يجب على كل عمل ، صغير أو كبير ، اتخاذ قرار حول كيفية وموعد تسجيل الدخل والمصروفات. يسمى الخياران لهذا التسجيل "النقد" و "الاستحقاق".
لأغراض ضريبية ، ستحتاج إلى اتخاذ هذا القرار لنشاطك التجاري قبل تقديم أول إقرار ضريبي على نشاطك التجاري .
كيف يعمل المحاسبة النقدية
في المحاسبة النقدية ، يتم تسجيل المعاملات عندما يتغير المال فعليًا.
يتم تسجيل الدخل عندما تتلقى المال ويتم تسجيل المصروفات عندما يتم دفعها.
المثال 1: بالنسبة لمعاملة الدخل ، إذا قمت بإجراء خدمة وفوت العميل ، فقم بتسجيل الدخل للأغراض المحاسبية النقدية فقط عندما تكون قد تلقيت الدفع الخاص بهذه الخدمة. إذا أرسلت فاتورة في 12 آب ولم تتلقَ الدفع حتى 1 أيلول ، فسوف تسجل الدفعة في 1 أيلول.
المثال 2: بالنسبة لمعاملة حساب ، قد تتلقى فاتورة لخدمة الهاتف ، لكن في المحاسبة النقدية ، لا تسجل النفقات حتى تدفع الفاتورة بالفعل. إذا تلقيت فاتورة في 15 آب ولم تدفع الفاتورة حتى 1 سبتمبر ، فلن تسجل النفقات حتى 1 سبتمبر.
Pro and Con: المحاسبة النقدية هي أبسط من أن نتذكرها ونسجلها ، لأنها تتبع حساب التحقق من عملك. عندما يتم تسجيل عملية بيع في حسابك الجاري ، يتم تسجيلها في عملك.
لكن طريقة المحاسبة النقدية قد لا تظهر الصورة الحقيقية لنشاطك التجاري ، لأن الشهر الذي كنت مشغولًا فيه أو بطيئًا يختلف عن الشهر الذي تلقيت فيه المال.
كيف يعمل محاسبة الاستحقاق
في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يتم تسجيل المعاملة عند اكتسابها (المنشأة) عن طريق إرسال فاتورة أو استلام فاتورة.
في المثال 1: بالنسبة لمعاملة الدخل ، باستخدام طريقة الاستحقاق ، يمكنك تسجيل الدخل عند اكتمال العمل أو استلام المنتج ؛ وهذا يعني أنك حصلت على الدفعة. في الأمثلة المذكورة أعلاه ، يتم تسجيل الدخل لك عند إرسال الفاتورة ، على الرغم من أنك لم يتم دفعها بعد. يتم تسجيل المصروفات عندما تتلقى الفاتورة ، حتى ولو لم تكن قد دفعت.
في المثال 2: للحصول على معاملة حساب. عندما تتلقى فاتورة مصروفات ، فإنها تعتبر نفقات لأغراض الضريبة. لذا يمكنك خصمها لذلك العام ، حتى إذا لم تكن قد دفعت الفاتورة بعد.
Pro و Con: المحاسبة على أساس الاستحقاق أكثر تشويشًا ، ولكنها تُظهر نشاطك التجاري الشهري بشكل أكثر دقة.
وضع طريقة المحاسبة الخاصة بك
تستخدم معظم الشركات الصغيرة طريقة المحاسبة النقدية ، لأنه من الأسهل والأسهل تحديد متى تسجل الإيرادات والمصروفات. يجب عليك استخدام طريقة الاستحقاق إذا
- يمتلك نشاطك التجاري مبيعات تزيد عن 5 ملايين دولار سنويًا أو
- مخزون أعمالك مخزون من العناصر التي ستبيعها للجمهور وإجمالي إيصالاتك أكثر من 1 مليون دولار في السنة.
"بشكل عام ، إذا كنت أنتج أو تشتري أو تبيع سلعًا ، فيجب عليك الاحتفاظ بقائمة جرد واستخدام طريقة تراكم للمبيعات وعمليات الشراء للبضائع".
يشمل المخزون أي سلع تبيعها ، بالإضافة إلى الإمدادات التي ستصبح فعليًا جزءًا من عنصر مخصص للبيع.
معاملات نهاية السنة وطريقة المحاسبة
في نهاية السنة المالية ، يجب النظر في النقد والمحاسبة على أساس الاستحقاق في توقيت المعاملات. هنا هو كيف:
- الدخل إذا كنت تتعامل مع المحاسبة على أساس الاستحقاق وتريد دخلاً في السنة الحالية ، فأرسل الفواتير قبل نهاية العام. إذا كنت ترغب في تأخير الدخل ، فلا ترسل الفواتير إلا بعد بداية العام التالي. للمحاسبة النقدية ، دفع الفاتورة في السنة التي تتوقع فيها أقل مجموع من الدخل.
- النفقات تأخذ المصاريف في السنة التي تريد فيها حساب تلك النفقات ، لتقليل الضرائب الخاصة بك. لا يتعين عليك بالضرورة دفع الفاتورة في ذلك العام ، إذا كنت تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق.
الفواتير غير القابلة للتحصيل / الديون المعدومة
وفقًا لطريقة الاستحقاق ، إذا كان لديك عملاء لم يدفعوا لك ، فقد تتمكن من شطب هذه الديون المعدومة أو تخفيض ضرائبها .
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تمتلك عميلاً تم إصدار فاتورة به في شباط. لقد قمت بمحاولات متكررة لجمع المال وقررت أخيراً أن هذا العميل لن يدفع. إذا كنت تستخدم طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق ، فقد سجلت بالفعل عملية البيع. قبل نهاية العام ، يمكنك أخذ هذا المبلغ غير القابل للتحصيل من دخلك ، وبالتالي تقليل دخلك الإجمالي ومسؤوليتك الضريبية.
للمزيد من المعلومات
لمزيد من المعلومات عن قيود مصلحة الضرائب الأمريكية على طرق المحاسبة ، راجع هذا القسم من منشور مصلحة الضرائب 538: فترات المحاسبة والأساليب.
تنويه: ليس المقصود من المعلومات الواردة في هذه المقالة أن تكون ضريبية أو مشورة قانونية. إذا لم تكن متأكدًا من طريقة المحاسبة التي تختارها ، فراجع ذلك مع المستشار الضريبي المحترف.