إذا كان لنشاطك التجاري خطة خاضعة للمساءلة ، فإن سداد بعض نفقات العمل لا يخضع للضريبة على الموظف. إذا كانت خطة سداد الأعمال الخاصة بك لا تتوافق مع متطلبات مصلحة الضرائب الأمريكية لخطة قابلة للمحاسبة ، فإن هذه المبالغ المستحقة تخضع للضريبة على الموظف ، ويجب عدم دفع ضرائب الدخل الفيدرالية وضرائب الرواتب على هذه المدفوعات.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك بصفتك صاحب العمل الإبلاغ عن هذه المدفوعات على نموذج الموظف W -2 .
قد تشمل الخطط القابلة للمسائلة السداد لعدد من نفقات الموظفين المختلفة ، بما في ذلك:
- نفقات سفر الموظفين ، بما في ذلك وجبات الطعام والترفيه ،
- شراء الأدوات والمعدات ، و
- نفقات مكتب الموظف المنزلي.
كما يجب أن تتضمن الخطة الخاضعة للمساءلة إجراءات تتطلب من الموظفين إعادة المبالغ الزائدة (المبالغ الزائدة عن المبالغ المسموح بها) إلى صاحب العمل. إذا قام صاحب العمل بإعداد خطة خاضعة للمساءلة وحفظها ، فلا يتعين معاملة مصاريف سفر الموظفين كإيرادات خاضعة للضريبة.
متطلبات الخطة المسموح بها
لكي يتم اعتبار "خطة خاضعة للمساءلة" من قِبل مصلحة الضرائب الأمريكية ، يجب أن تتضمن ترتيباتك جميع ما يلي:
- يجب أن يكون للمصاريف اتصال عمل ؛ أي أنه يجب دفعها أو تكبدها أثناء أداء الخدمات كموظف.
- يجب أن يكون الموظف مسؤولا بشكل كاف لصاحب العمل عن هذه النفقات في غضون فترة زمنية معقولة. يجب أن تطلب من الموظفين تزويدك بمعلومات مفصلة عن هذه النفقات ، بما في ذلك التاريخ والوقت والمكان والمبلغ والغرض التجاري للنفقات.
- يجب أن تطلب من الموظف إعادة المبالغ الزائدة في غضون فترة زمنية معقولة ومحددة ، حسب الظروف
إذا لم يتم استيفاء جميع هذه المتطلبات الثلاثة ، يتم تحديد الخطة من قِبل مصلحة الضرائب الأمريكية بحيث لا تكون قابلة للمساءلة ، وأي نفقات يتم تسديدها للموظف من قبل نشاطك التجاري تخضع للضريبة على الموظف.
التعويضات الزائدة
التعويض الزائد هو السداد أكبر من المبالغ المسموح بها. إذا لم يقم الموظف بإعادة المبالغ الزائدة في غضون فترة زمنية معقولة ، فإن هذه المبالغ الزائدة تخضع للضريبة على الموظف. إن الظرف الأكثر شيوعًا هو الحالة التي تقدم فيها للموظف دفعة قبل مغادرته للرحلة ، ونفقاتها خلال الرحلة أقل من المبلغ المتقدم.
يتم تحديد فترة زمنية معقولة لاسترداد المبالغ الزائدة من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية ، على سبيل المثال:
- سلفة يتم تلقيها في غضون 30 يومًا من وقت الدفع
- يقدم الموظف حسابا كافيا للنفقات في غضون 60 يوما بعد دفعها أو تكبدها.
- ويعيد الموظف أي تعويضات زائدة في غضون 120 يومًا بعد دفعها أو تكبدها.
- يتم إعطاء الموظف بيانًا (على الأقل كل ثلاثة أشهر) يطلب إعادة أو محاسبة مناسبة للسلف المستحقة ، ويستوفي الموظف في غضون 120 يومًا بعد استلام البيان.
تقديم خطة محاسبية إلى مصلحة الضرائب الأمريكية
لا ، لا يلزمك تقديم خطة مكتوبة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. ولكن يجب أن تكون قادرًا على إثبات أنك حددت متطلباتك لسداد مصاريف الموظفين. ستحتاج إلى شيء مكتوب لإظهار مصلحة الضرائب بأنك تفهم ما هي الخطة الخاضعة للمساءلة وأنك تدير أعمالك وفقًا للمتطلبات.
أولاً ، يجب عليك وضع هذه المتطلبات كتابيًا ، كجزء من دليل السياسات والإجراءات الخاصة بالموظفين .
ثانيا ، يجب عليك توثيق جميع المعاملات مع الموظفين لتسديد النفقات ، مع الاحتفاظ بالسجلات لتوضيح أن جميع متطلبات الخطة الخاضعة للمساءلة قد تم اتباعها.
خطة مسؤولة تؤثر على والضرائب التجارية
ما إذا كانت هذه النفقات تتم في إطار خطة خاضعة للمساءلة لا تؤثر بشكل مباشر على قدرتك على خصم هذه النفقات على إقرارك الضريبي لعملك. ولكن لا يزال يتعين عليك تقديم وثائق كافية لإثبات أن هذه النفقات تتعلق بالأعمال التجارية.
بالنسبة لسداد تكاليف السفر ، على سبيل المثال ، يمكنك خصم النفقات على السطر المناسب في الإقرار الضريبي لنشاطك التجاري. على سبيل المثال ، بالنسبة للوجبات ونفقات الترفيه ، استخدم الخط 24b من الجدول C (للمالكين الفرديين أو لشركة ذات مسئولية محدودة).