عادة ما تكون طلبات الشراء مسبقة الطباعة ، والوثائق المرقمة التي يولدها نظام الإدارة المالية للمتاجر. بمعنى آخر ، إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة مثل QuickBooks ، عند طلب منتجات من بائع ، فستقوم بإنشاء أمر شراء لك في النظام. الغرض من أمر الشراء هو إنشاء مستند يمكن تتبعه داخل نظام المحاسبة أو POS الخاص بك لاستخدامه في جميع أنواع الطرق المفيدة لإدارة أعمالك.
كيف يعمل مع نظام الجرد
- يخبر أمر الشراء نظام المخزون الخاص بك بما لديك عند الطلب. إذا كنت تستخدم نظامًا مفتوحًا للشراء ، فلا تعرف أنه طلب أي منتج آخر نظرًا لأنه قد تم طلبه مسبقًا.
- يمكنه إنشاء تفاصيل الشراء مع البائع. على سبيل المثال ، من الواضح أنها تحتوي على كميات كل منتج تطلبه ، ولكنها تفصِّل أيضًا طريقة الدفع ، وشروط الدفع التي ستدفعها للمنتجات (بما في ذلك المواعدة ) والطريقة التي تريد من خلالها شحن المنتجات إلى متجر.
يوجد لدى العديد من البائعين نظام محدد أو افتراضي يستخدمونه للفوترة والشحن. لذلك ، من دون أي تعليمات ، فإنهم سوف يفترضون عن UPS عند الشحن إليك على سبيل المثال. ولكن قد تحتاج إلى ذلك بشكل أسرع ، ويمكن لصندوق البريد إبلاغ ذلك.
- أمر الشراء هو مستند مساءلة لجميع الأطراف. من السهل جدًا ارتكاب الأخطاء عند الطلب. ولكن عندما يكون كل شيء مكتوبًا ، من الصعب الجدال. يمكنني أن أتذكر عدة مرات عندما تم تحرير فاتورتي ودفع فواتيرها بشكل غير صحيح من أحد البائعين ولكن كان أمر الشراء الخاص بي يدعمها وعكسها أو تم إصلاحها.
أحد الأمثلة على ذلك ، حصلت على فاتورة ل 300 صندوق من الأحذية كريم وعندما أمرت 300 قطعة. هناك 100 قطعة في صندوق ، بحيث يمكنك تخيل مقدار الفاتورة أعلى مما كان من المفترض أن يكون.
- عندما تصل البضاعة من البائع ، يمكنك التحقق منها مقابل أمر الشراء والتأكد من صحة الشحنة. خامسًا ، تسمح لجميع موظفيك بالمشاركة. على سبيل المثال ، يمكن لأحد الموظفين الطلب ، ويمكن أن يتلقى شخص آخر.
أتذكر أول متجر تجزئة لي منذ 26 عامًا عندما لم يكن لدينا نظام بريد. بما أنني كنت الشخص الذي طلب ذلك ، كان عليّ أيضاً أن أتحقق من كل شيء للتأكد من أنه كان على حق. عدم الاستخدام الفعال لقتي كمالك متجر.
واحدة من المزايا الأخرى لأوامر الشراء هي الجدارة الائتمانية الخاصة بك. غالباً ما تنظر البنوك إلى أمر الشراء الخاص بك لتحديد ما إذا كنت مذيباً. يمكن أن تساعدك عملية طلب الشراء الصلب في الحصول على الموافقة. سوف يؤدي لك واحد فقير في الحصول على قرض. ويمكن أيضا استخدامه للائتمان مع البائع. على سبيل المثال ، قد يطلب منك بعض البائعين الدفع نقدًا عند الطلب. بعد فترة من التعامل معك ، قد تسمح لك بتقديم أمر شراء مقابل بطاقة ائتمان. هذا ضخم في إدارة التدفق النقدي الخاص بك.
POs هي ممارسة شائعة في تجارة التجزئة. وأي جهاز POS أو برنامج محاسبة قد تقوم بتثبيته في متجرك سيكون لديه مكون أمر شراء لك.