نصائح لإدارة الوقت للمكالمات الصادرة

كيف تجعل مكالماتك الهاتفية الصادرة أكثر إنتاجية وأقل وقتًا

تعتبر إدارة وقت الهاتف مهمة لأن الهاتف لا يزال أداة الاتصال الأساسية لمعظم الشركات الصغيرة. لكن معظم الوقت الذي تقضيه الشركات في استخدام الهاتف هو مضيعة للوقت. فبدلاً من التواصل مع الأشخاص الذين نرغب في التواصل معهم عند إجراء مكالمات صادرة ، فإننا نفرغ الوقت في التحدث إلى أشخاص آخرين أو آلات أخرى ، ونلعب جولات لا نهاية لها من علامة الهاتف.

ولكن ماذا لو استطعنا الاتصال والتحدث مع الأشخاص الذين أردنا التحدث معهم ، ونقول ما أردنا قوله والمضي قدما؟

تخيل كم من الإنتاجية يمكن أن نكون وكم من الوقت يتعين علينا القيام بأشياء أخرى.

حسنا ، يمكننا - وكل ما يتطلبه الأمر هو القليل من التحضير مسبقا.

نصائح لإدارة الوقت الهاتف للمكالمات الصادرة

• سواء كانوا موردين ، أو عملاء عاديين ، أو مقاولين ، كثير منا يسمون نفس الأشخاص مرارا وتكرارا. حافظ على تحديث معلومات الاتصال الخاصة بك مع تفاصيل توفير الوقت كي لا تضيع الوقت في محاولة الوصول إلى الأشخاص غير المتوفرين.
  
  على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أن شخصًا معينًا تريد الوصول إليه يأخذ وجبة غداء من الساعة الواحدة إلى الثانية ظهرًا كل يوم ، فلماذا أضيع وقتي في محاولة الاتصال بها خلال هذا الوقت؟
• قم برسم أرقام الأشخاص الذين تتصل بهم بانتظام في هاتفك. أنا مندهش من الناس الذين لا يفعلون ذلك ، لأن الوقت الذي توفره عندما لا تبحث عن أرقام وتثقيبهم في نفس الوقت أمر مدهش.
• خطة المكالمات الصادرة الخاصة بك. قبل الاتصال ، قم بتدوين الهدف الرئيسي للمكالمة والنقاط الرئيسية التي ترغب في تغطيتها. سيساعدك ذلك على الالتزام بالموضوع عندما تكون على الهاتف والتأكد من تغطية كل ما تريد تغطيةه ، وتوفير الوقت أثناء المكالمة وتجنب الاضطرار إلى الاتصال مرة أخرى لأنك نسيت شيئًا ما.

• إذا كنت تتصل بشخص يتم إدخاله في قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك ، فعليك الحصول على جميع المعلومات حول الشخص الذي تتصل به أمامك عندما تتصل. سواء كنت تستخدم كمبيوتر سطح مكتب أو جهازًا متنقلًا أو Rolodex ، فهذا يعد أداة مساعدة رائعة للذاكرة أثناء المكالمة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت لا تضطر إلى البحث عن شيء مثل اسم زوج العميل ، فسوف يكون لديك خيار تدوين الملاحظات أثناء المكالمة ، مما يوفر المزيد من الوقت.

• بالطبع ، إذا كنت تريد تدوين ملاحظات أثناء المكالمة (أو القيام بأي شيء آخر أثناء التحدث عبر الهاتف) ، فمن الضروري وجود سماعة هاتف أو سماعة رأس جيدة. يمكن أن يحرر تحرير يديك الكثير من الوقت.
• إذا وصلت إلى جهاز الرد على شخص ما أو البريد الصوتي ، فاترك رسالة كاملة تعطي رقم هاتفك مرتين وتذكر سبب الاتصال . على سبيل المثال ، "هذه هي سوزان وارد على (رقم الهاتف). أتصل بمناقشة التقدير لمشروعك. يمكنك الوصول إلي في (رقم الهاتف) بعد ظهر اليوم".
  
  إن إعطاء رقمك مرتين يعطي لمستلم الرسالة فرصة أفضل بكثير للحصول عليها بشكل صحيح والحصول عليها مكتوبة دون إعادة قراءة الرسالة.
• لا تستسلم لإجبار الهاتف . عندما تحاول الوصول إلى شخص ما وليس لديك ، فمن المغري معاودة الاتصال - ربما كل نصف ساعة! ولكن إذا كنت قد أرسلت رسالة مناسبة ، فلا داعي لإضاعة وقتك في ترك الرسائل المتكررة (وملء جهاز الرد على الشخص أو البريد الصوتي). امنح الشخص الذي تتصل به فترة معقولة للاتصال مرة أخرى ، حتى يوم العمل التالي.
• قم بجدولة مكالماتك الهاتفية واجعلها معًا في وقت واحد ، إن أمكن. معظمنا ليس جيدًا في تعدد المهام ويفقد قدرًا كبيرًا من الإنتاجية عندما نتقلب من مهمة إلى أخرى. لذا ، إذا كان لديك عشرات المكالمات في يوم معين ، فمن الأفضل جعلها في ساعة واحدة من جعلها واحدة أو اثنتين ، ثم إجراء ثلاث مكالمات أخرى بعد ساعة ، ثم آخر بعد 45 دقيقة من ذلك.

• احجز مكالمتك الهاتفية الصادرة ، إن أمكن. إذا لم تكن مكالمة سريعة ، فعندما تتصل بشخص ما أولاً ، قدم نفسك ، أخبرها عن سبب اتصالك ، ثم سألها إذا كان الوقت مناسبًا للتحدث أو إذا كانت تفضل حجز وقت لمناقشته . ثم قم بترتيب أنك سوف تتصل بها في ذلك الوقت. هذا لا يمكن أن يوفر لك الوقت على الفور ولكن يوفر الوقت عند الاتصال بالشخص لأنك على استعداد لمناقشة المشكلة التي دعيت إليها في الأصل.
• إذا كان ذلك ممكنا ، قم بإجراء مكالماتك الهاتفية الصادرة في "وقت الذروة". أظهرت الأبحاث أن عددًا أكبر من الأشخاص في مكاتبهم في الصباح الباكر ويمكن الوصول إليهم في الفترة ما بين الساعة 8 صباحًا والساعة 11 صباحًا