ما الخيارات المتاحة لإعداد نظام قيادة لعملي؟
أصبحت القوى العاملة في الشركة متنقلة بشكل متزايد ، مع زيادة عدد الموظفين الذين يمارسون الأعمال اليومية بشكل يومي.
لديك بديلين لعملك : برنامج أسطول من السيارات المملوكة للشركة ، أو برنامج السداد للموظفين الذين يقودون سياراتهم الخاصة.
يعد برنامج الأسطول (السيارات المملوكة للشركة) خيارًا جذابًا لأصحاب العمل الذين يحتاجون إلى توفير وسائل النقل لوظائف محددة ، مثل شاحنات الخدمة ، أو الشاحنات ، أو مركبات التوصيل ، أو تلك التي لديها متطلبات أخرى من المعدات. يوفر برنامج الأسطول التحكم في عملك والإشراف على أشياء مثل التأمين وصيانة المركبات والقدرة على اختيار ميزات السيارة التي تجدها الشركة مهمة. وتشمل هذه الميزات مثل العلامة التجارية للشركات ، وعناصر السلامة والتليماتية للحصول على نظرة 24/7 في المكان الذي توجد فيه مركباتهم ويتم تشغيلها.
ويستخدم برنامج السداد للموظفين الذين يقودون سياراتهم الخاصة من قبل الشركات التي لا تتطلب مركبات أو شاحنات خاصة لموظفيها ، مثل شركات المبيعات والخدمات.
يوفر السداد المرونة والاختيار للعمال ، ويتطلب إدارة داخلية أقل ، ولا يتطلب تكاليف مسبقة أو يستنزف رأس المال.
ما هو المهم في تحديد أي نظام يستخدم؟
بغض النظر عن النموذج - الأسطول أو السداد - تحتاج إلى تعويض الموظفين بشكل صحيح عن الاستخدام التجاري المرتبط بسياراتهم ، أو مواجهة العواقب ، مثل عمليات تدقيق IRS المكلفة ، أو ما هو أسوأ ، دعاوى الدعاوى الجماعية .
بالنسبة لبرنامج الأسطول ، اسأل نفسك عن الهدف الرئيسي للبرنامج - كميزة للموظفين (الإعانة) أو لتوفير احتياجات النقل الخاصة بعملك. إذا كان هدفك الأساسي هو توفير أداة أعمال ، فيجب أن تسمح لك بتخفيض نفقات الأسطول عن طريق استرداد التكاليف المرتبطة بالاستخدام الشخصي للموظفين للمركبات.
مع برنامج السداد ، يمكنك اختيار إما بدل سيارة مسطحة ، وبرنامج cents-per-mile ، أو معدل الأميال المعياري IRS لتعويض عمالهم. لكن كل هذه الخيارات الثلاثة يمكن أن تسبب خسارة الشركات لآلاف الدولارات لكل موظف في كل عام لأنها لا تحدد تكاليف كل سائق على حدة ، مثل أسعار الغاز المتفاوتة وعدد الأميال المدفوعة.
ما هو FAVR ولماذا هو أفضل بديل لسداد الأميال؟
FAVR هو إجراء لإيرادات مصلحة الضرائب الأمريكية يعوض الموظفين عن الضرائب مقابل التكاليف الثابتة والمتغيرة المرتبطة بالقيادة من أجل العمل. قد تتضمن التكاليف الثابتة رسوم التأمين والترخيص والتسجيل ، بينما تتضمن التكاليف المتغيرة الوقود والصيانة.
FAVR هو حل التسديد الأكثر دقة لأنه يوفر تعويضًا مخصصًا لكل موظف متنقل استنادًا إلى التكاليف المحلية للشخص والمسافة المقطوعة للأعمال ، والتي يمكن أن تختلف من شهر لآخر.
ولكن تسجيل جميع التكاليف الثابتة والمتغيرة بدقة قد يكون أمرًا معقدًا - وهذا هو السبب في أن معظم أرباب العمل لا يستخدمونه.
يختار العديد من أرباب العمل بدلًا من ذلك للحصول على بدلات سيارة بسيطة أبسط كنهج "مقاس واحد يناسب الجميع" (500 دولار شهريًا لكل موظف ، على سبيل المثال). ولكن هذه الطريقة لا تفسر حقيقة أنه لا يوجد رحلتان تجاريتان متطابقتان ، لذا لا يجب تعويض أي من الموظفين اثنين بنفس المبلغ. تسديد تكاليف برنامج سنتميل واحد أكثر عدلاً ولكنه غير دقيق.
لماذا لا يكون معدل الأميال القياسي الخاص بـ IRS هو أفضل بديل؟
تستخدم معظم الشركات معدل الأميال للأعمال IRS لحساب ما يجب دفعه لكل موظف. ولكن معدل IRS ليس معدل سداد مطلوب لأنه يعتمد على متوسط التكاليف الوطنية لتشغيل السيارة خلال السنة السابقة .
معدل IRS هو متوسط التكلفة في وقت محدد باستخدام بيانات السنوات السابقة ، وليس معدل السداد الفعلي. يمكن أن ينفق الموظفون أكثر على السفر أكثر مما يتم تسديدهم ، أو يمكن تعويضهم بشكل مبالغ فيه إذا انخفضت أسعار الغاز - ولن يتم إجراء أي تعديلات على ما يتم دفعه لهم بسبب اعتماده على أرقام العام الماضي.
ماذا تحصل معظم الشركات على خطأ عندما يتعلق الأمر ببدلات سيارة مسطحة مقابل السداد؟
بدل السيارات المسطحة ليست فقط عادلة عندما يتعلق الأمر بسداد الموظفين الذين يعيشون في مواقع مختلفة. على سبيل المثال ، قد يعيش موظف واحد في منطقة حيث أسعار الغاز 12 سنتا أرخص من الأسعار في البلدة القادمة حيث يعيش موظف آخر. كما أن التكاليف الثابتة لسفر العمل ، مثل سعر أقساط التأمين على السيارات والضرائب ، تختلف اختلافاً كبيراً حسب الموقع.
تكاليف القيادة الأخرى تختلف أيضا. على سبيل المثال ، تختلف أقساط التأمين على السيارات بشكل كبير حسب الولاية ، من 825 دولار في شارلوت بولاية نورث كارولينا إلى 3،150 دولار في ديترويت ، ميشيغان. وتكلف الضرائب لنفس السيارة التي يبلغ سعرها 21 ألف دولار 249 دولارًا في نيفادا ، ومع ذلك يمكن أن تكلف 1689 دولارًا في ولاية رود آيلاند. تكاليف الإصلاح السنوية ليست هي نفسها في كل ولاية ، إما بمتوسط 393 دولارًا في نيو جيرسي ولكن 270 دولارًا فقط في ولاية فيرمونت. دفع نفس السعر ثابت للموظفين الذين يعيشون في مواقع مختلفة يتجاهل هذه الفروق تماما.
نظرًا لأن علاوات السيارات تُعامل كتعويض ، فإنها تخضع للضريبة أيضًا على كل من صاحب العمل الذي يدفع ضرائب FICA ( ضرائب الضمان الاجتماعي والضرائب على الرعاية الصحية) ، والموظف الذي يدفع كل من FICA وضرائب الدخل. وهذا يعني أن الشركة تدفع مبلغ بدل السيارة بالإضافة إلى المساهمة الضريبية FICA المرتبطة بها ، في حين يأخذ الموظف مبلغ بدل السيارة ، ناقصًا ضرائب الدخل ومساهمة FICA. في وضع السداد المعفاة من الضرائب l مثل FAVR ، الموظف "يأخذ البيت" بالضبط المبلغ الذي يسدده صاحب العمل.
ما هي الأخطاء التي تقوم بها الشركات في فرض رسوم على الاستخدام الشخصي لمركبات الأسطول؟
بعض أصحاب العمل يسمحون لموظفيهم باستخدام سيارات الأسطول المملوكة للشركة كميزة لاستخدامهم الشخصي للقيادة. ولكنك ستفاجأ بعدد الشركات التي لا تدرك أن هذا الاستخدام الشخصي يخضع للضريبة على الموظف. لا تملك الشركات أيضًا طريقة جيدة لحساب المبلغ الذي يجب على كل سائق فرضه على هذه الميزة الخاضعة للضريبة.
في كثير من الأحيان تقوم المنظمات ببساطة بتحصيل مبلغ ثابت لتغطية الاستخدام الشخصي عبر جميع سائقيها ، بغض النظر عن عدد الأميال الشخصية التي تقودها. يمكن أن يكون هذا بمثابة ميزة نقدية كبيرة للموظفين الذين يستخدمون سيارات الأسطول كثيرًا للاستخدام الشخصي. لكن الموظفين الذين يقودون سيارات الأساطيل بشكل صارم لاستخدامهم التجاري ويحتفظون بسياراتهم الخاصة للاستخدام الشخصي خارج ظروف العمل قد يتم تقاضيهم بصورة غير عادلة.
ماذا يحدث إذا لم تعوض الشركة أعمالها بدقة؟
ويكلف تسديد العمال بشكل غير دقيق لمصاريف القيادة ذات الصلة بالأعمال التجارية العديد من الشركات الآلاف من الدولارات كل عام (حوالي 3000 دولار لكل موظف في كل عام ، حسب حساب موتوس). ومع ذلك ، هذا لا شيء مقارنة مع تكاليف الدعاوى القضائية الجماعية. في السنوات الأخيرة ، نجح العمال في مقاضاة أرباب عملهم بمبلغ يصل إلى 7 ملايين دولار للتعويض عن ممارسات السداد غير العادلة. في ولاية كاليفورنيا ، أصبحت هذه الدعاوى القضائية بسرعة القاعدة ، وليس الاستثناء ، لأن قانون العمل في كاليفورنيا رقم 2802 صارم بشكل خاص.
يضمن قانون كاليفورنيا أن "يُعطِّل صاحب العمل موظفًا أو موظفًا لها عن جميع النفقات أو الخسائر التي يتكبدها الموظف نتيجةً مباشرة لأداء واجباته". وقد فسر أرباب العمل ذلك على أنه محدود لتكاليف المعدات أو الأدوات المستخدمة في العمل ، ولكن يتم استخدامها الآن أكثر فأكثر في حالات استرداد الأميال (راديو Shack و Toys “R” Us example).
كما تأتي برامج الأسطول أيضًا مع مجموعة التحديات الخاصة بها عندما يتعلق الأمر بإعادة تحميل الموظفين بشكل دقيق للاستخدام الشخصي لهذه المركبات. يجب أن يكون الاستخدام الشخصي لمركبات الشركة موثق بشكل مناسب وأن يتم تحميل الموظفين مرة أخرى للاستخدام الشخصي. تضع الأميال الشخصية التي لا يتم الإبلاغ عنها الشركات في خطر من عمليات مراجعة IRS المكلفة وقد تكلف الشركة في حالات رد المبالغ المدفوعة الفائتة.
ما هي بعض الموارد التي يمكن أن تساعد أعمالي؟
يمكن أن يستخدم نشاطك التجاري نفس التقنية التي تعمل على تمكين مكان العمل الرقمي الجديد لتتبع نفقات عمله. وهنا بعض الأمثلة:
- الأجهزة الذكية التي تدعم نظام تحديد المواقع العالمي لجمع وتخزين معلومات سفر الموظفين المتعلقة بالعمل
- تطبيقات الجوال لأتمتة تتبع الأميال الخاصة بالموظفين وحساب حساب دقيق لكل موظف على وجه الدقة من حيث العمل ، والتنقل ، والأميال الشخصية لكل موظف.
من خلال تطبيقات الهواتف المحمولة ومنبر البرمجيات الصحيح ، يمكنك القضاء على المهام اليدوية للسائقين لزيادة الإنتاجية وخفض التكاليف وضمان التوافق مع IRS - كل ذلك أثناء اكتساب فهم ثاقب لسلوكيات القيادة وكفاءة القوى العاملة المتنقلة.