تأكد من أنها تناسب احتياجاتك الحالية والمستقبلية
ولكن نظرًا لأنك ستستخدم برنامج المحاسبة بشكل متكرر ، فمن المهم التأكد من اختيار برنامج المحاسبة المناسب لنشاطك التجاري واحتياجاتك.
هل يمكن الوصول إليه عبر الجوال؟
تبنى سوق برامج محاسبة الأعمال الصغيرة الحوسبة السحابية بطريقة كبيرة. معظم البائعين الجدد مثل FreshBooks و Zoho لا يقدمون إصدارات سطح المكتب على الإطلاق ، وقد قام بائعون تقليديون مثل Intuit (QuickBooks) بترحيل عروض برامج سطح المكتب إلى الويب وتوجيه عملائهم نحو الفوترة المستندة إلى الاشتراك. لا يزال بعض الموردين يقدمون إصدارات سطح المكتب أو أجهزة الكمبيوتر المكتبي / السحابية المختلطة.
تعتبر الإصدارات عبر الإنترنت مثالية لمستخدمي الهواتف المحمولة. وبالإضافة إلى دعم متصفحات الويب الأكثر استخدامًا ، فإنها تقدم عادةً iPhone / iPad وتطبيقات Android ، مما يجعلها مثالية لإرسال الفواتير وإدخال معلومات المصاريف بغض النظر عن مكان وجودك.
هل تناسب احتياجاتك المحاسبية؟
إذا كنت مالكًا / متعاقدًا واحدًا أو مالكًا تجاريًا صغيرًا للغاية بدون فرص للموظفين ، يمكنك الحصول على حزمة محاسبة أساسية تتعامل مع نظام الفواتير وتتبع النفقات ، وتوفر مجموعة أساسية من التقارير للحفاظ على علامات التبويب في نشاطك التجاري.
عادةً ما تكون هذه العروض غير المكلفة ليست حزم محاسبة حقيقية في الواقع لأنها لا تقوم بمحاسبة مزدوجة ( الحسابات المدينة ، الحسابات الدائنة ، ودفتر الأستاذ العام ).
تحتاج الشركات الكبيرة التي لديها موظفين ، أو تم دمجها أو لديها احتياجات محاسبية أكبر ، إلى حزمة أكثر قوة (ومكلفة) يمكن أن تؤدي محاسبة القيد المزدوج ، ولها ميزات أكثر تقدما مثل الرواتب ، وإدارة المخزون ، وإدارة المشاريع ، وإدارة العلاقات مع العملاء ( CRM) ، وتحليلات ، ومجموعة كبيرة من التقارير (وخيارات لتخصيص التقارير).
من حسن الحظ أن معظم عروض المنتجات تسمح لك بالبدء بحزمة أساسية والتوسع مع نمو احتياجاتك. هناك أيضًا العديد من الإضافات التابعة لجهات خارجية للحزم المحاسبية الأكثر شيوعًا حتى يمكنك (على سبيل المثال) إضافة وحدة كشف الرواتب إذا كان البائع لا يقدم مثل هذا (راجع إضافات QuickBooks).
ميزة أخرى مفيدة للغاية هي وصول المحاسب. فعلى سبيل المثال ، يوفر FreshBooks بوابة للمحاسبين بحيث يمكن لمحاسبك الوصول إلى تقارير FreshBooks الخاصة بك وإدخالات دفتر اليومية التي توفر لك إمكانية تبادل المعلومات يدويًا.
هل لديها سهولة استخدام الميزات؟
- هل يسمح لك البرنامج بإرسال شيكات وأوامر شراء وفواتير عبر الإنترنت؟
- هل لديها القدرة على الربط عبر الإنترنت بحساباتك المصرفية؟
- هل تتكامل مع البرامج الأخرى التي تستخدمها غالبًا ، مثل Microsoft Office؟
- هل هي قادرة على تحويل البيانات من برامج المحاسبة أو قواعد البيانات الأخرى؟
- ماذا يحدث إذا قررت التبديل إلى حزمة برامج أخرى في المستقبل - هل سيكون بمقدورك استخراج البيانات الموجودة وترحيلها بسهولة؟
بمعنى آخر ، هل سيكون برنامج المحاسبة قادرًا على تلبية جميع احتياجاتك ، الآن وفي المستقبل؟
كيف الحاد هو منحنى التعلم؟
تدعي جميع برامج المحاسبة أنها "سهلة الاستخدام" ، ولكنك ستظل بحاجة إلى استثمار بعض الوقت في تعلم كيفية استخدامها.
هذا مهم بشكل خاص إذا لم يكن لديك بعض المعرفة الأساسية للمحاسبة ؛ هو برنامج موجه نحو محترفي المحاسبة أو يمكن لأي شخص الحصول على السرعة بشكل سريع إلى حد ما؟
نلقي نظرة فاحصة قبل أن تشتري. هل واجهة المستخدم بديهية ومريحة؟ هل ستتمكن (وموظفيك) من الجلوس والتعلم ، أم ستحتاج إلى المزيد من الاستثمار في التدريب؟ يقدم معظم البائعين فترة تجريبية مجانية (عادةً ما تكون 30 يومًا).
ما مدى جودة خدمة العملاء والدعم؟
فيما يتعلق بمنحنى التعلم ، فإن المساعدة عبر الإنترنت تجعل البرنامج. هل يحتوي برنامج المحاسبة على ميزات مثل نصائح الشاشة ، وفهرس المساعدة القابل للبحث ، والعروض التوضيحية ، والحسابات النموذجية لتبدأ؟ هل توجد أدلة قابلة للطباعة؟ وما مدى سهولة الحصول على دعم الشركة؟ تحقق من المراجعات عبر الإنترنت للحصول على انطباعات الأشخاص الذين استخدموا البرنامج.
هل قابلة للتحجيم؟
ما مدى سهولة أو تكلفة الانتقال من مستخدم واحد إلى مستخدمين متعددين؟ معظم عروض البرامج الأساسية هي مستخدم واحد أو مستخدم واحد + وصول محاسب. لإضافة مستخدمين يتطلب الترقية إلى خطط أكثر تكلفة. على سبيل المثال ، تسمح "الخطة الأساسية" Zoho Books لمستخدم واحد + حساب ، "الخطة الموحدة" يسمح لمستخدمين اثنين + محاسب ، و "الخطة المهنية" يسمح للمستخدمين غير محدود (انظر خطط Zoho كتب / التسعير).