غالباً ما يتعامل أصحاب الأعمال مع مسك الدفاتر الخاصة بهم لأسباب عديدة تشمل الخوف من تفويض المعلومات المالية الحساسة ، والرغبة في التحكم الكامل والحفاظ على تكاليف الموظفين. هذه الأسباب ، رغم أنها بالتأكيد صالحة للشركات الناشئة والعمليات الأصغر ، فإنها تصبح غير عملية بشكل متزايد مع نمو أعمالك. يقوم بعض المالكين بتفويض المهام المحاسبية لأفراد العائلة أو الموظفين الموثوقين ، لكن أصحاب المشاريع الأكثر نجاحاً وذكاءً يتعلمون بسرعة أن المحاسبة والمال هي شريان الحياة بالنسبة للأعمال وتستحق الإدارة المهنية من المتخصصين الماليين المهرة.
المناصب الثلاثة الرئيسية للمدير المالي في معظم الشركات هي محاسب أو محاسب ، المراقب المالي والرئيس المالي أو المدير المالي.
بصفتك مالكًا تجاريًا ، قد تتعامل مع واجبات هذه المناصب بنفسك أو تفوضها إلى موظف أو شريك موثوق به ، ولكن مع نضوج العمل ، يكتشف معظم المالكين أن توظيف المهنيين يولد فوائد قوية من حيث التكلفة مع تحرير المالكين للتركيز على الأساسيات. مشاكل عمل. تتضمن نتائج توظيف خبراء المحاسبة - على سبيل المثال لا الحصر - مزايا الأعمال التالية:
- العثور على وفورات في التكاليف في عملية التصنيع ، وعلاقات الموردين ، وعمليات المكاتب وإدارة الموظفين
- توفير المال على الضرائب
- إدارة حجم متزايد من الأوراق الداخلية والتقارير الخارجية
- تصميم شبكة أمان مالي من خلال تخفيف المخاطر من خلال التغطية التأمينية وإدارة المخزون والتنوع وتقييم المخاطر المالية
- تخطيط التوسعات
- التعامل مع الرواتب
- تبسيط العمليات وتعظيم الأرباح
- تجنب الغرامات والغرامات وانخفاض التصنيفات الائتمانية ورسوم الفائدة التي تنتج عن عدم وجود مواعيد نهائية ، وحساب الرواتب بشكل غير دقيق ، والنسيان دفع الفواتير وفقدان فرص العمل الحساسة للوقت
في الواقع ، فإن معظم الشركات توفير المال عن طريق توظيف الموظفين الماليين المحترفين لإدارة عملياتهم التجارية اليومية.
ومع ذلك ، اعتمادًا على حجم نشاطك التجاري وصناعتك وعوامل أخرى ، قد تحتاج فقط إلى محاسب غير متفرغ أو تحتاج إلى فريق مالي كامل يتضمن مراقبًا ومديرًا ماليًا. إن تحديد الموظفين الماليين الذين يحتاجهم عملك بالفعل هو قرار معقد يعتمد على العديد من العوامل. من المؤكد أن احتياجاتك ستتغير بمرور الوقت ، وإذا نمت أعمالك بنجاح ، فقد تتنقل بين جميع هذه المواقف. توضح الأقسام التالية بالتفصيل ما يقوم به كل محترف وتشرح متى قد يحتاج عملك إلى واحد أو أكثر من هؤلاء المتخصصين الماليين:
وظائف كاتب الحسابات الأساسية
يعمل معظم أصحاب الحسابات بشكل تفاعلي لتسجيل ما تم فعله مالياً في الشركة مع تأثير ضئيل أو معدوم على إستراتيجية العمل. يعمل أصحاب الحسابات على أساس المعاملات ونادرًا ما يتخذون قرارات بشأن المعاملات التجارية المستقبلية. قد يشرح كاتب الحسابات الموهوب خياراتك ، ويحافظ على السجلات والتقارير حديثة ، ويحدد التناقضات في الكتب ويوصي بأفكار توفير التكلفة ، ولكن وظائفهم الأساسية هي تأريخ الأعمال ومعاملاتها المالية وتجميع التقارير من هذه المعلومات. تتضمن بعض المهام اليومية المعتادة لمالك حسابات الشركة ما يلي:
- تسجيل المبيعات والنفقات والحسابات الدائنة والحسابات المستحقة القبض
- رصد تكاليف اللوازم ونفقات المكتب والإيجار والمرافق وغيرها من التكاليف الثابتة والمتغيرة
- إدارة كشوف المرتبات ، وحجز الضريبة ، وحسابات ضريبة المبيعات ، وزين الأجور ، واستقطاعات التأمين
- التأكد من اكتمال النماذج والأوراق الأساسية وتخزينها بشكل آمن
- إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية والفصلية والسنوية للإدارة والوكالات الحكومية والمساهمين والموظفين وأصحاب المصلحة
- دفع الفواتير في الوقت المحدد
- البحث عن موردين بديلين وإجراء مقارنات حول التكلفة
- تحديد مجالات المشاكل مثل النفايات وسوء الإدارة والاحتيال والسرقة
- تتبع المواد واللوازم والمخزون والموارد البشرية
- إعداد الضرائب والودائع الضريبية اليومية والشهرية أو الفصلية للمدينة والولاية والمصلحة الضرائب ووكالات البطالة وشركات التأمين
- إدارة الأعمال التجارية والتأمين على الموظفين والخطط الصحية
- حماية سجلات الشركة
- الحصول على تقديرات وإيجاد ودفع الخدمة وإصلاح الناس
- التحقق من قضايا الامتثال
- التعامل مع قضايا ائتمان العملاء داخليًا وائتمانات الأعمال مع الموردين الخارجيين والمقرضين خارجياً
معرفة متى لتأجير كتاب
معظم أصحاب الأعمال - خاصة أولئك الذين يتمتعون بروح المبادرة - يزدهرون في تشغيل كل جانب من جوانب أعمالهم ، وقد أصبحت المحاسبة أسهل مع كل البرامج البسيطة المتاحة. من الممكن تمامًا لأصحاب الأعمال الاحتفاظ بالكتب ، ولكنها ليست بالضرورة فكرة جيدة مع نمو الأعمال. عندما تبدأ الأعمال الورقية بتهديد إدارة وقتك أو رضائك الوظيفي أو كفاءتك ، فقد حان الوقت للتفكير في الاستعانة بمالك كتاب. قد لا تحتاج إلى توظيف عامل بدوام كامل ويمكنه أيضًا الاستعانة بمصادر خارجية أو جزء من العمل المحاسبي مثل الرواتب. إن تعيين صاحب كتاب أمر منطقي إذا كان أي مما يلي ينطبق عليك وعلى نشاطك التجاري:
- أنت لا تفهم حقا المحاسبة ولكن تثق بالبرنامج لتخبرك بكل ما تحتاج إلى معرفته.
- لست معتادًا على قانون الضرائب واستراتيجيات تجنب الضرائب.
- عملك تجربة النمو السريع في وقت قصير.
- يريد المستثمرون أو المقرضون أو المساهمون التقارير المعدة مهنيا.
- أنت تقضي وقتًا أطول في إنجاز الكتب بدلاً من إنفاق مبيعات أو أعمال جديدة.
- كنت تخطط للتوسع في منطقة أو صناعة أو خط منتجات مختلف.
- تريد شراء أو بيع أو تداول الأصول.
- لقد تم إبلاغك بأنه سيتم تدقيق كتبك.
لا يشترط أن تكون الاستعانة بمؤجر كتب عملية مؤلمة لأنه يمكنك البدء في الاستعانة بمصادر خارجية للعمل في شركة محاسبة مهنية. هذه إستراتيجية فعالة بشكل خاص إذا لم تكن على دراية بالمحاسبة أو تعيين محاسب أو فحص محاسبين أو مقدمي طلبات للحصول على وظائف مالية.
عندما تنظر في التعاقد مع المراقب المالي
المتحكمون ، الذين يطلق عليهم أحيانًا اسم المراقب المالي ، ويشرفون على أصحاب الحسابات ، ومديري الضرائب ، ومديري الائتمان وغيرهم من موظفي المحاسبة أثناء تقديم التقارير إلى المدير المالي أو المدير التنفيذي أو صاحب العمل مباشرة. في الشركات الأصغر ، قد تكون وحدة التحكم هي المحاسب العام المعتمد الوحيد في الشركة أو تشرف على فريق من المحاسبين. العديد من هؤلاء المهنيين يديرون واجباتهم بمساعدة من كاتب ، أو محاسب ، أو مساعد إداري.
وحدة التحكم هي مسؤولة الحسابات الرئيسية للشركة وتتحمل مسؤولية إعداد البيانات المالية وخطط الأعمال والميزانيات والضرائب وشهادات الامتثال والمشاريع الخاصة مثل التخطيط لاستراتيجيات الأعمال قصيرة وطويلة الأجل وعمليات الاستحواذ التجارية ومبيعات الأصول وعمليات دمج الشركات تأمين التمويل أو المستثمرين. يعتبر مديرًا ماليًا من المستوى المتوسط ، وعادةً ما يضطلع المراقبون بالمهام التالية:
- إدارة الموظفين الماليين.
- توقيع الشيكات وتحمل المسؤولية الائتمانية لعمليات الشركة.
- التوقيع على التقارير والوثائق ذات الصلة ماليًا.
- وضع سياسات وإجراءات مالية للشركة.
- إنشاء تقارير للمراجعة الداخلية.
- التعامل مع سياسات التأمين وإدارة المخاطر.
- حماية أصول الشركة.
- إعداد ومراقبة وتحديث الميزانيات.
- الاستعدادات سبيرهيد للعروض العامة.
- تقديم المشورة للمالكين والمديرين التنفيذيين في الأسواق المالية والاتجاهات وأفضل الممارسات.
- تطوير استراتيجيات ضريبية استباقية.
- اختيار وإدارة برامج المحاسبة.
- متابعة مجموعات.
- التعامل مع قضايا الموارد البشرية مثل الحفاظ على سجلات الموظفين.
- تثقيف الموظفين حول فوائد الموظف ومسؤوليات العمل.
علامات تشير إلى عملك تحتاج إلى وحدة تحكم
كلما كبر نشاطك التجاري ، زادت الحاجة إلى أكثر من مجرد محاسب. إذا كان لديك حملة أسهم ، أو مجلس إدارة يتكون من أشخاص ليسوا أصدقاء ، أو شركاء مقربين أو أفراد عائلة عينتهم ، فإن توظيف وحدة تحكم هو ممارسة عمل سليمة تحمي شركتك وأصولك. بشكل عام ، تركز وحدة التحكم على المحاسبة بينما يركز CFO على التمويل الإستراتيجي.
ومع توسع أصحاب المصلحة في الشركة ، توفر وحدة التحكم تقارير الإدارة التكتيكية وإشراف الموظفين على قضايا المحاسبة في حين يتولى المدير المالي مهمة التخطيط المالي ويتحمل مسؤولية فريق المحاسبة والمحاسبة. لا تستطيع معظم الشركات الصغيرة توفير وحدة تحكم بدوام كامل ، ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، لا يمكنك العمل بدون وحدة تحكم حتى وإن كان يعمل على أساس جزئي أو استشاري.
متى يتم تعيين مسؤول مالي رئيسي
يعمل المديرون الماليون خارج الحدود الصارمة من خلال المشاركة في جميع القرارات التجارية والدعوة إلى أفضل مصالح مالية للمنظمة. وكما يعرف أي رائد أعمال أو صاحب عمل محنك ، فإن التقييمات المالية الصارمة ليست سوى أحد أهداف الشركة الناجحة. يمكن للمبادرات التي تحقق أرباحًا قوية أن تضعف الشركة بسهولة مع العملاء الذين لا يحبون دفع أسعار مرتفعة للمنتجات الأقل جودة أو العملاء المخلصين الذين يضعون قيمة أكبر على أهداف الشركة أو مبادئها أو الالتزام البيئي أو أساليب التشغيل.
لا يقوم أفضل المسؤولين الماليين فقط بتقييم تكاليف ممارسة الأعمال التجارية ولكن أيضًا المخاطر والمخاطر التي قد تولدها أي مؤسسة. يعمل كبار المسؤولين الماليين ، بصفتهم موظفين رفيعي المستوى في الشركات ، مع الملاك ، ومجالس الإدارة ، والإدارة العليا وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين ، ويقومون بأدوار مهمة في البحث والتطوير ، ومراقبة الشركة ، والامتثال التنظيمي ، والعمليات اليومية. تشمل مهام CFO الأخرى:
- توجيه شركة من خلال عمليات الدمج والاستحواذ والعروض العامة والتغييرات في هيكل الأعمال والعمليات
- إدارة توسعات الأعمال الرئيسية للأسواق الجديدة
- الدعوة للممارسات المالية السليمة في اتخاذ القرارات المعقدة
- إدارة الأصول والعلاقات المالية مع العديد من أصحاب المصلحة
- تبسيط العمليات
- تقييم وإدارة المخاطر المالية
- تخطيط الأهداف المالية قصيرة وطويلة الأجل
- تفسير بيانات السوق من المؤشرات المالية المتعددة واتجاهات الأعمال
- فهم أسباب أداء أسواق الأعمال بالطريقة التي تعمل بها
- تحديد كيفية استثمار أصول الشركة
- التنبؤ باتجاهات السوق وكيف يمكن للشركة الاستفادة منها
يعتمد كل جزء من الشركة بشكل كبير على واجباتها المالية المشتركة: الإشراف على الرقابة ، وإدارة الخزانة والتخطيط والتنبؤ في الأمور المالية الهامة.
تدريجيا مزيد من الطلب على الإدارة المالية الاحتياجات
الشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم لديها احتياجات متطورة لمسك الدفاتر والمحاسبة مع نمو عملياتها. عادة ما يتعامل الملاك أو أعضاء الفريق المعينون بالمحاسبة مع الشركات الصغيرة وبدء الأعمال بمساعدة برنامج محاسبة. ولكن في نهاية المطاف ، تحدد معظم الشركات أن توظيف أصحاب الحسابات المحترفين - إما كلياً أو جزئياً أو داخلياً أو خارجياً - يحرر الموظفين من مهام واجبات العمل الأساسية ويشجع على المزيد من الدقة والالتزام الأفضل وتعزيز الرقابة. يضمن صاحب الحساب الصحيح تقديم التقارير في الوقت المحدد ويساعد الشركات على تحديد استراتيجيات التوفير في التكاليف ، والغش ، والسرقة ، والنفايات.
مع نمو أعمالك وتضاعف الطلب على وقتك ، قد تجد أنك بحاجة إلى فريق مالي يشرف عليه مراقب أو مدير مالي لإدارة أموال الشركة المتطورة بشكل متزايد. وتشمل الخيارات الخاصة بك توظيف موظفين بدوام كامل ، في المنزل أو الاستعانة بمصادر خارجية المحاسبة والواجبات المالية لخدمة المحاسبة المهنية محنك. يعتبر كلا الخيارين أساليب مساوية بشكل متساوٍ لتعزيز القوة المالية لشركتك ، ولكن العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة تتمتع بفوائد توظيف المستشارين عند الحاجة لتجنب التكاليف المرتفعة لتوظيف المتخصصين المتفرغين.