دوس وتوقف استخدام البريد الإلكتروني في الأعمال التجارية
أصبح البريد الإلكتروني شائعًا جدًا لدرجة أن الأشخاص يستخدمونه في بعض الأحيان أكثر من الهاتف. ونظرًا لأن الكلمة المكتوبة يمكن أن يساء فهمها بسهولة ، فإن فهم آداب البريد الإلكتروني المناسبة أمر أساسي في بيئة الأعمال.
للأسف ، لا يفهم العديد من الأشخاص كيفية استخدام البريد الإلكتروني لصالحهم ، وغالبًا ما يتم إغفال المزايا التي يمكن أن يمنحها إلى نشاط تجاري. يمكن أن تساعد قواعد الآداب الخاصة بالبريد الإلكتروني في الأعمال التالية موظفيك على إنشاء رسائل إلكترونية تتسم بالكفاءة والفعالية.
01 - إرسال رسائل البريد الإلكتروني واضحة وموجزة فقط
02 - دائما استخدام خط موضوع ذي مغزى
لا تترك سطر الموضوع لبريد إلكتروني فارغًا. قد يؤدي سطر الموضوع الخالي إلى تمييز بريدك الإلكتروني كرسالة غير مرغوب فيها ، ولن يصل إلى وجهته أبدًا. غالبًا ما يتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على خطوط موضوع فارغة ، خاصة إذا كان المتلقي المقصود يتلقى عادة العديد من الرسائل الإلكترونية في أي يوم. استخدم دائمًا سطر الموضوع الذي يعكس محتويات بريدك الإلكتروني بشكل مناسب. وسيساعد ذلك مستلمينك على فرز رسائل البريد الإلكتروني بشكل أكثر كفاءة وسيشجع على الاستجابة السريعة لبريدك الإلكتروني.
03 - تجنب رسائل البريد الإلكتروني المنسقة بتنسيق واسع
إرسال رسائل البريد الإلكتروني في الأشكال المهنية. تجنب الخطوط متعددة الألوان والصور للخلفيات. قد تشتت تلك الأجهزة القارئة أو تجعل من الصعب قراءة الرسالة. قد تؤدي أي صور خلفية تضيفها إلى ازدحام حجم ملف بريدك الإلكتروني. قد يؤدي ذلك إلى إرغام المستلمين ذوي الاتصالات البطيئة على الانتظار لوقت طويل لتنزيل رسالتك. قد تؤدي الصور الخلفية التي تضيفها إلى تضخيم حجم ملف بريدك الإلكتروني. قد يجبر ذلك المستلمين ذوي الاتصالات البطيئة على الانتظار لوقت طويل لتنزيل رسالتك.
إذا كانت شركتك تصر على استخدامك قرطاسية بريد إلكتروني معينة لإظهار شكل وطابع متناسقين ، فاستفد من ذلك. يمكن لشعار الشركة وخط التوقيع إظهار صورة احترافية على رسائلك الإلكترونية.
04 - إرسال الردود في الوقت المناسب
لا تجعل الناس ينتظرون الردود في الوقت المناسب على بريدهم الإلكتروني. الرد على الفور مع رسالة واضحة وموجزة. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت للبحث عن إجابة أو جمع مزيد من المعلومات ، فأخبر مُرسل البريد الإلكتروني الخاص بك عندما يمكنه توقع الرد.
05 - استخدام أدوات الرد خارج المكتب
إذا كنت ستصبح بعيدًا عن المكتب وغير قادر على قراءة بريدك الإلكتروني ، فاستخدم أداة خارج المكتب لنظام البريد الإلكتروني للرد تلقائيًا على أي شخص يحاول الاتصال بك. تأكد من أن الرد التلقائي يتيح لك معرفة المرسلين متى يتوقعون تلقي رد.
06 - لا تبكي الذئب مع الأعلام ذات الأولوية العالية
تتيح لك معظم أنظمة البريد الإلكتروني الإبلاغ عن بريد إلكتروني على أنه "أولوية عالية" أو "Rush". لا تجعل هذا علم البريد الإلكتروني الافتراضي الخاص بك. استخدمه بشكل مقتصد ، أو سيتجاهل المستلمون علامة الأولوية. عندما ترسل رسالة بريد إلكتروني مهمة حقاً ، فإنها لن تحصل على الاهتمام الذي تستحقه.
07 - اعتبر ما إذا كان "الرد على الكل" ضروري
لا تنقر غريزيًا على زر "الرد على الكل" لكل رسالة بريد إلكتروني تحتوي على عدة مرسلين أو مستلمين. النظر في الموضوع وتحديد من الذي يحتاج إلى قراءة ردك. إن الاستجابة المستمرة لكل شخص دون داعٍ ستكسبك بسرعة سمعة باعتبارها "مرسلي مزعج في مجال الأعمال" ، وقد يبدأ الأشخاص في تجاهل رسائل البريد الإلكتروني تمامًا.
08 - حسابات منفصلة لرجال الأعمال والبريد الإلكتروني الشخصي
ما لم تكن هناك حالة طوارئ ، لا تستخدم البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري مطلقًا للمراسلات الشخصية. حتى لو كنت تمتلك مشروعك الخاص ، فمن الجيد أن يكون لديك حسابين بريد إلكتروني منفصلين. سيسمح لك بتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني والحفاظ على الرسائل الشخصية غير المرتبطة بها خارج شبكة الأعمال.
09 - استخدم أسماء حسابات البريد الإلكتروني المهنية
استخدم اسمك الخاص كجزء من أي عنوان بريد إلكتروني للنشاط التجاري. على سبيل المثال ، james.bucki@example.com أو jbucki@example.com. تجنب الألقاب أو المقابض أو الألقاب أو المراجع غير المعروفة. على سبيل المثال ، لا تستخدم soccer.mom@example.com أو baseball.nut@example.com.
10 - هل البريد الإلكتروني الأفضل لهذا الرد؟
لا تستخدم البريد الإلكتروني كأداة اتصالك الوحيدة. ليست كل الرسائل مناسبة للبريد الإلكتروني ، وستكون هناك أوقات تكون فيها مكالمة هاتفية قصيرة أو زيارة مكتب قصيرة طريقة أكثر فعالية لنقل رسالة. يمكن للاجتماع أو التحدث عبر الهاتف أن يدخل عنصرًا بشريًا إلى تفاعلات ، ويمكن أن يحدث فارقًا كبيرًا عندما تحاول شرح شيء ما ، أو تريد إقناع شخص ما باتخاذ إجراء.
11 - كن حساسًا و سهل الوصول
لا تستخدم البريد الإلكتروني مطلقًا لإنهاء علاقة أو عقد. في المراسلات المهنية للأعمال ، قم دائمًا بتضمين سطر توقيع يوفر طرقًا بديلة للاتصال بك. على سبيل المثال ، قد تقوم بتضمين أرقام المكتب والفاكس والهاتف المحمول وعنوان المراسلة الخاص بالمكتب.
12 - تجنب البريد الإلكتروني مرفقات ضخمة
لا تعرف أبدًا كيف أو مكان وصول المستلم إلى بريده الإلكتروني. قد تبدأ أجهزة الجوال بتنزيل الملف قبل أن تطلب من المستخدم تأكيد التنزيل. قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً واستهلاك عرض النطاق الترددي الذي يجب أن يدفعه المستلم. احتفظ بالحجم المجمع للمرفقات الأقل من 50 ميغابايت.
إذا كان يجب عليك إرسال ملف كبير ، فاتصل بالمستلمين أولاً واسأل عن كيفية رغبته في استلام الملف. يمكنك أيضًا استخدام خدمة نقل الملفات لإرسال الملف.
13 - فكر قبل أن ترسل هذا البريد الإلكتروني
أخيرًا ، خذ لحظات ودرس ما كتبته قبل الضغط على زر "إرسال". هل هو شيء لا ينبغي إرساله في بريد إلكتروني؟ هل هي ذات طبيعة شخصية وليست مناسبة لاستخدام نظام البريد الإلكتروني للشركة؟ هل كتبت البريد الإلكتروني وأنت غاضب وضمنت ممرات قد تندم عليها لاحقًا؟ إذا كان الأمر كذلك ، فاضغط على الزر "حذف".