في الوقت الذي يكافح فيه العديد من أصحاب الأعمال للحفاظ على التوازن في خضم جدول مزدحم ، غالباً ما تقع مهام مسك الدفاتر على جانب الطريق. ومع ذلك ، يمكن أن تعني مسك الدفاتر الدقيقة الفرق بين البقاء في التشغيل والإغلاق بسبب مشاكل التدفق النقدي أو المشكلات الضريبية. إذا وجدت نفسك متخلفًا في واجباتك المحاسبية ، فقد حان الوقت لتنظيف الأمور قبل أن يصبح عملك ضحية لأحد هذه المشاكل الشائعة.
خسارة الايرادات
إن عدم تتبع المستحقات يمكن أن يضعك في موضع الحصول على قدر كبير من الإيرادات المحتملة ولكن القليل من المال الفعلي يأتي. وبدون طريقة لإدارة جميع الفواتير المستحقة في وقت واحد ومراقبة العملاء الذين ما زالوا مدينين لك بالمال ، فإنك تخاطر فقدان الدخل من حسابات الشيخوخة. هذا الاضطراب في التدفق النقدي قد يجبرك على الحصول على قرض لتغطية النفقات أو يتسبب في توقف أعمالك. أفضل طريقة لتجنب وجود فواتير طويلة جدًا هي استخدام برنامج الفواتير الذي يرسل تذكيرات تلقائية إلى العملاء مع اقتراب موعد الاستحقاق.
تقدير الاستخفاف
عمليات الشراء الصغيرة ، والمدفوعات المتكررة ، والرسوم الخفية ورسوم الفائدة تزيد بسرعة. يمكن أن يؤدي عدم متابعة هذه النفقات "الإضافية" إلى وجود اختلاف كبير بين الأموال التي تعتقد أنها تمتلكها والأموال الفعلية المتاحة لنشاطك التجاري. كما ينسى العديد من أصحاب الأعمال تتبع مشتريات صغيرة يتم إجراؤها من خلال المصروفات النثرية ، وهو إغفال يترك الباب مفتوحًا لأقل من الاستخدام الحكيم لحساب المصروفات النثرية.
دفع مبالغ زائدة
لا توفر الكتب غير المكتملة أو الفوضوية سجلاً دقيقاً لنفقات العمل التي يمكنك المطالبة بها في الإقرار الضريبي السنوي. قد يعني هذا خسارة الكثير من الاستقطاعات ودفع أكثر مما يجب عليك. لن تمر الحكومة بعودتك نيابة عنك وتشير إلى المكان الذي يمكنك القيام به بشكل أفضل ، لذا فإن مسؤوليتك عن تسجيل كل النفقات المتعلقة بالعمليات التجارية وإدراجها كلها تأتي في وقت الضرائب.
حافظ على معاملاتك الشخصية والتجارية منفصلة ، واحتفظ بالإيصالات للتحقق من مشترياتك.
الحصول على تدقيق
تبحث مصلحة الضرائب الأمريكية عن " أعلام حمراء " معينة عند اتخاذ قرار بشأن تدقيق فرد أو شركة ، ويعرض أحدها باستمرار خسارة لمدة ثلاث سنوات أو أكثر. بعض الناس يقومون بإعداد شركات وهمية لمجرد القدرة على شطب المصاريف ، وسوف تتحقق مصلحة الضرائب الأمريكية في النهاية لمعرفة ما إذا كانت هذه الشركات مشروعة. الأخطاء في مسك الدفاتر التي تظهر خسارة غير موجودة أو خسارة أكبر من نشاطك التجاري الفعلي ، يمكن أن تشاهد عين شخص ما في مصلحة الضرائب وتطلق مراجعة.
رواتب وجوازات ضريبة المبيعات
بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، يرجع الأمر إليك لتتبع الضرائب المرتبطة بالمرتبات وبأي سلع تبيعها وتخضع لضريبة المبيعات. يجب أن تدفع هذه كجزء من الإقرارات الضريبية العادية. قد يؤدي الإبلاغ غير الدقيق والدفع إلى إشعار مصلحة الضرائب الأمريكية. إذا قرروا استجواب دفعتك ، فقد تجد نفسك متشابكًا في معركة طويلة ومكلفة تأخذك بعيدًا عن عملك وتؤثر سلبًا على الأرباح.
إضاعة الوقت
عندما لا تجعل من حفظ السجلات النظيفة أولوية ، فإنك ستضطر إلى التدافع من أجل اللحاق بالركب في كل مرة تحتاج فيها إلى الكتب المكتملة لإجراء المعاملات المالية.
كلما كان عليك التسرع ، كلما زاد احتمال ارتكاب الأخطاء التي تتطلب تصحيحًا. إن الوقت الضائع لعملية التنظيف هذه يكلف عملك أكثر بكثير من أخذ بضع دقائق كل يوم لملء الكتب. إذا ارتكبت أي أخطاء خطيرة في عجلة من أمرك ، فقد ينتهي بك المطاف في مواجهة مشكلات أكبر في المستقبل.
تجنب أخطاء مسك الدفاتر
إن إدارة شركة صغيرة معقدة بما فيه الكفاية دون ضغوط من التعامل مع مهام المحاسبة العادية. توظيف كاتب حسابات من ذوي الخبرة يأخذ عبء قبالة لك ويقلل إلى حد كبير من فرص وجود مشاكل مع صناديق الأعمال. امنح محاسبك أي معلومات يحتاج إليها للحفاظ على سجلات دقيقة ، والحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة لضمان عدم حذف البيانات أو نقلها بشكل غير صحيح.
إن الاحتفاظ بالملفات والسجلات المنظمة من البداية يجعل تحقيق التوازن بين كتبك في نهاية كل شهر وسنة وسنة ضريبية أكثر سهولة.
مع صورة واضحة للدخل والنفقات والأرباح والتدفق النقدي ، يمكنك تشغيل عملك مع العلم أن لديك ما يكفي من المال لدعم العمليات اليومية ودفع النمو على المدى الطويل.