يعمل مكتب مايورز للمناسبات الخاصة في شيكاغو وجمعية مطعم إلينوي معا لتخطيط وتنفيذ مهرجان الطعام السنوي هذا.
التخطيط لمهرجان الغذاء المجتمع
سواء كان مهرجان طعام كبير مثل Taste of Chicago أو نسخة أصغر من ذلك ، فإن مهرجانات التخطيط المجتمعي هي مسؤولية كبيرة لمخططي الأحداث المحلية للحكومة والبلديات. يعتبر Taste of Chicago بمثابة دراسة حالة رائعة لأي مجتمع يفكر في برنامج مماثل. تشمل المجالات الوظيفية الأساسية لأي مهرجان غذائي مجتمعي ما يلي:
- عمليات
- موردي الغذاء
- برمجة
- رعاية
- التسويق / العلاقات العامة
- المحاسبة / إدارة العقود
سنتعمق أكثر في كل منطقة ، ولكن دعونا أولاً نلمس الجدول الزمني والإدارة العامة لمثل هذا الحدث باستخدام التخطيط الفعلي لمذاق شيكاغو.
مخطط مهرجان الغذاء المجتمع
بالنسبة لأي شخص يقترب من هذا النوع من الأحداث لأول مرة أو أولئك الذين يفكرون في التوسع في مهرجان قائم ، فمن المهم البدء في التخطيط قبل عام واحد على الأقل من الحدث.
للحصول على مثال ملموس ، يتبع مكتب المحافظ للمناسبات الخاصة الجدول التقريبي التالي لكل مذاق Taste of Chicago:
- 12 شهرًا : تحديد الموقع والتواريخ والرسومات التقديمية لخريطة المهرجان. إشراك وكالات المدينة ذات الصلة في كل خطوة على الطريق
- 9 أشهر : تحديث خريطة المهرجان وبدء RFPs منطقة الوظيفية
- 6 أشهر : تأكيد البائعين والرعاة والبرمجة والموردين
- 4 أشهر : إنهاء الترفيه وإعادة تأكيد المجال الوظيفي
- 3 أشهر : إنتاج مواد التسويق المهرجان
- أسبوع واحد : إدارة عمليات التحميل
- يوم واحد : إدارة عملية تحميل المورد
- استنتاج الحدث : إدارة تحميل العمليات
- 1 أسبوع بعد : عقد اجتماع ختامي وتقديم التوصيات
الإدارة العامة لمهرجان المجتمع
وباعتبارها وكالة حكومية ، فإن مكتب الأحداث الخاصة في مايور هو المسؤول عن Taste of Chicago وقائمة طويلة من الأحداث الأخرى على طول واجهة البحيرة في شيكاغو ومهرجانات الجوار وغيرها من المناطق. The Taste فريد من نوعه في شيكاغو لأنه حدث مجاني ، ولكن العائدات من Taste تدفع لأغلبية جميع الأحداث الأخرى التي يديرها المكتب.
مع خبرة إدارة المهرجان الغذائية التي يعود تاريخها إلى عام 1980 ، فإن معظم الفرق الوظيفية في مكتب المناسبات الخاصة في إلينويز وجمعية مطعم إلينوي هم من ذوي الخبرة العالية في مجالاتهم. هذا يسمح للمدير العام لمذاق شيكاغو بالتركيز على جهود التخطيط والتنفيذ لجميع الأطراف المعنية والحفاظ على الحدث على الطريق الصحيح.
بالإضافة إلى أعضاء المكتب ، يعمل المدير العام مع ما لا يقل عن 20 مكتبًا ووكالة مدينة مختلفة ، بما في ذلك (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:
- قسم الشرطة
- قسم الأطفاء
- قسم الصحة
- الشوارع والصرف الصحي
- منطقة بارك
- مكتب اتصالات إدارة الطوارئ
جزء آخر مهم من المجالات الوظيفية لمكتب مايورز للمناسبات الخاصة هو إدارة المحاسبة / العقود. كونها حدثًا حكوميًا ، فهي عملية شراء منظمة للغاية ويجب أن تتبع جميع الاتفاقيات إرشادات المدينة.
مع وضع مخطط زمني لتخطيط الحدث في مكانه وتأمين إدارة الأحداث العامة ، يمكننا الآن النظر في كل من المجالات الوظيفية الأساسية للحدث.
بعد التعرف على تاريخ حدث Taste of Chicago واستخدامه للتخطيط والتنفيذ كدراسة حالة ، نحن على استعداد لحفر أعمق قليلاً في كل من المجالات الوظيفية الأساسية للحدث.
عمليات
تعد منطقة العمليات مسؤولة عن إعداد الموقع ومرحلة الإنتاج والإنتاج ودعم الأحداث والأمان والمزيد.
تتطلب العمليات العديد من الاجتماعات قبل الحدث ، ويرتبط فريق العمليات ارتباطًا وثيقًا بتخطيط خريطة الحدث.
ويحدث فرق كبير في إشراك جميع وكالات المدينة في وقت مبكر من العملية ، وفقا لمدير العمليات في Taste of Chicago. يدير فريق العمليات العمليات التالية:
- التحميل قبل الحدث (الإعداد)
- العمليات خلال الحدث
- تحميل ما بعد الحدث (المسيل للدموع)
وتشمل هذه العمليات إغلاق الشوارع ، وبناء الخيام ، ومشغلي الرافعات الشوكية ، والنجارين ، والكهربائيين ، ومعدات الصيانة ، والموظفين ، والأمن ، والخدمات اللوجستية لشاحنات الموردين ، ومقطورات الإدارة ، والمزيد. ضع في اعتبارك ما سيقوم فريق العمليات الخاص بك بالتعامل مع نفسه وما سوف يتعاقدون من أجله. ما هي الوكالات الأخرى التي سيحتاج فريقك للعمل معها؟ الاتصال بهم في أقرب وقت ممكن.
مطاعم / الباعة
ونظراً لتعقيد وحجم المهرجانات الغذائية مثل Taste of Chicago ، فإن جمعية مطاعم إلينوي تأخذ زمام المبادرة في إدارة شركات الأغذية التي تشارك في الحدث السنوي. في 2015 Taste of Chicago ، أقام هذا الحدث شراكة مع أكثر من 60 بائعًا للمواد الغذائية ، بما في ذلك أكثر من 19 مطعمًا جديدًا تمثل العديد من الأحياء المتميزة في شيكاغو. بطبيعة الحال ، في شيكاغو ، سيتم العثور على بعض العناصر دائما في الباعة الغذائية المختارة لهذا الحدث ، بما في ذلك البيتزا والأضلاع ، والآيس كريم ، والجبن. من المحتمل أن يكون لمهرجان الطعام الخاص بالمجتمع أغذيته التقليدية أيضًا.
إنها بقعة مرغوبة يتم اختيارها كبائع مطاعم يشارك في هذا المهرجان الغذائي الخاص ، وتتطلب المعايير أن يكون المشاركون مطاعم محلية تعكس أحياء شيكاغو. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكونوا قادرين على التعامل مع الحجم ولديهم حالة نظيفة تمامًا مع المدينة. تخضع المطاعم المشاركة للدروس والاختبارات التالية:
- أكمل دورة شهادة الإصحاح الصيفي لمهرجان إلينوي
- تقوم إدارة الصحة العامة في شيكاغو بزيارة الكشك ثلاث مرات يوميًا
- إدارة تدفق المخزون بين أكشاكهم والشاحنات المبردة
عندما يتعلق الأمر بحدث مجتمعك ، فكر في المعايير التي قد تحتاجها من موردي المواد الغذائية المشاركين وعدد الأشخاص الذين ترغب في الحصول عليهم. قد تكون السنة الأولى صعبة ، لكن مع نجاح كل سنة ، ستجد على الأرجح أن لديك المزيد والمزيد من المشاركين الراغبين.
برمجة
ذا تيست أوف شيكاغو هو حدث مجتمعي عام. وهذا يعني أنه في حين أن "الطعام" هو ما يجتذب الحشود ، إلا أنه الأنشطة الأخرى التي تبقي الناس هناك. على مر السنين ، أدرج فريق البرمجة العديد من العناصر التالية في البرنامج الشامل:
- حفلات مجانية على مراحل متعددة (فنانين محليين ومحليين)
- جناح عروض الطبخ مع كبار الطهاة ومؤلف كتاب الطبخ
- قرية عائلية بما في ذلك مرحلة للأطفال
- خيمة بيئية للتعليم "الأخضر"
- جناح رياضي مع نصائح اللياقة البدنية
- الجناح الدولي (التسوق)
- 2 ميل سيرا على الأقدام
- موردي الغذاء
- بدويايزر سليديسداليس ورفاقهم الدلماسية
- تسلية تسلية
- برنامج الألعاب النارية
- حفل الافتتاح
النظر في البرامج والأنشطة الأخرى التي قد ترغب في تضمينها في مهرجان الطعام الخاص بك.
رعاية
يتضمن Taste of Chicago عدة فئات للرعاية ، والتي تعد مصدراً رئيسياً للتمويل والدعم العيني. يميل المسوقون المؤسسيون ومخططي أحداث الشركات إلى المشاركة في الأحداث المجتمعية مثل The Taste لتعزيز علامتهم التجارية واكتسابهم.
الضيافة هي أحد العناصر التي تتضمنها بعض الجهات الراعية في حزمها ، مما يسمح لهؤلاء الرعاة الحصول على وصول ملائم إلى بعض مناطق الجلوس والخيام الخاصة لاستضافة أحداث العميل الخاصة بهم.
تشمل أنواع الراعي عند التذوق ما يلي:
- الاتصالات الخلوية
- سلسلة متاجر بقالة
- شركات المشروبات
- متاجر التجزئة والبنوك
- شركات الطيران والفنادق
- وسائل الإعلام
- شركات صناعة السيارات
- موردي الغذاء
- مطاعم
- اللياقة البدنية ومنظمات الرعاية الصحية
- حي سيتي بارك والمواصلات العامة
فكر في ما قد يهتم به رعاة الشركات المحليين لتمويل حدث مجتمعك ، وفكّروا في أنواع الحزم والامتيازات التي قد تقدمها إلى هؤلاء الرعاة.
التسويق / العلاقات العامة
يتمتع المسوقون الذين يعملون في Taste of Chicago بموقع يحسد عليه لأن هذا هو نوع الحدث الذي يجذب انتباه وسائل الإعلام تلقائيًا في شيكاغو وأماكن أخرى. والأفضل من ذلك ، أن الجهات الراعية الإعلامية تساعد أيضًا في تعزيز الذوق. وهذا يعني أن مكتب الأحداث الخاصة في العمدة لا يضطر إلى إنفاق الكثير على الأشكال التقليدية للإعلان لنشر الكلمة وتعزيز الحدث .
يقوم المسوقون بالترويج لهذا الحدث من خلال كتابة بيانات صحفية مخصصة لكل مجال من مجالات الحدث ، والحفاظ على موقع الحدث ، وإصدار كتيب الحدث. تتطلب هذه العناصر العمل بشكل وثيق مع جميع المجالات الوظيفية الأخرى لتوثيق الجدولة وتغيير المحتوى عند حدوثها.
في البداية ، قد يكون من الصعب على المهرجانات الغذائية المجتمعية الحصول على هذا النوع من الأحداث الكبيرة والمعروفة مثل Taste of Chicago garner. ولكن ضع في اعتبارك ما هي وسائل الإعلام التي يمكنك الوصول إليها من أجل الصحافة المجانية وبدء التخطيط للمواد التسويقية التي سيتعامل فريق التسويق الخاص بك معها مثل موقع الويب والنشرات الإعلانية والكتيبات.