إدارة الأحداث مقابل التخطيط

ما تحتاج إلى معرفته لتجنب ارتباك العميل

تستضيف صناعة تخطيط الأحداث العديد من عناوين الوظائف والأوصاف الوظيفية. مخطط الاحداث. مخطط لقاء. منسق الحدث. مخطط الاتفاقية. مدير الحدث. القائمة لا نهاية لها. ومع نمو الصناعة ، تزداد كذلك قائمة الوظائف. على الرغم من أن نمو الوظائف هو أمر جيد دائمًا ، إلا أن نطاق وظائف الوظائف الخاصة بتخطيط الحدث وعناوين إدارة الأحداث يمكن أن يكون مربكًا لأولئك الذين بدأوا في هذه الصناعة.

ومن المحبط بنفس القدر للمهنيين المحنكين الذين يواجهون عملاء يسيئون فهم الخدمات المقدمة.

غالبًا ما يتم إلقاء "إدارة الأحداث" و "التخطيط للأحداث" بشكل متبادل على الرغم من كونهما شيئين مختلفين تمامًا. بكل بساطة ، التخطيط والإدارة ليسا متشابهين. في حين أن مجموعات المهارات من هاتين الوظيفتين تتداخل ، فهي وظيفتين متميزتين. إنه يخلق مشاكل لأولئك الذين يتعاملون مع العملاء الذين يعتقدون خطأ أنهم يحتاجون إلى مدير حدث عندما يكون ما يحتاجونه هو مخطط أحداث. وبالنسبة للعملاء الذين لديهم انطباع بأن جميع مديري الفعاليات يتعاملون أيضًا مع تخطيط الأحداث. لذا دعونا نزيل الارتباك لأنه من المهم أن تكون لديك أنت وعملائك نفس الفهم.

تخطيط لحدث

لنبدأ بتخطيط الحدث . الكلمة الرئيسية المنطوقة هنا هي التخطيط . تبدأ جميع الأحداث - من زهور الزفاف إلى الاحتفالات الهامة بعيد الميلاد إلى التجمعات الكبيرة للشركات - بخطة من نوع ما.

تعتبر المناقشات الأولية مع العملاء فيما يتعلق بالأفكار والمواضيع والمواعيد المستحسنة والمبادئ التوجيهية للميزانية جزءًا من عملية تخطيط الحدث.

يبدأ التخطيط للأحداث في البداية ، من المراحل المبكرة جدًا للمفهوم ويستمر حتى الوصول إلى الحدث الفعلي. وبصراحة ، لبضعة أسابيع بعد الحدث حيث يختتم مخططو الأحداث التفاصيل ويتعاملون مع عناصر المتابعة.

يشمل تخطيط الحدث العمل عن كثب مع العميل لتصميم حدث يعكس رؤية العميل للتجمع ويفي بهدف الحدث. العملاء الذين يستأجرون مخطط أحداث يستأجرون شخصًا للتخطيط لكل جوانب الحدث ، بما في ذلك التفاصيل وعناصر الإجراءات ذات الصلة ، ولرؤية هذا الحدث حتى الانتهاء منه.

يمكن أن تشمل مسؤوليات التخطيط للأحداث على سبيل المثال لا الحصر:

• اختيار موضوع شامل لهذا الحدث
• تطوير الميزانية
• اختيار مكان
• التفاوض على عقود الفنادق
• توظيف خارج البائعين
• تخطيط القائمة
• التعاقد مع متعهد
• الترتيب للمتحدثين الضيوف أو الترفيه
• تنسيق النقل
• اختيار نظام الألوان
• تطوير الدعوات

تخطيط الحدث هو كل شيء يذهب إلى تجميع حدث. هذه الوظيفة تقع تحت مظلة أكبر لإدارة الأحداث.

أدارة الحدث

يتكون كل نوع من الأحداث من أجزاء عديدة تتناسب مع بعضها مثل قطع من الأحجية. كل هذه القطع تتجمع في النهاية لإنشاء حدث. الأحداث الناجحة تحتوي على كل تلك القطع ذات الصلة في الوقت المناسب والمكان المناسب ، بسلاسة وكفاءة ووفقاً للخطة. تسمى هذه العملية إدارة الأحداث. إنه ، بعبارات بسيطة ، إدارة المشروع للحدث نفسه.

تتضمن إدارة الفعاليات إنشاء جميع المكونات المختلفة للحدث وتنسيقها وإدارتها ، بالإضافة إلى فرق الأشخاص المسؤولين عن كل جانب. قد تتضمن بعض جوانب إدارة الأحداث ، على سبيل المثال لا الحصر:

• حجز موقع للحدث
• تنسيق الباعة الخارجيين
• تطوير خطة وقوف السيارات
• تصميم خطط الطوارئ الطارئة
• ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة
• إدارة الموظفين المسؤولين عن كل وظيفة
• الإشراف على تنفيذ الحدث
• مراقبة هذا الحدث
• حل حالات الأحداث في الموقع

مدراء الحدث ومخططي الأحداث يعملون معا

إن تحديد هاتين الوظيفتين يمثل تحديًا لأنه غالبًا ما تكون هذه المسؤوليات مترابطة بشكل وثيق. قد يقدم مخططو الأحداث الفرديون خدمات إدارة الأحداث ، وقد يقدم مديرو الأحداث أيضًا تخطيطًا للأحداث.

كل هذا يتوقف على المخطط الفردي أو فريق إدارة أحداث الشركات ، والمكان ، والحدث نفسه.

من المهم فهم الاختلافات بين الاثنين وتحديد الخدمات التي ستقدمها. فمثلا؛ إذا كنت تقدم خدمات تخطيط الحدث لحدث واسع النطاق ، فستعمل مع مدير الحدث الذي سيقوم بتنسيق خدماتك مع خدمات مدير التموين والفريق السمعي البصري وغير ذلك. حدد دورك والخدمات التي ستقدمها وتوضح بوضوح هذه للعملاء المحتملين لتجنب أي التباس أثناء عملية التخطيط.