ومع ذلك ، في حين أن التخطيط للأحداث أمر بالغ الأهمية إذا كنت تريد أن يسير الحدث بسلاسة ، فإنك تريد أيضًا الحصول على نتائج من جميع جهودك.
ولهذا السبب يجب على منظمتك تعيين "لجنة استضافة".
ما هي اللجنة المضيفة؟
تختلف "اللجنة المضيفة" عن لجنة التخطيط للمناسبات التقليدية. بدلاً من الأشخاص الذين يخططون بنشاط أو جدولة أو الإعداد لأحداث اليوم أو المساء ، فإن اللجنة المضيفة هي فريق يستخدم شبكاته للتأكد من نجاح الحدث. قد يختار بعض أعضاء اللجنة المضيفة ما يلي:
- شجع أصدقاءهم أو عائلاتهم أو زملائهم لشراء التذاكر
- جمع سلع المزادات من الشركات المحلية
- جعل اتصالات البائعين لجوائز الباب أو تقديم الطعام في المناسبات
بالطبع ، هناك طرق لا حصر لها يمكن للجنة المضيف أن تجعل أحداثك الخيرية أفضل من أي وقت مضى . فكر في اللجنة المضيفة كمضيف فعلي لأحد الحفلات ؛ أي شخص يدعو أفضل الضيوف ، يعرف من يدعوه للطعام أو الديكور ، ويمكن أن يربطك بالأشخاص الذين يجعلون هذا الحدث ناجحًا تمامًا.
نظرًا لأن اللجنة المضيفة يمكنها زيادة الأموال المستلمة في أي حدث أو الحصول على المزيد من اهتمام وسائل الإعلام ، فإن العثور على الأفراد المناسبين وتجنيدهم أمر حيوي.
من سيختار لجنتكم المضيفة
لن تشمل لجنة استضافة مفيدة بشكل حقيقي جهات التسويق المدفوعة أو مخططي الأحداث. بدلاً من ذلك ، يجب أن يكونوا أعضاءًا مشاركين بدرجة عالية في فريقك الحالي أو قاعدة المتبرعين أو المتطوعين الذين لديهم صلات ورغبة في التواصل.
يمكن أن تتراوح اللجنة المضيفة من عدد قليل من الأشخاص إلى العشرات.
كلما زاد عدد أعضاء لجنتكم ، زاد تأثيرهم بشكل جماعي على نجاح الحدث.
يمكنك العثور على أعضاء اللجنة المضيفة في أي مكان تقريبًا ، بما في ذلك:
- عضو مجلس إدارة أو رئيس داخل مؤسستك
- متطوعون منخرطون بشكل كبير في المجتمع
- متبرع لديه اتصالات مع الشركات المحلية
- أحد المتبرعين أو أعضاء مجلس الإدارة الذين لديهم اتصالات واسعة في الديموغرافية المثالية للجهة المانحة
- المتطوعون الذين يعرفون البائعين أو أصحاب المكان
- المشاهير المحليين أو الوطنيين الذين يدافعون دائمًا عن قضيتك
بمجرد تحديد موقع الأفراد ، تود الانضمام إلى لجنة الاستضافة ؛ لقد حان الوقت لتجنيدهم.
كيفية توظيف لجنة المضيف
البحث والتواصل مع الأفراد الذين من شأنه أن يجعل أعضاء اللجنة المضيفة ممتازة. ومع ذلك ، لا تطلب فقط من شخص ما أن يكون في لجنة استضافة. الدعوة الرسمية هي أفضل طريقة لتجنيد أعضاء اللجنة.
في دعوة لجنة المضيف ، من المهم تضمين:
- معلومات كاملة عن الحدث ومؤسستك (التاريخ والموقع)
- معلومات حول الغرض من الحدث (جمع التبرعات لسبب معين)
- أمثلة على كيفية مساهمة عضو في اللجنة المضيفة
- تاريخ للرد أو التواصل مع فريقك
- شكر "متقدم" على السماح لهم بمعرفة أنك متحمس لدعوتهم
- اسمك / شخص الاتصال ومعلومات الاتصال بك
تأكد من أن الأعضاء المحتملين يعرفون أن مشاركتهم سيتم التعرف عليها والتقدير وأنها يمكن أن يكون لها تأثير كبير من خلال الانضمام.
إذا كنت تتساءل عن كيفية صياغة خطاب دعوة لجنة المضيف ، فهناك الكثير من الأمثلة على مواقع زميلة غير ربحية. إذا كنت تبحث عن قالب سهل الاستخدام ، فانسخ والصق القالب أدناه وقم بإدخال معلوماتك في كل من الأقواس.
[تاريخ]
عزيزنا [أدخل الاسم]:
أكتب إليكم لإعلامكم بحدث مثير تخطط [اسم منظمتك] لـ [Month] في [Insert City].
في [الشهر + العام (إذا كان مختلفًا عن الشهر الحالي)] ، [المنظمة] تقوم بإحضار [اسم الحدث] إلى [المدينة] لزيادة الوعي حول [قضية / مشكلة اجتماعية / مشكلة تواجهها مؤسستك] وبناء الدعم لـ [ برامج / مبادرات / جهود].
[أضف المعلومات ذات الصلة حول الحدث / الهدف / الموضوع].
سيعقد الحدث في [المدينة] في [مكان الحدث (إذا كان لديك)] في [التاريخ والوقت].
[الاسم الأول] ، نود أن نساعدك على جعل هذا الحدث - والبعض الآخر شبيهًا به - نجاحًا. إذا كنت ترغب في أن تكون جزءًا من هذا الحدث ، فضلاً عن الأحداث المستقبلية ، فسنكون ممتنين للغاية إذا كنت ستقبل هذه الدعوة الرسمية لتكون جزءًا من اللجنة المضيفة.
هناك بعض الطرق البسيطة للمشاركة:
- شارك اسمك ، أو اسم مؤسستك ، كعضو في اللجنة المضيفة
- قم بدعوة زملائك وأصدقائك وجيرانك لشراء [جدول / تذكرة] إلى حدث (أحداث )نا
- انضم إلينا للحدث
- [أدخل طلبًا معينًا بناءً على مكانة الشخص ، الاتصالات.]
كما نحبها أيضًا إذا كنت تفكر في استضافة مائدتك الخاصة ودعوة أصدقائك وزملائك لقضاء أمسية ممتعة. سيساعدنا دعمك السخي في نشر الكلمة حول [السبب] والتأثير حقاً.
سيتصل بك أحد أعضاء [المنظمة] في غضون [أدخل الإطار الزمني] لمناقشة تفاصيل اللجنة المضيفة لنا ومناقشة مشاركتك ، إذا كنت مهتمًا بذلك.
نحن نتطلع إلى العمل معك من أجل جعل [اسم الحدث] والأحداث المستقبلية نجاحًا! شكراً لدراستكم الكريمة ودعمكم.
بإخلاص،
[اسمك]
[المنصب في المنظمة]
[اسم المنظمة]
[رقم الاتصال]
بعد أن قمت بتجنيد اللجنة المضيفة الخاصة بك
بمجرد أن تقوم بدعوة أعضاء اللجنة المختارين ، سوف تتلقى بعض خطابات القبول أو المكالمات. ومع ذلك ، قبل الدخول في تفاصيل الحدث أو ما تريد منهم القيام به ، قم بجدولة اجتماع قصير مع اللجنة. بدون طلب أي شيء منهم ، دعهم:
- تعرف على بعضهم البعض
- ناقش كيفية مشاركتهم في مؤسستك
- مراجعة المواد أو العروض التقديمية حول قضيتك / عملك
- اطرح الأفكار حول الطريقة التي يرغبون في المساهمة بها
من هناك ، يمكنك السماح لهم بمعرفة أهدافك لجمع التبرعات ، وكيف ترغب في رؤيتهم يعملون معًا (دعوة جهات اتصال أو الاتصال بمنتجات المزاد). ويمكن أيضًا تقسيمها إلى "لجان فرعية" إذا كان لديك مجموعة كبيرة
بالطبع ، ليس من مهمة اللجنة المضيفة وحدها تخطيط وتنفيذ الحدث الخاص بك. يجب أن تعمل لجنة استضافة مع المتطوعين أو لجنة التخطيط الحدث لبيع التذاكر ، وتأكد من المطالبة برعاية حدث جديد ، والبنود مزاد هي وفيرة ، وأن الليل سيكون ضربة لحضور.
إدراك جهود لجنتكم المضيفة
عندما ينتهي الحدث ، يجب أن يكون أعضاء اللجنة المضيفة من أوائل الأشخاص الذين تشكرهم ، سواء في الحدث أو مع كتابة رسالة شكر في اليوم التالي. كلما شاركت لجنتكم المضيفة ، كلما كانوا على استعداد لاستضافتهم في المستقبل.
ابحث عن الأشخاص داخل مؤسستك أو مجتمعك الذي يمكنه مساعدتك في استضافة الحدث التالي. يمكن أن تحدث فرقا كبيرا في مقدار المال الذي تثيره والبرامج التي يمكنك دعمها.