الإجابة على هاتفك مع تحية الهاتف التجارية المناسبة.
على سبيل المثال ، عند الإجابة على الهاتف ، قل شيئًا مثل "Cypress Technologies. سوزان تتحدث. كيف يمكنني مساعدتك؟" وهذا لا يتيح للمتصل فقط معرفة أنه قد وصل إلى نشاط تجاري ولكنه يضع عليه المسؤولية للإجابة على السؤال ، مما يوفر الوقت على الأسئلة الاستكشافية مثل: "هل هذه تقنيات السرو؟" ، و المحادثة الخاطئة.
فكر و حدد أولوياتك أثناء التحدث.
هل تتم معالجة المكالمة بشكل أفضل الآن أم لاحقًا؟ العديد من المكالمات الهاتفية التي تتلقاها الشركات هي استفسارات سريعة يتم الرد عليها بسهولة ، مثل "ما مدى تأخر فتحك؟" لكن البعض الآخر يتضمن إجابات أكثر تعقيدًا واستهلاكًا للوقت. إذا كان هذا هو الحال ، أخبر المتصل بذلك ، واسأل متى سيكون من المناسب أن تتصل بها لمناقشته.
استخدام إعادة صياغة وتلخيص للحفاظ على المكالمات الهاتفية على المسار الصحيح.
إذا كنت تتحدث إلى شخص ما على الهاتف يبدو أنه يريد الدردشة أو الابتعاد عن هذه النقطة ، فقل شيئًا مثل "ما أسمع قوله هو ..." أو "إذاً ، النقاط الأساسية هي ..." أو "هل (إدراج ملخص) ملخصًا عادلًا لما كنت تقوله؟" من الصعب أن تكون مرتبطا مع شخص يرفض الدردشة.
إغلاق كل مكالمة مع ملخص الإجراء الذي وافقت عليه والمتصل
في حين أن هذا سيستغرق ثوانٍ فقط في معظم الحالات ، إلا أنه يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت عن طريق تجنب الأخطاء والحاجة إلى التحقق مرة أخرى. على سبيل المثال ، بعد محادثة قمت خلالها بترتيب اجتماع مع عميل ، قد تقول ، "جيد.
سألتقي بك في مكتبك في (أدخل الموقع) في الساعة 10 صباحًا غدًا وسنطلع على العينات معًا. "
حافظ على لوحة الرسائل من خلال الهواتف ، حتى تتمكن من تفاصيل Jot أثناء المكالمة.
هذه ليست فقط إدارة الوقت الجيدة في ذلك الوقت ، مما يساعدك على التركيز على المكالمة ، ولكن يساعدك على إدارة الوقت في وقت لاحق إذا كنت بحاجة إلى العثور على و / أو مراجعة تفاصيل محادثة معينة.
امنح عملاءك وعملائك خيار البريد الإلكتروني
سيستخدم العديد منهم البريد الإلكتروني للاتصال بك بدلاً من الاتصال بهم إذا كانوا يعرفون عنوان بريدك الإلكتروني. تأكد من أن عنوان البريد الإلكتروني لشركتك بارز على بطاقات العمل الخاصة بك وعلى موقع الويب الخاص بك إذا كان لديك واحد. إذا كان لديك عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى العملاء الحاليين والعملاء الحاليين ، مع ذكر خيار البريد الإلكتروني وعرضه كطريقة لتحسين الاتصالات.
استخدام التكنولوجيا لإدارة الوقت الذي تنفقه الرد على الهاتف
كحد أدنى ، يجب أن يكون لدى عملك جهاز رد آلي وبريد صوتي. قم بإعداد هذه البرامج باستخدام نصوص الأعمال المناسبة ، واستخدمها للإجابة على الهاتف من أجلك عندما تكون خارج المكتب أو تحتاج إلى العمل على شيء غير متقطع. ثم جدولة وقت للإجابة على هذه الرسائل الهاتفية كل يوم. من حيث إدارة الوقت ، ستحصل على وقت ثمين من خلال تجميع المكالمات الهاتفية معًا.
إذا كنت تقوم بتشغيل الأعمال المنزلية ، احصل على هاتف أعمال منفصل أو خط
يجب أن يكون لديك هاتف "مخصص لرجال الأعمال" ثانٍ مع جهاز الرد "الخاص بالأعمال" الخاص به و / أو البريد الصوتي. ليس هذا فقط أكثر احترافًا ، ولكنه سيوفر لك الوقت الذي يستغرقه من خلال الرسائل وتحديد ما هي المتعلقة بالعمل.
من الأفضل دائمًا أن تحصل على شخص يجيب على الهاتف
إذا كان لديك جهاز التقاط أو ما هو أسوأ ، فإن نظام الرد الصوتي التفاعلي الآلي (IVR) هو إيقاف حقيقي سيكلفك العمل عندما لا يهتم الناس بترك الرسائل أو الاتصال مرة أخرى. إذا كان الرد على المكالمات الهاتفية الواردة يستهلك الكثير من الوقت خلال يومك ، ففكر في الاستعانة بموظف استقبال أو خدمة رد احترافية للرد على الهاتف نيابة عنك. قد تكون تكلفة جعل شخص آخر يقوم بذلك أكثر من الزيادة في إنتاجيتك ومبيعات أفضل .
الحفاظ على سيناريو مكتوب من الأسئلة المتداولة المرسلة بواسطة الهاتف الخاص بك.
يوفر لك وقت الموظفين لديك إذا لم يكن لديهم للبحث عن إجابات أو التفكير في كيفية الرد على طلب معين عند الرد على الهاتف.
ملخص نصائح الهاتف
تذكر ، من المفترض أن يكون الهاتف أداة عمل ، وليس وقتًا متطفلاً وقويًا يحكم يوم عملك. إن التعامل مع مكالماتك الهاتفية الواردة وفقًا لنصائح إدارة الوقت هذه سيساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل ، وتحسين إنتاجيتك ، وإعادة هاتفك إلى مكانه الصحيح - مما يساعدك على إدارة عملك بدلاً من تشغيلك.