بالنسبة للعديد من الشركات ، لا يحصل قسم الحسابات الدائنة على الكثير من الاهتمام إلا إذا حدث خطأ ما. ومع ذلك ، هناك الكثير الذي يمكن اكتسابه من إدارة الحسابات المستحقة الدفع التي يتم تشغيلها بشكل جيد. على العكس من ذلك ، هناك الكثير من المشاكل التي يمكن أن تأتي من واحد هو مجرد يعرج على طول. غالباً ما يكون لهذا القسم تأثير هائل على التدفق النقدي للأعمال ، وهناك فرص يمكن كسبها أو فقدها من الاستفادة من اتفاقيات الدفع مع الموردين.
يجب أن يكون قسم الحسابات المدفوعة بشكل جيد قادراً على الاستفادة من خصومات الحجم وتخفيضات الدفع المبكر بالإضافة إلى تحديد أفضل طريقة للحفاظ على أكبر قدر من النقد المتاح للأعمال التجارية من أجل النفقات والاستثمارات الأخرى. كما يجب أن تكون هذه الإدارة قادرة على ضمان تلبية الموردين لالتزاماتهم بناءً على الاتفاقيات والعقود ، لذلك إذا لم يتم استيفاء معايير الجودة أو الجودة ، يتم حل المشكلات واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.
حسابات مشتركة حسابات الدفع
على الرغم من وجود العديد من الفرص لخفض التكاليف وتحرير النقد ، إلا أن هناك العديد من العقبات التي تواجه الشركات عند محاولة تحقيق هذه الأهداف. وجدت دراسة كانون للتحقيق في حسابات الدفع لعام 2014 أن معالجة الورق كانت واحدة من أكبر مصادر المشاكل للعديد من المؤسسات ، مع الوقت الذي يستغرقه التعامل مع الفواتير الورقية هي القضية الأكبر.
ومن مصادر القلق الرئيسية الأخرى:
- التأكد من أن المدفوعات تتم في الوقت المحدد
- تبسيط عملية اعتماد الفاتورة
- الحصول على أفضل شروط الدفع مع الموردين والتأكد من الوفاء بالالتزامات على كلا الجانبين
- التعامل مع مجموعة متنوعة من أنظمة محاسبة وفوترة الموردين
- تسجيل والتحقق من أمن البيانات والمعاملات
يتم وضع العديد من القضايا المدرجة بشكل أسوأ أو تم إنشاؤها من خلال الاعتماد على الفواتير الورقية. تعتبر الأعمال المفقودة مشكلة متكررة في العديد من المؤسسات ، مما يؤدي إلى تأخر المدفوعات أو فقدانها. بالإضافة إلى ذلك ، بينما يهتم عدد من الشركات برقمنة أعمالها الورقية ، فإن أغلبية الموردين لا يزالون يرسلون فواتير بريدية أو يرسلونها عن طريق الفاكس.
معظم الشركات الصغيرة تتعامل مع الأوراق الخاصة بها المستحقة الدفع ، ويتم الكثير من هذا يدويا. نظرًا لأن عددًا قليلاً من الموردين قد تحولوا إلى نظام الفوترة الإلكترونية ، فإن معظم المؤسسات تنفق مبالغ كبيرة من القوى البشرية التي تدخل البيانات يدويًا وإنشاء نسخ رقمية من الوثائق.
يؤدي استخدام الوثائق الورقية إلى إبطاء عملية الموافقة على الفاتورة بشكل متكرر نظرًا لأنه يلزم إجراء النسخ وتسليمها إلى أعضاء الإدارة المناسبين للمراجعة. عندما لا يكون الوصول إلى الأوراق سهلاً أو متاحاً في شكل رقمي ، فإنه من الصعب تحليل البيانات والتأكد من الحصول على أفضل اتفاقيات الدفع والوفاء بالالتزامات. في الوقت المناسب ، يمكن أن تضيع بسهولة اتفاقات الخصم المبكر للدفع إذا لم تكن الشركات قادرة على تسديد الدفعات عندما تكون مطلوبة ، لذلك يمكن أن تكون القضايا المتعلقة بالأعمال المكتبية مكلفة.
التحسينات والتحسين
يرجع ذلك إلى حقيقة أن عددًا من القضايا المتعلقة بإدارة الحسابات المستحقة الدفع تنبع من الأسباب الجذرية نفسها ، كما أن هناك بعض التعديلات التي يمكن للمنظمات القيام بها والتي ستهتم بالعديد من الاهتمامات في نفس الوقت. ثلاثة من أكثر الطرق الفعالة التي يمكن للأنشطة التجارية بها تبسيط عمليات قسم الحسابات المستحقة الدفع هي:
- استخدام التعرف على شخصية الكائن لرقمنة الأوراق
- استفد من البوابات الإلكترونية المتاحة للموردين
- إنشاء إدارة سير العمل
OCR
في حين أن العديد من الشركات تستفيد بشكل روتيني من الماسحات لإنشاء نسخ رقمية من الأعمال الورقية ، إلا أن هذا ينطوي فقط على إنشاء صورة لمستند محفوظ على جهاز كمبيوتر. وهذا يعني أن المعلومات لا تزال بحاجة إلى إدخالها يدويًا في قاعدة بيانات ، لذلك في حين أن فقدان السجلات يعد مشكلة أقل ، فإنه لا يزال يستغرق وقتًا طويلاً.
يتضمن التعرف على أحرف الكائن ، أو OCR ، مسح مستند واسترداد البيانات منه. يمكن إضافة هذه البيانات تلقائيًا إلى قاعدة بيانات أو جدول بيانات. تساعد عملية التعرف الضوئي على الحروف في الحد من مشكلة أخطاء إدخال البيانات اليدوية وتسمح بإدخال المعلومات بمجرد استلام الأعمال الورقية. يستغرق التعرف الضوئي على الحروف وقتًا واحدًا تقريبًا للموظف الذي يقوم بمسح مستند ضوئي لإنشاء ملف صورة ، ولا يتطلب عمومًا أي خطوات إضافية. لكل مؤسسة Gartner ، هناك مؤسسات قادرة على نشر 80٪ أو أكثر من فواتيرها دون الحاجة إلى مشاركة أحد الموظفين بشكل مباشر.
بوابات المورد
يمكن أن يؤدي تبسيط عملية إدخال الفواتير والبيانات إلى نظام مركزي إلى تمكين الشركات من إنشاء أو الاستفادة من البوابة الإلكترونية التي تسمح للأعمال التجارية ومورديها بتتبع الطلبات وإلقاء نظرة على الفواتير ومعرفة وقت إجراء الدفعات. إن إتاحة هذه البيانات لعدد من الأفراد في المؤسسة يمكن أن يساعد في ضمان أن إدارة الحسابات المستحقة الدفع لديها رقابة مناسبة ، ويمكن أن تساعد في تسريع الوقت المستغرق في الموافقة على الفواتير. السماح للموردين بالوصول إلى البوابة يمكّن هذه الشركات من تقديم الفواتير وتتبع المدفوعات بالإضافة إلى إدراك أي مشاكل تتعلق بالإمدادات المستلمة أو مشكلات الفواتير.
إنشاء مهام سير العمل والعمليات
ومع ذلك ، تقرر المنظمة التعامل مع جهود إدارة البيانات الخاصة بها ، من المهم وجود عملية ثابتة لإدارة الحسابات والمدفوعات. وهذا يمكّن الشركات من التأكد من أن العمليات تعمل وتعرف البدائل إذا كانت مرهقة أو تؤدي إلى أخطاء أو تأخير. ووفقًا لما ذكرته Deloitte ، فإن هذه العمليات يجب أن تفصّل ما يفعله قسم الحسابات الدائنة عندما يتلقى فاتورة ، وكيف يتم إدخال البيانات ومشاركتها ، وما هي العملية اللازمة للحصول على الموافقة على الفواتير. يجب أن يكون هناك أيضا مبادئ توجيهية لتحديد أفضل الطرق للتعامل مع دفع أنواع مختلفة من الموردين.
في حين أن العديد من الموردين يقدمون خصومات على السداد في غضون 30 أو 90 يومًا ، فقد لا يستحق هذا الخصم إذا أدى ذلك إلى منع التدفق النقدي للمؤسسة. ومن الضروري أيضًا أن تكون هناك طريقة للتحقق من أن كل من الشركة والموردين يستوفون الوصفات المنصوص عليها في العقد أو الاتفاقية. يمكن أن يساعد إنشاء سير عمل للتعامل مع هذه المشكلات المؤسسات على اتخاذ الخيارات الصحيحة.
عندما لا يقدم الموردون في الوقت المناسب ، بكميات كافية أو كميات مناسبة من الأسهم ، قد لا ترغب الشركات في دفع الفواتير حتى يتم حل هذه الأمور. يمكن أن يكون سير العمل حاسما في تحديد ما يجب القيام به عند ظهور هذه القضايا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أيضًا تقديم الدفعات للموردين في الوقت المناسب لمنع فقدان التخفيضات أو تكبد عقوبات على المدفوعات المتأخرة. يجب توثيق كل اتفاقية موردين وتحديثها مع تغير الأمور ، ويجب أن تضمن العمليات معالجة كل حساب بشكل مناسب.
قد يساعد إنشاء سير العمل أيضًا شركة ما على:
الاستعانة بمصادر خارجية
قد لا يكون رقمنة السجلات وتطبيق نظام التعرف البصري على الحروف واستخدام البوابة التي يستطيع الموردون الوصول إليها أمرًا ضروريًا للشركات الصغيرة ، ولكن لا ينبغي للمنظمات أن تفترض أن التكلفة ستحول دون تمكن الشركة من الاستفادة منها. في حين أن تكلفة إنشاء وصيانة الأنظمة الإلكترونية قد تكون باهظة بالنسبة للعديد من المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، إلا أن القيام بذلك داخليًا ليس ضروريًا في كثير من الأحيان. هناك مجموعة متنوعة من موفري الجهات الخارجية التي يمكن للمنظمات الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام. يمكن للمؤسسات الحصول على مساعدة خارجية لكل شيء بداية من إعداد عملية التعرف الضوئي على الحروف لمساعدة الشركة على إنشاء سير عمل لتحليل عقود الموردين.
في حين أن المنظمات قد لا تكون قادرة على تحمل تكاليف تنفيذ مجموعة متنوعة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات من تلقاء نفسها ، فإن وجود طرف ثالث يتعامل معها يكون في الغالب ميسور التكلفة. سوف تحتاج الشركات لمقارنة تكاليف استخدام الأطراف الخارجية لتطوير هذه الأنظمة ضد المدخرات المحتملة وقيمة تحرير النقد ، ولكن الاستعانة بمصادر خارجية يسمح للمؤسسات بالاستفادة من التكنولوجيا والأنظمة التي عادة ما تكون مكلفة للغاية.
- تأكد من إنشاء أوامر الشراء لكل طلب جديد
- تحقق من تطابق الفواتير مع المنتجات المتلقاة واستيفاء الاتفاقات التعاقدية
- تحقق من السجلات للتأكد من أن يتم السداد ، والتي يتم إجراؤها في الوقت المحدد وأنها غير مكررة
- تحديد أفضل طريقة لتسديد الفواتير ، من خلال تحويل الأموال الإلكتروني أو بطاقات الائتمان ، لخفض الرسوم