تطوير خطة لمشكلات الصيانة
يجب عليك أولا تطوير خطتك الأساسية لمعالجة طلبات الصيانة. تحديد كيفية تقديم الطلبات ومن سيستجيب للطلب. * إذا كنت قد قررت توظيف شركة إدارة عقارات لمعالجة هذه الطلبات ، فستكون مهمتك هي مراقبة شركة الإدارة للتأكد من أنها تتعامل مع جميع الطلبات بسرعة وكفاءة.
تلقي طلب المستأجر
إذا لم تقم بإصدار مشكلات الصيانة إلى مدير عقارات ، فإن الخطوة التالية هي تلقي طلب المستأجر بناءً على الطريقة المفضلة لديك. يمكن أن يكون ذلك عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني أو النص أو حتى إشعار مكتوب إذا كنت تفضل ذلك. يجب معالجة هذه الطلبات خلال ساعات العمل العادية ما لم تكن حالات طوارئ.
حدد درجة خطورة مشكلة الصيانة
وضع قائمة بالمشكلات الشائعة وإرفاق مستوى الإلحاح لهم: مرتفع أو متوسط أو منخفض.
- الإلحاح العالي - يجب إصلاح الشكاوى أو النظر إليها على الأقل في نفس اليوم أو الساعة نفسها إذا لزم الأمر.
- الإلحاح المعتدل - يجب إصلاح الشكاوى خلال 48 ساعة.
- ضرورة ملحة - يجب حل الشكاوى في غضون أسبوع واحد.
أمثلة على طلبات الإلحاح العليا: على الفور
- القضايا الهيكلية
- عدم وجود الحرارة في فصل الشتاء
- نقص الماء الساخن
- (معظم) تسربات في الممتلكات
- انسداد المرحاض
- رائحة الغاز
- أضواء لا تعمل في المناطق المشتركة والممرات
- قضايا السلامة مثل الأبواب أو النوافذ التي لا تعمل بقفل بشكل صحيح / أقفال مفقودة
- الممرات والسلالم والممرات التي تحتاج إلى التجريف والمملح مباشرة بعد عاصفة ثلجية
أمثلة على طلبات الإلحاح المعتدلة: In Timely Manner
- اﻷﺟﻬﺰة ﻏﻴﺮ اﻟﻌﺎﻣﻠﺔ - إذا آﺎﻧﺖ ﻣﺴﺆوﻟﻴﺘﻚ هﻲ ﺗﻘﺪﻳﻤﻬﺎ إﻟﻰ اﻟﻤﺴﺘﺄﺟﺮﻳﻦ.
- انسداد أو بطيء دش أو بالوعة استنزاف
- يتوقف الضوء الداخلي عن العمل - ليس فقط اللمبة التي تحترق. لا يعمل مصباح الضوء الفعلي.
- تكييف الهواء لا يعمل في الصيف
- حفرة كبيرة في الجدار
أمثلة على طلبات الإلحاح المنخفض: الوقت ليس من الجوهر
- البلاط المتشققة
- الجص القادم
- الأرضيات التالفة التي لا تشكل خطرا للمشي - تمزق في السجاد / لطخة في السجاد / الأرضيات الخشبية تحتاج إلى إصلاح / السرج القادمة
- تشغيل المرحاض
- تسرب صغير أو بالتنقيط في الحنفية
- أبواب مجلس الوزراء قبالة مفصلاتهم
- أبواب الشقق الداخلية خارج مفصلاتها / باب عدم إغلاق بشكل صحيح
- مشروع
- ثقب صغير في الجدار
- صب أو تريم الحاجة لإصلاح
الإصلاحات التي أنت غير مسؤول عنها:
- استبدال البطاريات في كاشف دخان المستأجر
- إزالة القمامة من وحدة المستأجر
- الأضرار الناجمة عن المستأجر أو مستأجر المستأجر - يمكنك إصلاح هذا الضرر ، ولكن يُسمح لك بشحن المستأجر كرسوم معقولة ، مثل تكلفة المواد أو تكلفة التعاقد مع مقاول للقيام بذلك.
تحديد مستوى المهارة المطلوبة لمشكلة الصيانة
يجب عليك الآن تحديد مستوى المهارة اللازمة لإكمال الإصلاح. هل هو شيء تشعر به مرتاحًا أو هل تحتاج إلى توظيف محترف؟ إذا لزم الأمر ، اتصل بالأفراد المناسبين لتحديد مدى توفرها.
جمع المواد
إذا كنت تقوم بعملية الإصلاح بنفسك ، فجمع المواد المناسبة لإكمال الإصلاح.
إخطار المستأجر
إذا آﺎن اﻹﺻﻼح داﺧﻞ وﺣﺪة اﻟﻤﺴﺘﺄﺟﺮ ، ﻓﺎﺗﺼﻞ ﺑﺎﻟﻤﺴﺘﺄﺟﺮ ﻟﺘﺤﺪﻳﺪ ﻣﻮﻋﺪ ﺳﻤﺎﺣﻚ داﺧﻞ اﻟﻮﺣﺪة ﻹﺟﺮاء اﻹﺻﻼح. أسأل عما إذا كان المستأجر يريد أن يكون هناك للإصلاح أو إذا شعر بالارتياح يسمح لك بالوصول إلى الوحدة عندما لا تكون موجودة.
إذا كان الإصلاح في منطقة مشتركة من المبنى ، فيمكنك استخدام حكمك استنادًا إلى إلحاح الإصلاح الذي ستصلحه عند إصلاحه.
إذا تطلب الإصلاح إيقاف تشغيل الماء أو الغاز أو الكهرباء أو ما شابه ، فيجب عليك إبلاغ جميع المستأجرين في المبنى قبل القيام بذلك.
أكمل الإصلاح واحصل على توقيع المستأجر على مشكلة الصيانة
- إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية للعمل: تأكد من أن المصلح يقدم وصفاً مفصلاً للعمل المنجز والوقت الذي استغرقه والأجزاء المطلوبة. تأكد من علامات مصلح وتاريخ هذا البيان. كما يجب على المستأجر أن يوقع على هذا البيان ، مؤكدا أن العمل قد تم بالفعل وأنه تم في الوقت المحدد.
- إذا أنجزت العمل بنفسك: اطلب من المستأجر الذي قدم الطلب أن يوقع على طلب الصيانة الذي ينص على أن الإصلاح قد تم وتم تنفيذه بما يرضيهم. تأكد من أنها تتضمن أيضًا التاريخ والوقت.