ما هو بيتي كاش؟
وصف المصروفات النثرية المعاملات الصغيرة للأعمال التجارية.
يستخدم المصطلح "تافه" لأنه صغير (صغير) من المبالغ النقدية أو المعاملات الشبيهة بالنقد. لم يعد "صغير" صغيرًا بعد الآن ، لذا فكر فيه كمبالغ صغيرة قد لا تفكر في تتبعها. في هذه المقالة ، سنستخدم مصطلح "المصروفات النثرية" ليشمل مجموعة متنوعة من معاملات الشركات الصغيرة.
فمثلا:
- شراء القهوة لصانع القهوة
- دفع الرسوم أو عدادات مواقف السيارات
- معاملة الموظفين بالبيتزا للاحتفال بإنجاز
- شراء هدية صغيرة في الطريق إلى اجتماع عمل.
لماذا تُعد "المصروفات النثرية" مهمة؟
المعاملات النثرية تضيف ما يصل. لا يعني توثيق وتتبع تلك المشتريات الصغيرة أن الكثير من نفقات الأعمال المحتملة قد تركت دون مطالبات ، مثل رميها بعيدًا.
دعونا ننظر في بضعة أمثلة:
- إذا كنت تستخدم أكواب Keurig لقهوة مكتبك ، حتى لو اشتريتها بثمن زهيد وبكميات كبيرة ، سيكلفك حوالي 26 سنتًا للفنجان. بالنسبة لموظف يشرب القهوة ، يوجد كوبان في اليوم لمدة 200 يوم في السنة ، أكثر من 100 دولار لهذا الموظف الواحد. اضرب ذلك من خلال عدد الموظفين ولديك مبلغ كبير من المال.
- قد تكلف البيتزا لـ 10 أشخاص 50 دولارًا. إذا كنت تفعل ذلك مرة واحدة في الشهر ، وهذا هو 600 دولار في السنة. عدم الاحتفاظ بسجل يعني 600 دولار في النفقات المفقودة.
كيف يتم تسجيل معاملات المصروفات النثرية؟
يمكنك التسجيل على قسائم أو قائمة ، أيهما أسهل. الشيء المهم الذي يجب تذكره هو أنه يجب تسجيل كل معاملة ويجب أن تشمل:
- تاريخ المعاملة
- مقدار المعاملة
- وصف عام للمعاملة ("الكعك لاجتماع مكتب ،" على سبيل المثال)
ليس عليك تسجيل رقم الحساب في وقت المعاملة.
عند إعادة تعبئة المصروفات النثرية ، قم بإجراء المعاملات الجماعية حسب رقم الحساب وأدخلها في برنامج مسك الدفاتر الخاص بك.
هل يمكنني تتبع معاملات المصروفات النثرية على الإنترنت؟
يدفع أصحاب الأنشطة التجارية الذكية هذه الأيام معاملات تجارية مع بطاقات ائتمان الأعمال أو بطاقات السحب الآلي والتطبيقات. يمكنك تتبع موقف السيارات باستخدام أحد التطبيقات ، ويمكنك استخدام نظام الدفع التلقائي للحد من الوقت المستغرق في الممر "نقدًا فقط" في الطرق ذات الرسوم. وبالطبع ، فإن الدفع باستخدام بطاقة الخصم أو الائتمان الخاصة بشركتك يجعل تتبع النفقات الصغيرة أمرًا سهلاً. فقط تأكد من ملاحظة الغرض من العمل على الإيصال.
ماذا لو كان لدى نشاطي التجاري صندوق نقد؟
العديد من الشركات لديها صندوق مصرفي صغير في المكتب ، وخاصة شركات البيع بالتجزئة التي لديها عملاء يدفعون نقدًا. يتم استخدام صندوق النقد لإجراء التغيير ، وفي بعض الحالات لمعاملات الأعمال الصغيرة. عادة ، يبدأ الصندوق برصيد نقد ، بفئات مناسبة. ثم ، عندما ينخفض صندوق النقد ، يتم تجديده.
إذا تم استخدام أموال صناديق النقد للمشتريات الصغيرة ، احتفظ بسجل في المربع حتى يمكن تسجيل هذه المشتريات.
كيف أتأكد من تسجيل جميع معاملات المصروفات النثرية؟
تقع على عاتقك كمالك تجاري وضع سياسات لاستخدام المصروفات النثرية ، ورصد معاملات المصروفات النثرية ، والتأكد من أن الموظفين يستخدمون المصروفات النثرية بشكل مسؤول. بعض الاحتمالات:
- امنح الموظفين الموثوق بهم بطاقة خصم على النشاط التجاري واطلب منهم تسليم التفاصيل المتعلقة بالأغراض التجارية لجميع عمليات الشراء الخاصة بهم.
- اطلب من الموظفين الذين يستخدمون سياراتهم الخاصة للعمل التجاري الحصول على جهاز تعقب للرسوم. يمكنك توفيرها والحصول على التفاصيل. سوف تحتاج إلى الموظف للتحقق من الغرض التجاري.
- إذا كان الموظفون لديهم هواتف ذكية للاستخدام التجاري ، فطلب منهم تضمين تطبيقات لالتقاط الإيصالات بالصورة أو إرسالها إلى قسم مسك الدفاتر الخاص بك.
The Bottom Line on Petty Cash:
يجب أن يكون إعداد وتسجيل المصروفات النثرية جزءًا من نظام حفظ السجلات الإجمالي لشركتك.
تذكر ، إذا لم تقم بتسجيلها ، فلا يمكنك خصمها كمصروفات تجارية. تأكد من أنك تستفيد من جميع تلك الصفقات النقدية النثرية ، حتى تتمكن من المطالبة بمزيد من مصروفات العمل المشروعة وتخفيض ضرائب العمل الخاصة بك.