بالنظر إلى أن Taste of Chicago بدأ في عام 1980 ، يمتلك مخططو Taste خبرة واسعة في التخطيط لمهرجان الطعام في المجتمع. يدير مكتب مايورز للمناسبات الخاصة البرنامج ويشرف على التخطيط والتنفيذ. يقدم فريق الإدارة الخاص به النصائح التالية لأولئك الذين قد يقومون بإنشاء مهرجان مشابه لأول مرة أو توسيع عناصر البرمجة لمهرجان قائم.
01 - نصائح مدراء المهرجان العام
المدير العام هو الشخص الذي يدير مختلف عناصر المهرجان. تقدم ماري سلويك ، المدير العام لمذاق شيكاغو ، الاقتراحات التالية:
- حدد جمهورك وحدد ما إذا كانوا يريدون مهرجانا.
- إذا كان هناك برنامج مشابه بالفعل ، فتجنب الازدواجية.
- اكتسب في المكان الذي تريد عقد هذا الحدث.
- تغيير البرمجة لحدث جمهور عام.
- تأكد من أن المساحة يمكن أن تستوعب الحشود.
- تأكد من أن البائعين يمكنهم التعامل مع أحجام الحضور.
- إنشاء ميزانية والحصول على عروض أسعار من الشركات ذات السمعة الطيبة.
- إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تخطط فيها للحدث ، فيمكنك الاستعانة بمورد مهرجان خارجي.
02 - نصائح مديري عمليات المهرجان
يشرف مدير العمليات على إعداد الموقع والمرحلة والإنتاج ودعم الأحداث والأمان. وينصح جون تراك ، مدير العمليات في Taste of Chicago على مدى السنوات الـ 19 الماضية ، بما يلي:
- تتطلب المهرجانات العمل مع الناس ، لذا كن مستعدًا للبقاء ديناميكيًا ومرنًا.
- تأكد من الحصول على معدات جيدة بسعر جيد.
- تأكد من استئجار التدريج والسقالات المباعة بنيوياً.
- الحصول على العطاءات والتحقق من تواريخ جميع البائعين ، بما في ذلك المراجع.
- حافظ على المعايير عالية وتأكد من أن كل شيء يبقى تحت السيطرة.
- يجتمع مع البائعين يوميا خلال البرنامج لإدارة فرق العمل.
- كن صادقًا مع كلمتك وبائعيك وفناني الأداء والطعام سيعودون ويعملون معك.
03 - نصائح إدارة رعاية المهرجان
مدير الكفالة هو الشخص الذي يعمل على الحصول على دولارات تسويقية لدعم هذا الحدث. تقدم كريستين جاكوب ، مديرة رعاية التذوق ، النصائح التالية:
- بحث أحداث قابلة للمقارنة في أماكن أخرى وتكرار نجاحاتها.
- رعاة الهدف لتقديم النقدية والبضائع والقيمة الإعلانية.
- إنشاء فئة الراعي تقديم.
- إنشاء فئات رعاية رئيسية (مثل السيارات ، المالية ، المشروبات ، وسائل الإعلام ، إلخ).
- إنشاء فئات الراعي لكل مجال من مجالات البرمجة.
- لا تسمح للرعاة بالتجول في الموقع خلال الحدث.
- تحديد متطلبات الكفالة في وقت مبكر مثل الكهرباء والمياه وغيرها ، وإخطار فريق العمليات لتحديد أفضل المواقع.
04 - حفلة موسيقية / نصائح إدارة المواهب
مدير المواهب هو الشخص الذي يتفاوض لإحضار فناني الأداء لمهرجان. تقدم Jenenne Brown Mosely ، مدير المواهب في Taste of Chicago ، النصائح التالية:
- اعرف ميزانيتك: يمكن للفنانين الكبار أن يتراوح بين 500،000 و 1 مليون دولار لمدة 60-90 دقيقة.
- لا تضغط على فنان واحد لحدث يستمر ليوم واحد.
- العمل عن كثب مع راعي (وسائل) وسائل الإعلام للمساعدة في تعويض النفقات.
- يمكنك التفاوض مع الفنانين الذين قد يكونوا بالفعل في المنطقة المحيطة بحدثك.
- دع الموهبة تعرف ما إذا كنت تعرض الحفلة الموسيقية كعرض مجاني (قد يقلل الرسوم).
- شريك مع الجهات الراعية مثل شركات الطيران والفنادق لتعويض نفقات الفنانين.
- قم بتأمين اسم رائع لأيامك الافتتاحية والوسطى والنهائية.
05 - نصائح إدارة مهرجان التسويق
مدير التسويق هو الشخص الذي يدير جميع الاتصالات المتعلقة بالمهرجان. تشير سيندي غاتزيوليس ، مديرة التسويق في Taste ، إلى ما يلي:
- سيساعدك شركاء وسائل الإعلام على تقليل الحاجة إلى نفقات الإعلانات.
- دمج المهرجان في حملات الإعلان والعلاقات العامة والتسويق الحالية.
- سيساعد جدول إنتاج طباعة كتيب الأحداث على تحديد مواعيد المهرجان.
- إنشاء بيانات صحفية فردية على كل عنصر من عناصر الإنتاج للمهرجان.