ، وقوائم المهام الدائمة التغيير باستمرار في نفس الوقت - مع المحافظة على رضا عملائك - يمكن أن يشكل تحديًا بالنسبة إلى البعض الآخر وإثارة الرعب بالنسبة للآخرين. أن تكون منظما للغاية أمر لا بد منه لتخطيط الحدث الناجح. بالنسبة لأولئك الذين يقومون بإعداد القوائم وإدارتها للحفاظ على سير حياتهم الشخصية بسلاسة ، قد يكون التنظيم منظمًا بشكل طبيعي. بالنسبة للآخرين الذين يكافحون من أجل تذكر المواعيد النهائية أو لالتقاط التنظيف الجاف ، قد يتطلب الأمر تنظيم المزيد من الجهد.

يمكن لمخططي الأحداث إدارة حدث واحد في كل مرة أو أن يكونوا في مراحل التخطيط للأحداث المتعددة في وقت واحد.

بعض الأحداث ، مثل المؤتمرات السنوية ، تستغرق أكثر من عام من التخطيط لذلك يجب أن يظل مخططو الأحداث منظمين على المدى الطويل.

تكثر الأدوات التنظيمية لمخططي الأحداث ، من البرامج التي تتعقب التسجيل إلى النماذج للنماذج وجداول البيانات. تعتبر قائمة التحقق من تخطيط الحدث المخصصة لكل حدث واحدة من أدوات التخطيط لتنظيم الأحداث الأكثر قيمة بغض النظر عن قدرتك التنظيمية الطبيعية.

لذلك ، اكتشف نظامًا تنظيميًا يناسبك لأن هذه واحدة من أهم مهارات التخطيط للحدث التي يمكنك الحصول عليها.

أنيق
ما الذي تشترك فيه جميع الأحداث؟ اشخاص! من الذي تتفاعل معه وتعمل معه في عملية تخطيط الأحداث؟ اشخاص! المخططون الناجحون للحدث هم أشخاص بارعون وجذابون ، ومحادثون جيدون ومستمعون ممتازون. يعتبر تخطيط الأحداث مهنة اجتماعية للغاية لأن النتيجة النهائية - الحدث نفسه - هي أو مجموعة من الناس ، كبيرة أو صغيرة. فهم الناس والاستمتاع بالتحدث معهم جزء من العمل. هذا لا يعني أنه ، كمخطط للأحداث ، سوف تقضي معظم يومك في وجبات الغداء الخاصة بالعميل وتناول الكوكتيل في المناسبات الاجتماعية. على الاطلاق. تخطيط الأحداث هو عمل شاق وينفق جزء كبير منه على مكتب بهاتف أو جهاز كمبيوتر. لكن كونك قابلًا للمهارة أمر لا بد منه عند التعامل مع إحدى مهام التخطيط المشتركة للحدث:

• التفاوض مع الفنادق
• مناقشة القوائم مع مديري التموين
• لقاء مع البائعين
• نصب أفكار الحدث الخاص بك إلى عميل محتمل
• التواصل في أي وقت وفي أي مكان
• الإشراف على موظفي الحدث
• تعمل هذا الحدث الخاص بك والتفاعل مع الضيوف والعمال

بعد كل شيء ، في الحياة اليومية ، يتذكر معظمنا الأشخاص المفيدين والمتعاونين الذين نتفاعل معهم ، ويمكن لهذا التفاعل أن يجعل تجربة أكثر متعة لكلا الطرفين.

إن معرفة كيفية التعامل مع شخصيات مختلفة ، وكيفية التواصل مع شخص ترغب في التعامل معه ، وكونك شخصًا يعطي انطباعًا إيجابيًا ، هي مفاتيح النجاح ، لذا فكر في واحدة من تلك المهارات الأساسية لتخطيط الأحداث. لا أحد يريد العمل مع أو مساعدة شخص يصعب التحدث إليه ، يصعب فهمه أو فظ وغير محترف بأي شكل من الأشكال.

ممتاز التواصل (الذي يشمل الاستماع!)
مهارات الاتصال ممتازة ضرورية في العديد من المهن. في التخطيط لهذا الحدث ، يمكن أن يؤدي سوء الفهم إلى مشاكل عديدة لكل من مخطط الحدث والعميل ، وقد يؤدي سوء الفهم البسيط إلى نتائج كارثية. القدرة على التواصل الفعال بين الأفكار والأفكار هي مهارة عملية جدا يتم استخدامها على أساس يومي من قبل مخططي الحدث من جميع مستويات الخبرة.

في ما يلي بعض الأمثلة على كيفية استخدام مهارات تخطيط الحدث هذه عند التخطيط للأحداث:

التواصل الكتابي:

• كتابة مقترحات الأحداث لعميل محتمل
• خلق مواد لتسويق شركتك
• كتابة العقود مع العملاء والبائعين
• الصياغة شكرا لتلاحظ المتحدثين الضيوف وكبار الشخصيات

التواصل اللفظي:

• القدرة على توضيح نطاق وهدف الحدث
• التواصل الفعال لأفكارك إلى مشرف أو عميل أو بائع
• فهم ومعالجة المعلومات التي يتم توفيرها ، مثل مخاوف العميل أو أسئلة من متعهد تقديم الطعام
• التفاوض بمهارة أسعار الفنادق ، تفاصيل العقد ، أو إضافات من بائع

خلاق
مخططي الأحداث الناجحين لديهم أفكار. الكثير منهم. وبهذا الإبداع ، القدرة على تحويل الفكرة إلى شيء ملموس. يمكنهم أخذ رؤية وجعلها في الحياة. من تطوير فكرة فريدة من نوعها لطرف ما للخروج بحل مزخرف يفي بميزانية صغيرة ، يكون الإبداع أمرًا ضروريًا عند التخطيط لحدث ما.

الإبداع يلعب دوره عندما يواجه المشاكل التي لا مفر منها والتي تظهر حتى في أكثر الأحداث التي يتم التخطيط لها باحتراف. في هذا السيناريو ، يتخذ الإبداع شكله في شكل حل للمشاكل. يمكن أن يكون للقدرة على التفكير الإبداعي في تطوير حلول للمشكلات تأثير إيجابي على نجاح الحدث الخاص بك.

Multitasker
في مراحل مختلفة من عملية تخطيط الحدث ، هناك العديد من المهام التي يتم إدارتها. قد تتفاوض على عقد فندق ، وتجتمع مع العميل لمناقشة المتحدثين الضيوف المحتملين ، وحجز أحد مقدمي خدمات الطعام ، وإجراء مقابلات مع بائعي التأجير واستكشاف خيارات الترفيه. وهذا فقط لحدث واحد. أضف أحداث متعددة في المراحل التخطيطية دفعة واحدة ، والنتيجة هي عمل خفة الحركة. يحتاج مخططي الأحداث الناجحين إلى معرفة كيفية تنفيذ مهام متعددة بشكل فعال والحفاظ على العديد من جوانب الحدث في نفس الوقت دون وقوع أي من تلك المهام التي تقع على جانب الطريق.

النجاح يكمن في القدرة على تحديد الأولويات والتركيز على كل مهمة في ترتيب الأولويات دون أن يصرف عنك من الأشياء الأخرى التي تحتاج إلى الإغراق أو أن تغمرها الأشياء العديدة التي تحتاج إلى اهتمامك. إن الحفاظ على الهدوء والمرونة والمرونة هي سمات للنجاح في تعدد المهام.