ما هو ترتيب حدث الولائم (BEO)؟

هذا هو المفتاح لحدث ناجح

تريد المواقع أن تكون على يقين من أن الأحداث الكبيرة تنفجر بدون عوائق ، أو إذا كانت هناك مشكلة ، فإنها تريد أن تتأكد من أنها ليست خطأها. مع وضع ذلك في الاعتبار ، يقومون بإنشاء طلبات أحداث مأدبة وضعت بعناية (BEOs) والتي يجب على منسقي الحدث التوقيع عليها. في حين أنه قد يكون من الصعب رفع دعوى قضائية إذا لم يتم اتباع BEO إلى الرسالة ، فإن هذا هو لجميع المقاصد والأغراض عقد قانوني ؛ بالتأكيد ، يجب قراءتها بعناية قبل التوقيع عليها.

ما هو ترتيب حدث الولائم (BEO)؟

يتطلب كل حدث كبير يتم التخطيط له في فندق أو منشأة خاصة للمناسبات عقدًا لأحداث مأدبة أو BEO ، وهو عقد يحدد كل تفاصيل الحدث. إذا كنت من منظمي الأحداث ، فعليك أن تتعرف على BEO كي تتمكن من التأكد من تغطية جميع التفاصيل بشكل صحيح.

وكثيراً ما يتم توضيح الاتفاقية على نموذج يحدد تفاصيل مختارات للأغذية والمشروبات ، وإعدادات صوتية / بصرية ، وإعداد الغرف ، بما في ذلك القطع المركزية للطاولات ، ومتطلبات التوظيف ، وجميع العناصر الأخرى المتعلقة بالحدث الخاص بك. تشمل قائمة BEO قائمة التكاليف المعطلة التي ستحتاج إلى دفعها.

وتتضمن الاتفاقية على الأرجح "كتل" من المعلومات تحت العناوين الفرعية ، مثل معلومات الاتصال ، والجدول الزمني ، وترتيبات الطعام والشراب ، وإعداد الغرفة ، والبصرية السمعية ، والبنود والشروط ، وكتل التوقيع.

قراءة أمر حدث الولائم

في حين أنه من الواضح أنك بحاجة إلى قراءة BEO والموافقة على الشروط الموضحة في الاتفاقية ، تأكد أيضًا من قراءة النسخة المطبوعة.

تأكد من أنك على علم تام بما توافق عليه ، بما في ذلك جميع التكاليف.

تحقق من أن ما يلي موضح في القسم العام من BEO:

ترتيبات الطعام والشراب

سيتم تخصيص قسم من BEO لترتيبات الطعام والشراب. تريد التأكد من أن ما يلي مفصّل في هذا القسم:

غرفة إعداد

يجب أن يحدد المكتب BEO بشكل خاص الغرفة بأكملها التي تم إعدادها. ويشمل:

بعض BEOs قد تشمل حتى رسم تخطيطي للغرفة التي أقيمت.

السمعية والبصرية خارج الباعة

سوف تظهر الترتيبات السمعية البصرية في بعض الأحيان على BEO ، ولكن بما أن العديد من الأماكن تتعاقد مع خدمات طرف ثالث ، قد يكون هناك عقد منفصل.

إذا تم تضمينه في BEO ، فتأكد من الانتهاء من جميع التفاصيل قبل توقيع العقد .

الأحكام والشروط

جميع العقود ، بما في ذلك BEOs ، لديها شروط وأحكام يجب عليك الالتزام بها. تأكد من أنك على علم بجميع البنود والشروط قبل توقيع المستند. على سبيل المثال ، ما هي شروط الاتفاقية في حالة الإلغاء؟ كيف سيتم تسوية النزاعات إذا ، على سبيل المثال ، ينزلق الضيف ويسقط؟

من المهم أن تطرح أي أسئلة على مدير المنشأة وتؤكد التفاصيل مع العميل قبل التوقيع. بمجرد التوقيع على BEO هو عقد ملزم.