التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
رقم تعريفك الشخصي هو رقم فريد يتم تعيينه خصيصًا لنشاطك التجاري لأغراض خدمة IRS. يحدد هذا الرقم نشاطك التجاري عند الإبلاغ عن معلومات حول موظفيك إلى وكالات حكومية اتحادية وحكومية. تتضمن أمثلة هذه المعلومات إجمالي الدخل والضرائب المدفوعة نيابة عنهم. قد تسمع رقم تعريف صاحب العمل المشار إليه على أنه نموذج SS-4 أو معرف ضريبي - وهذه هي نفس رقم تعريف صاحب العمل.
تقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل الخاص بك من خلال مصلحة الضرائب الأمريكية مباشرة. الطريقة الأكثر ملاءمة لإتمام هذه المعاملة هي من خلال تطبيق عبر الإنترنت. ومع ذلك ، يتم قبول الطلبات أيضًا عن طريق الفاكس والبريد.
تحقق الدولة واللوائح المحلية لمتطلبات EIN إضافية
على الرغم من أن العديد من الولايات والمحليات تقبل رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي الخاص بك ، إلا أن بعضها يتطلب أرقامًا منفصلة لأغراض الضريبة. ومن الأمثلة على ذلك نيويورك ، ماساتشوستس ، وساوث كارولينا. يمكنك تحديد مدينتك و / أو لوائح الدولة الخاصة بك عن طريق زيارة الموقع الإلكتروني للأعمال التجارية الصغيرة في الولاية المناسبة.
فهم الفرق بين المقاول المستقل والموظف
سواء كنت توظف متعاقدين مستقلين أو موظفين يؤثر بشكل كبير على كيفية دفع الدخل ، والرعاية الطبية ، والضمان الاجتماعي ، وضرائب البطالة ، لذلك من الضروري فهم التمييز بين الاثنين.
يتلخص الاختبار الأساسي في الأسئلة الثلاثة التالية:
- هل يتحكم صاحب العمل في وقت ومكان ومكان العمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، ربما يكون العامل موظفًا.
- هل يتحكم صاحب العمل في الجوانب المالية للعمل؟ على سبيل المثال ، هل يتم سداد المصروفات؟ هل يوفر صاحب العمل أدوات متعلقة بالعمل ، مثل أجهزة الكمبيوتر؟ إذا كان الأمر كذلك ، ربما يكون العامل موظفًا.
- هل العلاقة مستمرة ، أم أن العامل يعمل في مشروع محدد دون توقع استمرار التوظيف؟ هل يقدم صاحب العمل فوائد ، مثل التأمين الصحي والوقت المدفوع ، للعامل؟ إذا كانت العلاقة مستمرة و / أو إذا تم تقديم المزايا ، فمن المحتمل أن يكون العامل موظفًا.
الحصول على نماذج الموظفين المطلوبة
بمجرد أن يتم إعداد مستنداتك الخاصة ، فأنت على استعداد لتوظيف موظفيك. تأكد من جمع المعلومات الضريبية وكشوف المرتبات في غضون الأيام القليلة الأولى من العمل لضمان حصولهم على أول راتب لهم في الوقت المناسب. قد ترغب في تشجيع استخدام الموظف للإيداع المباشر لتسديد الدفعات بشكل أسرع.
يجب على كل موظف إكمال نموذج الاستقطاع الفيدرالي لضريبة الدخل W-4 ، والذي يسمح لك بحساب الضريبة الصحيحة. يجب على الموظفين أيضًا إكمال نموذج I-9 للتحقق من أنه مسموح لهم قانونًا بالعمل في الولايات المتحدة.
اختر فترة الدفع الخاصة بك
كلما قلت فترات الدفع لديك ، أصبح من الأسهل إكمال كشوف المرتبات. ومع ذلك ، تطلب بعض الولايات دفع رواتب للموظفين وفقًا لجدول زمني معين ، على سبيل المثال ، أسبوعيًا أو أسبوعيًا. إذا كنت ترغب في الحصول على رواتب أقل من مرة واحدة في الأسبوع ، اتصل بوزارة العمل التابعة لولايتك لتحديد ما إذا كانت فترة الدفع المقترحة تتوافق مع لوائح الدولة.
إنشاء العمليات المتعلقة الرواتب
قبل أن تتمكن من إصدار شيكات مالية دقيقة ، ستحتاج إلى طريقة لتتبع ساعات عمل الموظف. هناك العديد من الأدوات المتاحة لهذا الغرض ، بدءًا من أوراق تسجيل الدخول الأساسية إلى الأنظمة الأساسية التي تتتبع نشاط الموظفين على الهواتف أو أجهزة الكمبيوتر. من المهم أيضًا إعداد سياسات للإجازات المدفوعة إذا كنت تخطط لتقديمها ، وأجر العمل الإضافي وأي مزايا أخرى.
على الجانب الآخر ، يجب أن تتوفر لديك عملية لضمان دفع الخصومات المتعلقة بالمزايا والضرائب وما شابهها إلى الموردين والوكالات المناسبة نيابة عن موظفيك.
اختر منصة الرواتب
إذا كنت تخطط للتعامل مع كشوف المرتبات داخل الشركة ، فتأكد من أنك أو صاحب الحساب مرتاح للفروق الدقيقة في هذه المهمة. هناك العديد من منصات الرواتب عالية الجودة المتاحة لتسهيل الأمور. ومع ذلك ، فإن معظم الشركات الصغيرة تفضل خدمات التحكم في الاستعانة بمصادر خارجية ، لأن هؤلاء المهنيين لديهم المعرفة والخبرة اللازمة لإنتاج الرواتب بدقة وفي الوقت المناسب.
إنتاج الرواتب الخاصة بك
بمجرد أن تقوم أنت أو وحدة التحكم الخاصة بك بإدخال المعلومات الشخصية للموظفين في نظام الرواتب الخاص بك ، فأنت على استعداد لإنتاج أول جدول الرواتب الخاص بك. باستخدام أدوات ضبط الوقت المتوفرة لديك للعاملين (غير المعفيين) كل ساعة ، أدخل أو أبلغ عن عدد الساعات لكل عامل. لا يتعين على العمال المعفيين (المستفيدين) الإبلاغ عن ساعات عملهم. يدفع لهم نفس المبلغ كل أسبوع.
ملاحظة: إذا كنت تقوم بعمل تكاليف في حسابك ، فستظل بحاجة إلى موظفين يتقاضون أجراً لتتبع ساعات عملهم. لن يؤثر ذلك في رواتبهم الأسبوعية ولكنك ستريد أن تكون قادراً على تخصيص وقت للوظائف بدقة لفهم التكاليف. فكر في استخدام برنامج تتبع الوقت الذي يتزامن مع برنامج محاسبة دفتر الأستاذ العام لديك لإعداد هذه التقارير. كثير سوف يكون لها مزامنة مع كشوف المرتبات الخاصة بك كذلك حتى تتمكن من استخدامها للموظفين بأجر والساعة على حد سواء.
الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة
يجب الاحتفاظ بسجلات معينة مرتبطة بالمرتبات لأغراض IRS. كقاعدة عامة ، يجب عليك الاحتفاظ بجميع السجلات للأفراد الذين يعملون بنشاط ، بغض النظر عن طول مدة خدمتهم. يجب الاحتفاظ بسجلات كثيرة لفترة معينة بعد إنهاء العمل. على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بسجلات ضرائب التوظيف لمدة أربع سنوات على الأقل. تتوفر تعليمات محددة من خلال مصلحة الضرائب.
حساب ودفع الضرائب على المرتبات الاتحادية والدولة
وأخيراً ، فإنك بصفتك رب عمل مسؤول عن دفع ضرائب الرواتب وإنتاج تقارير معينة. بشكل عام ، تكون التقارير إما فصلية أو سنوية. استخدام الموارد المتاحة من خلال مصلحة الضرائب ومكتب الضرائب في الولاية لضمان التعامل مع جميع الضرائب والتقارير بشكل مناسب.
تعتبر الرواتب الدقيقة في الوقت المحدد واحدة من أهم مسؤوليات عملك. أولا ، أخطاء في الرواتب هي طريقة مؤكدة لإثارة غضب الموظفين. ثانيا ، يمكن أن تؤدي الأخطاء الضريبية إلى غرامات وعقوبات كبيرة. فكر بعناية في كيفية التعامل مع كشوف المرتبات الخاصة بك لضمان تجنب المخاطر الأكثر شيوعًا.