في الواقع ، يمكنك أن تسأل إذا كنت مخطّطًا حزبيًا أو مخططًا للاجتماعات. في مهنة التخطيط للمناسبات ، تكون ألقاب الوظائف متنوعة ومتنوعة كالخدمات المقدمة وغالباً ما يكون من الصعب وصفها والتمييز بينها.
قد يكون الأمر صعباً عند إعداد حافظة تخطيط حدث ، أو البحث عن عمل ، أو العمل مع عميل لا يمتلك الفهم الصحيح لوظيفة وظيفتك ومسؤولياتك.
إدارة الأحداث مقابل تخطيط الأحداث
على الرغم من ارتباطها الوثيق للغاية ، فإن إدارة الأحداث وتنظيم الأحداث هما وظيفتان مختلفتان تمامًا. يكمن الاختلاف الرئيسي في هاتين الكلمتين: الإدارة والتخطيط. بعبارات بسيطة للغاية ، يدير مديرو الحدث الحدث ويخطط مخططو الحدث للحدث.
ومع ذلك ، قد يخطط أيضًا مديرو الأحداث لجوانب من الأحداث ، ويمكن لمخططي الأحداث إدارة مكونات معينة من عملية التخطيط للحدث. يعمل مدراء الحدث ومخططي الأحداث جنباً إلى جنب ، وقد تتداخل مسؤولياتهم.
لجعل الأمور أكثر إرباكًا ، يقدم مخططو الأحداث الفرديون في الغالب خدمات إدارة الأحداث ، كما يمكن لمديري الأحداث تقديم خدمات تخطيط الأحداث. إذا كان كل هذا قد خدش رأسك ، فلنبدأ بإلقاء نظرة عن كثب على إدارة الأحداث.
إدارة الأحداث تنطوي على إدارة المشاريع
تتضمن إدارة الأحداث إنشاء وتطوير أحداث واسعة النطاق والتي قد تشمل المؤتمرات والاتفاقيات والحفلات الموسيقية والمعارض التجارية والمهرجانات والاحتفالات. تتضمن إدارة الفعاليات تحديد الجمهور المستهدف ، وصياغة مفهوم الحدث ، والتخطيط للوجيستية الشاملة للحدث ، وإجراء إدارة المشروع للحدث ككل - بما في ذلك إدارة فرق الأشخاص المسؤولين عن كل وظيفة ، والميزانية ، والإشراف على التنفيذ. من الحدث.
كما يشرف مديرو الحدث على خدمات جميع الموردين والمتخصصين الخارجيين ، والتي تشمل مخططي الأحداث.
قد تشمل المسؤوليات المحددة لمدير الحدث ما يلي:
- اختيار وحجز الملاعب
- تنسيق الباعة الخارجيين
- إشراك المتكلمين أو الترفيه
- ترتيب النقل ومواقف السيارات
- الحصول على التصاريح اللازمة والتأمين المناسب
- المسؤولية عن الامتثال لمعايير الصحة والسلامة
- تطوير خطط طوارئ الطوارئ
- إدارة الأزمات والوضع في حال حدوثها
- تصميم خطة أمنية
- مراقبة الحدث
هذه القائمة ليست كاملة. اعتمادا على نطاق الحدث والمهنيين الآخرين المعينين ، قد تختلف مسؤوليات الوظيفة.
دور خدمات إدارة الأحداث
وكثيراً ما يتم توظيف شركات إدارة الأحداث لتخطيط وتنفيذ اجتماعات الشركات الكبيرة والمناسبات الخاصة. في حين أن حفلات الزفاف والحفلات هي أحداث شائعة لمحترف إدارة الأحداث ، فإن الأحداث الرياضية ، والمشاركة ، والأحزاب الكبيرة هي أيضًا مناسبات يمكن أن تستفيد من إدارة الأحداث.
جميع الكيانات الحكومية والمنظمات غير الربحية والجمعيات والشركات تستخدم جميع شركات إدارة الأحداث لتنسيق الأحداث والاجتماعات الهامة. يمكن غالباً العثور على وظيفة إدارة الأحداث داخل قسم التسويق المشترك أو العلاقات العامة أو كجزء من موظفي المناسبات الخاصة.
المهارات لتنجح
كما هو الحال مع معظم وظائف تخطيط الأحداث ، تتطلب إدارة الأحداث مهارات تنظيمية ممتازة لتحقيق النجاح. القدرة على القيام بمهام متعددة وتوصيل العديد من الأجزاء المتحركة أمر ضروري ، بالإضافة إلى ذلك تأتي منظمة أرفع الحاجة إلى مهارات إدارة الوقت الفعالة.
إن القدرة على تحديد أولويات المهمة والبقاء فيها هي ما يؤدي إلى حدث ناجح. تبدأ إدارة الأحداث بعملية إنشاء رؤية للحدث ثم رؤيتها حتى التنفيذ ، والتي تتطلب الإبداع والمرونة.
لأن إدارة المشروع هو عنصر أساسي وينطوي على إدارة ليس فقط وظائف ولكن فرق من الناس ، ومهارات التعامل مع الآخرين مهمة أيضا. التفاعل مع الأفراد على جميع مستويات المنظمة هو جزء من العمل ، ولديهم مهارات اتصال ممتازة ، وكونهم مرتاحين وأنيقين ، سيقطع شوطا طويلا في تطوير تلك العلاقات.