كيفية التخطيط لحفل عطلة موظف مدهش من البداية إلى النهاية

10 نصائح لأحداث الشركة الداخلية الناجحة

إذا تم تكليفك بالتخطيط لحفل عطلة الموظف السنوي لشركتك ، فاتبع بعض الإرشادات الأساسية لتحقيق أقصى استفادة من حدثك الخاص ويمكن أن يساعدك في تقليل التكاليف دون التأثير على جودتها. من خلال تقييم أفضل طريقة لمقاربة وتنفيذ حفل العطلات هذا ، يمكنك إنشاء تجربة لا تعزز فقط معنويات الشركة بل تزيد أيضًا من رضى الموظفين ومستويات الاحتفاظ بها على مستوى الإدارة.

من المهم البدء بالأساسيات - ما هو الموضوع الذي يجب أن يكون لدى الطرف ، أين يجب أن يحدث ، عدد الأشخاص الذين سيأتون ، متى يجب أن يحدث ذلك ، وما هي الأطعمة والمشروبات التي سيتم تقديمها خلال المناسبة - قبل الانتقال إلى التخطيط المتخصص وتنفيذ الحدث في نهاية المطاف.

  • 01 - العناصر الأساسية لحدث شركة العطلات

    إعداد البوفيه لحفل عيد الميلاد للموظف ، فندق ماجيستيك ، برشلونة ، إسبانيا. (ج) 2007 Rob Hard / RH Communications، Inc.

    بالطبع ، مثل أي حدث أو مشروع آخر ، تحتاج إلى إنشاء خطة المشروع التي تحدد تفاصيل الحدث لحفل عطلة الموظف. يجب النظر في الموضوع ، المكان ، الوقت ، التاريخ ، عدد الضيوف ، اختيارات الطعام والشراب ، الديكور ، وجدول الأعمال قبل البدء في تنفيذ الحدث الخاص بك.

    يحتاج كل طرف جيد إلى أن تكون هذه العناصر الأساسية ناجحة ، ولكن لا يجب وضع كل شيء في حجر قبل البدء في التنفيذ عند تلبية احتياجاتك (مثل تأمين مكان ، أو حجز أحد المطاعم ، أو التخطيط لجدول أعمال).

    على الرغم من وجود طرق عديدة للتعامل مع هذه القرارات ، وغالبًا ما تقع القرارات المتعلقة بالأفكار عالية المستوى مثل الموضوع والتوقيت على التنفيذيين للشركة بدلاً من منتج الحدث ، فمن الأفضل العمل مع فريق لتحديد أي التفاصيل مناسبة لل شركة.

  • 02 - اختر الوقت الأكثر فعالية لتنظيم حدثك

    ربما يكون أفضل وقت لعقد حفل عيد الموظف خلال ساعة الغداء. في الواقع ، تظهر بيانات حفلات الأعياد التاريخية من وينستون باتيليا اتجاهًا متزايدًا لهذا القرار ، مما يعكس أن أكثر من خمسي أحداث الشركات تتم خلال ساعة الغداء.

    لسوء الحظ ، قد لا تتاح الفرصة للجميع للمشاركة في هذا الحدث لأنه يجب على شخص ما البقاء مرة أخرى والرد على مكالمات العملاء والاستفسارات. لكن حدث ساعة الغداء يسمح للمنظمة بالتحكم في التكاليف وتقليل الالتزامات على الوقت والتزامات الموظفين الشخصية.

    من الواضح أنه إذا لم تستضيف المنظمة برنامجًا للغداء ، فستستضيف حدثًا مسائيًا ، مما يسمح لمزيد من الموظفين بالحضور ، ولكن غالبًا ما يكون ذلك بتكاليف أعلى ، اعتمادًا على مساء الأسبوع الذي تقام فيه الفعالية.

    فكيف تحصل على أكبر ضجة لباك ؟ في حين قد يظن البعض أن يوم الجمعة هو أفضل يوم لعقد هذا الحدث لأن معظم الموظفين سيكونون في عطلة نهاية الأسبوع ، يوم الجمعة هو اليوم الأكثر شعبية في الأسبوع في المطاعم وأماكن أخرى - وهو أغلى وقت. ستحتاج بعض المؤسسات إلى النظر في مساء يوم الأحد ، لذلك يبدو أن الخيار التالي الأفضل هو ليلة الاثنين.

  • 03 - ضع في اعتبارك استضافة حفلة في غير موسمها

    بدلاً من التقصير في حفلة عيد الميلاد السنوية أو عيد الشكر ، فلماذا لا تستضيف استضافة حدث مخصص على وجه التحديد لارتقاء الموظف ، عندما لا تظهر عطلة أخرى في تقويم الشركة؟

    في أوائل أكتوبر وأواخر يناير أوقات رائعة لعقد حفل تقدير سنوي حيث يمكنك العثور على زيادة توافر خيارات مكان خارج الموقع ، وتوفير المال على نفقات المطاعم ، ويحتمل أن تحصل على صفقات أفضل على حزم الحفلات خلال هذا الحدث في غير موسمها.

    ومن العوائق التي تحول دون إنشاء حفل سنوي تقدير بدلاً من الاحتفال بعطلة سنوية مشتركة أن الموظفين قد لا يتذكرون هذا التقليد كما يفعلون حفلات عيد الميلاد أو رأس السنة الجديدة. ستحتاج إلى التأكد من بناء دعاية حول هذا الحدث إذا لم يكن حفلة عطلة تقليدية.

  • 04 - اختر فريقًا للمساعدة في تنفيذ الحدث

    يعد تحديد حجم الفريق المناسب واختيار أفضل أعضاء الفريق أمرًا ضروريًا لإنجاح حدثك بأقل قدر ممكن من الإزعاج. لكن في النهاية ، ليس حجم اللجنة ، بل جودة العاملين فيها هي التي تحدد مستوى فريق تخطيط الحدث.

    من المرجح أن تجعل مجموعة أصغر من الأفراد التخطيط أكثر ملاءمة وفعالية من حيث التكلفة ، ولكن العديد من المنظمات تضم لجنة كبيرة من الأفراد بحيث يتم تمثيل أصوات أكثر من الموظفين في مراحل التخطيط والتنفيذ. ومع ذلك ، فإن الوقت الذي يقضيه في التخطيط لهذا النوع من الأحداث قد يبعد عن الإنتاجية اليومية للمتورطين ، لذلك قد تفكر في إنشاء فريق أصغر من الأفراد الذين يتمتعون بسلطة اتخاذ القرارات للمجموعة الأكبر.

    حدد هؤلاء الأفراد لقدرتهم على التأثير بشكل إيجابي على الموظفين الآخرين واستخدام المهمة كمكافأة أو حافز لأولئك الذين تم اختيارهم. يجب أن يعمل مخطط الحدث الخاص بالمؤسسة مع قائد متمكن في الموارد البشرية أو التسويق - شخص مخول بالموافقة على الخطة - للمساعدة في دفع هذه القرارات واختيار أفضل أعضاء الفريق.

  • 05 - إنشاء قائمة الطرف عطلة فعالة من حيث التكلفة

    عندما يتعلق الأمر باختيار ما تريد إطعام موظفيك خلال حفلة التقدير الخاصة بك ، يمكن لعدد من الحيل توفير المال مع توفير وجبة ممتازة.

    غالباً ما تكون الوجبات المطبوخة أكثر فعالية من حيث التكلفة من البوفيهات ، ويمكن تقديمها بأناقة أكبر بكثير من وقوف الجميع في الصف وخدمتهم بأنفسهم.

    بالطبع ، تحتاج القائمة الخاصة بك إلى تعزيز موضوع الحدث الخاص بك ، ويجب عليك محاولة اختيار العناصر التي تتضمن ألوان الحدث أو العلامة التجارية الخاصة بك ، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك استئجار البياضات باهظة الثمن ديكور ديكور ومواد أخرى.

    اختيار العناصر المتواضعة أو الفواكه الطازجة للقطع المركزية ، والحد من استهلاك الكحول ، والاستضافة في مكان يحتوي على زخارف قياسية للعطلات وخيارات تسعير المواد الغذائية كلها طرق ممتازة أيضًا لخفض التكاليف مع منح موظفيك تجربة جيدة.

  • 06 - حدد مستويات ومستويات استهلاك الكحول

    منذ عدة سنوات ، تعمل المؤسسات على الحد من حجم المشروبات الكحولية في حدث حفلة العيد لأسباب متنوعة ، بما في ذلك التحكم الاستراتيجي في الميزانية وزيادة التركيز على رسالة الحدث.

    ومع ذلك ، فإن معظم الموظفين لا يرغبون في حضور حدث الشركة الذي لا يتميز ببعض أنواع المشروبات الكحولية. لهذا السبب ، ترغب في تضييق نطاق اختيار الخمر أو حتى إنشاء كوكتيلات مميزة رخيصة لتقليل التكاليف والحفاظ على مستويات التسمم.

    قد تفكر أيضًا في تحديد التحديد إلى النبيذ فقط ، وإغلاق الشريط في وقت مبكر ، وتقديم المشروبات فقط خلال الوجبة للمساعدة في خفض التكاليف بشكل أكبر والحد من كمية الموظفين الذين يشربون أثناء تمثيل الشركة في الحدث الخاص بك.

  • 07 - تذكير موظفي الآداب الصحيحة

    أفضل نصيحة لكل من يحضر حفلة عطلة هو التأكد من أنك تتذكر آداب الوصول والوصول إلى الآخرين ويشعرون بالراحة والاستمتاع بالمساء ، ووضع القواعد الأساسية في مذكرة أو بريد إلكتروني على مستوى الشركة قبل أن يكون الحدث مثاليًا طريقة مقبولة للتأكد من أن ضيوفك الموظفين لديهم أفضل تجربة ممكنة.

    تشمل أخطاء الإتيكيت التي يجب تجنبها في حفلة العطلات تجنب الإفراط في شرب الخمر أو الأكل أو التحدث أو الشكوى أو الوصول مبكراً أو ترك الوقت المتأخر أو ارتداء ملابس غير لائقة أو جلب ضيوف مفرطين - وكل ذلك لا يؤثر فقط على تجارب الآخرين في الحدث ولكن أيضا تكاليف الشركة.

    على الرغم من أن الاحتفال السنوي لحفلة الشركات يهدف إلى التقريب بين الفريقين وتخفيض الموانع الشائعة في مكان العمل ، يجب تذكير ضيوفك بأنهم لا يزالون يمثلون الشركة ، حتى عندما يحضرون حدث ما بعد العمل ، ومن المتوقع بالتالي أن يتصرفوا بطريقة ما مناسبة لمكان العمل.

  • 08 - ضع في اعتبارك إعداد تبادل هدايا

    Getty Caiaimage / Paul Bradbury

    بشكل عام ، تتضمن العديد من المؤسسات في الواقع تبادلًا للهدايا بين الموظفين في حفلات العطلة. ومع ذلك ، إذا كانت المنظمة أكبر ، فربما كان هذا أفضل ما يمكن تركه على مستوى الإدارات وليس في حدث الموظف بأكمله حيث أن التنظيم على هذا النطاق يمكن أن يكون صعبًا - خاصة إذا كنت غير معتاد على إدارات معينة وموظفيها.

    ومع ذلك ، إذا كان هناك تبادل للهدايا ، فربما يكون من الأفضل إذا طلب المضيف أو المنظم سقفًا ماليًا للهدية - ربما 10 دولارات - لتجنب المشكلات المرتبطة بأسعار التسعير.

    بالإضافة إلى ذلك ، فإن إعداد "الفيل الأبيض" أو نوع مماثل من تبادل الهدايا الشامل كليًا حيث تتم دعوة الجميع في الشركة للمشاركة على المستوى الفردي يمكن أن يساعد في منع الكوابيس التنظيمية أو الأحداث التي لا يحصل فيها أحد الضيوف على هدية لأن آخر نسي لجلب واحد.

  • 09 - النظر في ما إذا كان جمع الأموال مناسبًا لحدثك

    تعتبر الأطعمة والألبسة ومحركات الألعاب جزءًا من الثقافة في العديد من المؤسسات ، بينما يشجع البعض محركات التبرعات النقدية ، ولكن هذا لا يعني بالضرورة أن حفلة تقدير الموظفين على مستوى الشركة هي المكان المناسب للحصول على فرصة لجمع التبرعات.

    على الرغم من أنه من المفيد جدًا ربط سبب معين لحفلة العطلات ، فقد يكون من المفيد للمنظمة تشجيع الهدايا غير النقدية والتبرعات العينية التي قد تفيد المؤسسة الخيرية التي يتم دعمها. بهذه الطريقة ، يُسمح للجميع بخيار تقديم هدية بقيمة تناسب ميزانياتهم الشخصية.

  • 10 - تقييم رعاية المورد لفعاليتك

    قد يعتقد بعض الناس أن الحصول على رعاة بائعين هو وسيلة رائعة للتعويض عن تكاليف حفلاتهم السنوية في الإجازات ؛ ومع ذلك ، قد يرغب مخططو الأحداث وعملائهم في التركيز على الهدف لحفل عطلاتهم في تقدير الموظفين بدلاً من الاستعانة بمصادر خارجية لتكاليف الباعة الراعيين.

    يشعر الموظفون غالبًا بأن تكلفة هذه الأحداث الخاصة يجب أن يتم تغطيتها من ميزانية تشغيل صاحب العمل. إذا لم يكن باستطاعة المؤسسة استضافة حدث تقدير لموظفيها أو إذا لم يكن ذلك جزءًا من خطة العمل لأي سبب من الأسباب ، فيجب على صاحب العمل ألا يسعى للحصول على إيرادات خارجية لتغطية التكلفة من خلال الرعاية.