كيفية اختيار طريقة المحاسبة الصحيحة.
إن اختيار الطريقة المحاسبية المناسبة لنشاطك التجاري هو قرار هام سيؤدي في النهاية إلى توجيه كل شيء بدءًا من التقارير المالية إلى الإيداعات الضريبية.
في المراحل المبكرة من الأعمال التجارية الصغيرة ، غالباً ما تكون المحاسبة على أساس النقدية هي طريقة "go-to" للاحتفاظ بالكتب ، في حين أن الأعمال الأكثر تعقيداً أو الأكبر التي يبلغ دخلها السنوي 1 مليون دولار أو أكثر تستخدم أساس الاستحقاق.
ومع ذلك ، يمكن أن تختلف أسباب اختيار معين بناءً على حجم العمل واحتياجاته.
يتطلب اختيار الطريقة الصحيحة لنشاطك التجاري بعض الاعتبارات ، خاصةً لأن مصلحة الضرائب تتوقع أن تختار طريقة واحدة وتلتزم بها.
ما هو أساس المحاسبة النقدية؟
طريقة المحاسبة على أساس النقد هو النظام الذي يستخدمه معظم الناس لأموالهم الشخصية ، مثل تتبع الرصيد في حسابات التدقيق الخاصة بهم. المحاسبة النقدية أساس السجلات الإيرادات والنفقات في وقت حدوث المعاملة.
مع حساب التحقق الشخصي ، يتم إضافة الودائع (الإيرادات) إلى الرصيد عند استلام الأموال ، بينما يتم خصم الشيكات (النفقات) عند كتابتها. المحاسبة النقدية أساس للأعمال التجارية بطريقة مماثلة.
يتم تسجيل المبيعات عند استلام الدفعة وتسجل المصروفات عند دفعها ، كل ذلك دون اعتبار لتوقيت تقديم الخدمات أو تحمل النفقات. بعبارة أبسط ، تستند المحاسبة على أساس النقد إلى متى يتغير المال.
ما هو أساس أساس الاستحقاق؟
تهدف المحاسبة على أساس الاستحقاق إلى مطابقة الإيرادات والمصاريف مع تكبدها أو تسليمها ، بغض النظر عن تاريخ إصدار أو استلام المدفوعات.
وهذا أمر مختلف بشكل ملحوظ لأنه يهدف إلى ربط النفقات والإيرادات للمساعدة في إعطاء قدر أكبر من الربحية وصحة الأعمال.
بعض الأمثلة على ذلك تشمل:
- يضع عميلك طلبًا بمبلغ 1000 دولار أمريكي وتتمكن من شحن المنتج ، مما يتيح له 30 يومًا سداد قيمة الطلب. يجب عليك تسجيل المبيعات في الفترة الحالية ، مع إدخال المقاصة إلى قسم الحسابات المدينة في الميزانية العمومية. عندما تتلقى الدفعة من العميل ، لن تحتاج إلى تسجيل المبيعات ؛ بدلاً من ذلك ، ستكون الإدخالات النقدية والحسابات المستحقة القبض.
- تتلقى فاتورة خدمات في 30 يونيو للمرافق العامة لشهر يونيو ، لكنك لا تخطط لدفعها حتى 10 يوليو. قبل أن تغلق كتبك في شهر يونيو ، سوف تتراكم المسؤولية عن طريق نشر إدخال إلى مصاريف المرافق المدين وحسابات الائتمان المستحقة الدفع. في شهر يوليو ، سوف تقوم بتمييز الفاتورة في الحسابات المستحقة الدفع.
- يمكنك تجديد ترخيص برنامج سنوي بمبلغ 1،200 دولار في شهر يناير. ومع ذلك ، بدلاً من تسجيل نفقة بمبلغ 1،200 دولار في شهر يناير ، يتم تحميل المصاريف على مدار العام بأكمله بـ 100 دولار في الشهر.
إيجابيات وسلبيات كل طريقة
طريقة المحاسبة النقدية هي أبسط الطرق والأسلوب الأكثر شيوعًا لدى غالبية الناس ، خاصة أصحاب الشركات الصغيرة. كما أنه يمنحك أفضل عرض لمقدار النقد المتاح بالفعل لتشغيل عملك.
ومع ذلك ، يمكن أن تقدم صورة متحيزة لربحك وخسارك حيث يتم التعرف على النفقات والإيرادات في فترات مختلفة.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك أنفقت 2000 دولار في 25 حزيران لشراء منتجات لملء طلب العميل. يلتقط العميل طلبك في الأول من تموز (يوليو) ويدفع لك 3000 دولار. في حالة عدم وجود أي معاملات أخرى لأي من الشركتين ، من المحتمل أن يظهر بيان الدخل خسارة قدرها 2000 دولار في يونيو وربح 3000 دولار في يوليو.
تقوم طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق بعمل أفضل في مطابقة الدخل والمصروفات مع الفترة المناسبة. يمنحك هذا تقييمًا أكثر وضوحًا لأرباحك أو خسائرك الحقيقية. ومع ذلك ، فإن طريقة الاستحقاق تميل إلى حجب وجهة نظرك عن مقدار النقد التشغيلي المتاح لديك بالفعل ، لذلك قد تحتاج إلى مراجعة بيان التدفق النقدي الخاص بك غالبًا للحصول على صورة أفضل.
كما أن طريقة الاستحقاق أكثر تعقيدًا واستهلاكًا للوقت لتنفيذها ، والتي تتطلب أحيانًا دعم محترفي المحاسبة لتنفيذها وتحليلها.
هل يمكنني اختيار الطريقة اما؟
بشكل عام ، يمكنك اختيار استخدام طريقة المحاسبة أو طريقة الاستحقاق ، ولكن يجب مراعاة قواعد مصلحة الضرائب الأمريكية لمن يجب أن يستخدم طريقة الاستحقاق:
- الشركات التي تعمل كمؤسسة (C) بإجمالي إيصالات يصل متوسطها إلى أكثر من 5 ملايين دولار سنوياً في السنوات الثلاث الأخيرة.
- لا يمكنك تلبية تعريف مصلحة الضرائب الأمريكية لمأوى الضرائب .
- إذا احتفظت بقائمة جرد ، فيجب عليك استخدام طريقة الاستحقاق لتسجيل مشترياتك ومبيعاتك ، ولكن يمكنك استخدام طريقة مختلطة تسمح لك بتسجيل النفقات والإيرادات الأخرى ، مثل الإيجار أو إيرادات الفوائد ، على أساس نقدي.
أفضل طريقة لعملك
يعتمد اختيارك لطريقة المحاسبة على عدد من العوامل ، مثل حجم عملك ومستوى راحتك مع الإجراءات المحاسبية وطبيعة عملك. إذا كنت تعمل في شركة ذات شخص واحد ، فإن احتياجاتك لن تكون هي نفسها بالنسبة إلى 100 شخص.
ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه إذا احتفظت بقائمة جرد ، فستحتاج إلى استخدام طريقة الاستحقاق لتسجيل جزء من الإدخالات الخاصة بك ، وعندما يتجاوز نشاطك التجاري حد إجمالي التحويلات ، من المحتمل أن تضطرك مصلحة الضرائب إلى تحويل الحساب بالكامل إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق. . قد تجد أنه من الأسهل الغوص في طريقة الاستحقاق منذ البداية بدلاً من استخدام طريقة "مختلطة" أو مواجهة التغييرات الجذرية في المستقبل.