ربما تكون الندوة هي الحدث الأكثر شيوعًا الذي سينظمه المخططون. ومن المقرر عقد معظم الحلقات الدراسية إما على مدار اليوم أو في يوم كامل. للراغبين في إنشاء قائمة مرجعية للتخطيط لحلقة دراسية ، يقدم ما يلي بنية عالية المستوى للتخطيط لحلقة دراسية وتنفيذها.
وبالنسبة لأولئك الذين يخططون لعقد مؤتمر لعدة أيام أو عدة جلسات ، فكروا في اتباع نهج مماثل. ومع ذلك ، فإن قائمة التحقق من تخطيط الندوة ستكون أطول.
01 - تأكيد الغرض من الحدث
- من هو الجمهور؟
- ما هو موضوع الندوة؟
- أين يجب أن يكون موجودا؟
- لماذا يحضر الناس؟
- ما هي أجندة الندوة؟
02 - راجع دليل مواصفات حدث Apex
أنشأ مجلس صناعة الاتفاقية سلسلة من الأدوات التي ينبغي اعتبارها مصدرًا ممتازًا لأفضل الممارسات التي ستساعد الحدث أو مخطط الاجتماعات على متابعة تفاصيل أحداث التخطيط. باستخدام أدوات التنزيل المجانية ، سيساعد أي مخطط للأحداث في إنشاء قائمة من التفاصيل ذات الصلة. وهذا يشمل ، على سبيل المثال لا الحصر:
- ملف تعريف الحدث (التاريخ ، الأوقات ، الموقع ، جهات الاتصال ، إلخ.)
- منظم الأحداث / معلومات الاتصال الخاصة بالمضيف
- معلومات الاتصال المورد
- الملف الشخصي للحضور
- المساحة اللازمة
- الأغذية والمشروبات
- متطلبات A / V
- وظيفة / غرفة الإعداد
03 - إنشاء ملف تعريف للحدث
بمجرد أن يضع أحد المخططين بعض الأسئلة الأساسية حول الحدث المغطى ، فقد حان الوقت للبحث عن أماكن ممكنة للاجتماع. من المهم العمل بشكل وثيق مع منظم / مضيف الحدث لتحديد نوع المكان وحيث قد تكون الندوة أكثر ملاءمة لكل من المنظم والضيف (يمكن أن تكون قائمة الأفكار لا نهائية):
- فندق محلي
- مرفق المؤتمرات المحلية
- مساحة مطعم خاص
- متحف النادي الخاص / معرض الفن
04 - احتياجات ندوة المخطط التفصيلي واقتراحات مكان Reqeuest.
معظم الأماكن سعيدة لتقديم تقدير لحلقة دراسية محتملة. ستحتاج جهة الاتصال بخدمة الطعام أو المبيعات إلى معلومات BEO التالية:
- التاريخ (التواريخ) المحتملة لهذا الحدث
- عدد الحضور
- نمط إعداد الغرفة (الفصل الدراسي ، شكل u ، إلخ.)
- وقت الحدث (حساب الإعداد / التدمير)
- متطلبات الطعام والشراب
- يحتاج الـ V / (بما في ذلك الشاشات ، والميكروفونات ، وما إلى ذلك)
- إعداد الغرفة
نصيحة: استعن بفريق A / V مخصص لفعاليتك من الفندق.
05 - تأكيد و / أو تطوير جدول الأعمال
من الأهمية بمكان أن يعمل مخطط الحدث بشكل وثيق مع منظم / مضيف الحدث لأن جدول الحدث سيتغير بشكل متكرر من المحادثة الأولية حتى اليوم الفعلي للحدث. يجب أن يكون مخطط الحدث على استعداد لتعديل الخطة والعمل بشكل وثيق مع المكان للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة.
06 - قم بتأكيد اتفاقية BEO
وبمجرد معرفة المخطط بالعدد المستهدف من الحاضرين والمتطلبات اللوجستية للندوة ، يجب عليه / عليها تأمين مكان الحدث والمتطلبات ذات الصلة. يجب أن تسمح معظم الاتفاقيات للمخطط بفرصة تقليل / زيادة متطلبات الأغذية والمشروبات حتى عدد معين من الأيام قبل الحدث. ومع ذلك ، فإن العديد من الاتفاقات ستحدد كم ستسمح لمجموعة ما بتخفيض الكميات ، لذلك يجب تقديرها بشكل جيد.
07 - إنشاء اتصالات الأحداث والمواد
هذا عنصر قد يكون بعض المخططين متورطين فيه ، في حين أن آخرين قد لا يفعلون ذلك. أساسا ، سيكون بعض مخططي الاجتماعات مسؤولين عن كل مما يلي:
- إنشاء دعوات الأحداث
- جدول الطباعة والمواد الأخرى
- تأمين هدايا الحضور / السحوبات
- إنتاج شارات الاسم
- إشارات الحدث الشحن ويعرض
08 - العمل بشكل وثيق مع مضيف الحدث لإنهاء الخدمات اللوجستية
قبل الحدث ، هناك خطوتان مهمتان يكملهما مخطط الاجتماعات قبل الحدث. يتضمن هذا تأكيد ما يلي:
- المتحدثون الحدث
- متطلبات الحدث / الخامس
- عدد الحضور الحدث
- أدوار المضيف ومسؤولياته
- احتياجات مواد الحدث (تحقق عدة مرات)
09 - إعداد الحدث
تأكد من توفير الوقت في جدول BEO لإعداد الحدث ، ويوصى بالوصول قبل ما يقرب من الساعتين.
نصيحة: إذا كان من المقرر عقد الندوة في الصباح ، فاطلب من جهة الاتصال بالمكان أن تسمح لمجموعتك بإعداد الليلة السابقة (ولكن لا تترك أي شيء ذي قيمة في الموقع العام).
يجب أن تكون جميع مواد الحدث والنشرات واللافتات والشاشات والهدايا وجداول التسجيل وشارات الاسم والمزيد جاهزة للحدث.
تحذير: أحيانًا ما يتغير المتحدثون في شرائح في الليلة السابقة ويقدمون عروض تقديمية جديدة تحتاج إلى إضافتها إلى نقطة الطاقة قبل 10 دقائق من الحدث.
10 - تنفيذ الحدث
بعد أن تكون مستعدًا ، حان وقت الندوة. نتوقع ما يلي:
- سيصل بعض الحضور دائمًا في وقت مبكر.
- سوف يصل بعض الحضور دائمًا في وقت متأخر.
- هناك في كثير من الأحيان نوعا من خلل فني.