يمكن اكتساب الكفاءة في مجموعة متنوعة من الأماكن في جميع أنحاء عملك. بالنظر إلى تعقيدات إدارة الأعمال ، قد لا تعرف من أين تبدأ. فيما يلي خمسة مجالات يمكنك تقييمها لتحديد ما إذا كان يمكن تبسيط هذه الأمور في عملك. تذكر أن تقيم التأثير الذي سيحدثه كل واحد من هؤلاء على الحد الأدنى ، وكذلك كيفية تأثيره على العملاء والموردين والموظفين وشركاء العمل.
تقليل الورق
واحدة من أسرع الطرق لتبسيط عملك هو النظر في تدفق الورق. يمكن أن تتراكم الأعمال الورقية بسرعة وتضيف أوقاتًا غير ضرورية في مجموعة متنوعة من المجالات. أثناء تتبع المسار الورقي ، اطلب من كل شخص يقوم بمعالجة أو إنشاء ورقة الأسئلة التالية:
- ما هي المعلومات التي تضيفها إلى الأوراق وسبب حاجتها؟
- ما المعلومات التي تأخذها من الأعمال الورقية ولماذا تحتاجها؟
- لماذا تعتبر هذه الأعمال مهمة بالنسبة لك لأداء وظيفتك؟
إذا كان أي شخص يجيب ، "لأنه يتم دائما على هذا النحو." يكاد يكون من المؤكد أن هذا المجال من العملية هو مرشح رئيسي للحد من الأعمال الورقية وتبسيط العملية. أيضا ، إذا كان لا يمكن تبرير كل جزء من المعلومات ، ينبغي القضاء عليه لتقليل كمية العمل اللازمة لمعالجة الأوراق.
مجال آخر للتحقيق هو الايداع والتخزين. تشغل خزانات الملفات وصناديق التخزين مساحة مكتبية قيمة.
استخدم نظام إدارة المستندات لأرشفة الأعمال الورقية للتخزين والاسترجاع على المدى الطويل لتحرير مساحة المكتب التي يتم تخزينها بواسطة تخزين الورق.
خفض رسوم الهاتف الخليوي عملك
يمكن توفير المال على استخدام الهاتف الخليوي الأعمال بسرعة وسهولة. وفقا ل mobithinking.com ، تجاوز عدد المشتركين في الهاتف الخليوي خمسة مليارات في عام 2010.
المنافسة في سوق الهواتف المحمولة العامة شرسة. هذا هو أكثر من ذلك بالنسبة لعملاء الهاتف الخليوي الأعمال. يمكنك الاستفادة من السوق الحالي وتوفير المال على استخدام الهاتف الخلوي في عملك.
تمكين الموظفين
الموظفون في الخطوط الأمامية وفي الخنادق يعرفون وظائفهم بشكل أفضل من أي شخص آخر. كان أفضل الموظفين مع الشركة لفترة طويلة ويعرفون العمليات والقرارات في الداخل. ابحث عن المناطق التي يشارك فيها المشرفون والمديرون في العمليات اليومية للأعمال وستكون هذه المجالات الأكثر شيوعًا التي يمكن أن تستفيد من تمكين الموظفين. تذكر أنه في كل مرة تتخذ فيها قرارًا / تفاعلًا خارج مسار العمل ، فإنك تحسن كفاءته.
B2B مع العملاء والموردين والشركاء
تتجاوز الاتصالات بين الأعمال التجارية ( B2B ) (وتسمى أيضًا التجارة الإلكترونية) مجرد وجود واجهة محل على صفحة الويب الخاصة بك. إن امتلاك القدرة على مشاركة المعلومات الإلكترونية تلقائيًا سيحدد الشركات التي تزدهر وأيها تكافح من أجل البقاء على قدميها. تشمل المزايا ما يلي:
- خدمة أفضل للعملاء
- زيادة المبيعات
- مخزون مخفض
- توفير رأس المال
- تدفقات نقدية محسنة
- انخفاض المهل الزمنية
توحيد البرامج
هل لديك برنامج واحد لدخول الطلب؟
آخر للمحاسبة؟ آخر لمراقبة المخزون؟ هل توظف شخص ما لإدخال البيانات من نظام إلى نظام آخر؟ تشير الإجابة بـ "نعم" إلى أي من هذه الأسئلة إلى أنك قد تحتاج إلى نظام برمجي متكامل. هناك مجموعة متنوعة من الباقات المتاحة اليوم والتي يمكن أن تلبي احتياجات الشركات الصغيرة فضلاً عن الشركات الكبيرة.
الاستعانة بمصادر خارجية
لا يوجد نشاط تجاري كبير جدًا أو صغير جدًا بحيث لا يمكن جني فوائد الاستعانة بمصادر خارجية. المطاعم يمكن أن تستفيد وكذلك الشركات الصغيرة. هناك العديد من الأسباب للاستعانة بمصادر خارجية لأي مجموعة متنوعة من الوظائف. إذا كنت تريد أن تنفذ بنجاح ، فإن التعهيد والتخطيط والإعداد هما مفتاحان رئيسيان.