هذا هو المفتاح لحدث ناجح
ما هو ترتيب حدث الولائم (BEO)؟
يتطلب كل حدث كبير يتم التخطيط له في فندق أو منشأة خاصة للمناسبات عقدًا لأحداث مأدبة أو BEO ، وهو عقد يحدد كل تفاصيل الحدث. إذا كنت من منظمي الأحداث ، فعليك أن تتعرف على BEO كي تتمكن من التأكد من تغطية جميع التفاصيل بشكل صحيح.
وكثيراً ما يتم توضيح الاتفاقية على نموذج يحدد تفاصيل مختارات للأغذية والمشروبات ، وإعدادات صوتية / بصرية ، وإعداد الغرف ، بما في ذلك القطع المركزية للطاولات ، ومتطلبات التوظيف ، وجميع العناصر الأخرى المتعلقة بالحدث الخاص بك. تشمل قائمة BEO قائمة التكاليف المعطلة التي ستحتاج إلى دفعها.
وتتضمن الاتفاقية على الأرجح "كتل" من المعلومات تحت العناوين الفرعية ، مثل معلومات الاتصال ، والجدول الزمني ، وترتيبات الطعام والشراب ، وإعداد الغرفة ، والبصرية السمعية ، والبنود والشروط ، وكتل التوقيع.
قراءة أمر حدث الولائم
في حين أنه من الواضح أنك بحاجة إلى قراءة BEO والموافقة على الشروط الموضحة في الاتفاقية ، تأكد أيضًا من قراءة النسخة المطبوعة.
تأكد من أنك على علم تام بما توافق عليه ، بما في ذلك جميع التكاليف.
تحقق من أن ما يلي موضح في القسم العام من BEO:
- معلومات الاتصال في الموقع ، بما في ذلك رقم الهاتف الخليوي
- استخدام المساحة ليوم الحدث (تحقق مرتين للتأكد من أن المسافات المذكورة هي الأماكن التي قمت بجولة فيها فعليًا)
- قم بإعداد وبدء ووقت انتهاء الحدث
- العدد الإجمالي للضيوف المتوقع
ترتيبات الطعام والشراب
سيتم تخصيص قسم من BEO لترتيبات الطعام والشراب. تريد التأكد من أن ما يلي مفصّل في هذا القسم:
- القائمة بأكملها ، بما في ذلك جميع الدورات
- كل عنصر في البوفيه ، وكيف سيتم تعيين كل محطة ووضعها في الغرفة
- كيف يعتزم المكان تلبية احتياجات الضيوف الذين لديهم مخاوف غذائية خاصة (مثل الوجبات الغذائية الخالية من الغلوتين أو الأطعمة النباتية)
- أوقات الخدمة
- البنود الخاصة المتعلقة بالخدمة ، مثل النبيذ والمياه الفوارة على الطاولات
- انهيار جميع أسعار المواد الغذائية
- قائمة مفصلة من الكحول ، والعلامات التجارية من الكحول والبيرة المتاحة في الشريط
غرفة إعداد
يجب أن يحدد المكتب BEO بشكل خاص الغرفة بأكملها التي تم إعدادها. ويشمل:
- وضع الجداول
- عدد المقاعد لكل طاولة
- وضع محطات الطعام
- موقع الترفيه (والتفاصيل المتعلقة بسكن الفنانين إذا كان ذلك مناسبًا ، بما في ذلك تخزين المعدات ، والحصول على الطعام والشراب ، وتغيير المكان ، وما إلى ذلك)
- موقع شريط / ق
بعض BEOs قد تشمل حتى رسم تخطيطي للغرفة التي أقيمت.
السمعية والبصرية خارج الباعة
سوف تظهر الترتيبات السمعية البصرية في بعض الأحيان على BEO ، ولكن بما أن العديد من الأماكن تتعاقد مع خدمات طرف ثالث ، قد يكون هناك عقد منفصل.
إذا تم تضمينه في BEO ، فتأكد من الانتهاء من جميع التفاصيل قبل توقيع العقد .
الأحكام والشروط
جميع العقود ، بما في ذلك BEOs ، لديها شروط وأحكام يجب عليك الالتزام بها. تأكد من أنك على علم بجميع البنود والشروط قبل توقيع المستند. على سبيل المثال ، ما هي شروط الاتفاقية في حالة الإلغاء؟ كيف سيتم تسوية النزاعات إذا ، على سبيل المثال ، ينزلق الضيف ويسقط؟
من المهم أن تطرح أي أسئلة على مدير المنشأة وتؤكد التفاصيل مع العميل قبل التوقيع. بمجرد التوقيع على BEO هو عقد ملزم.