تخصيص الاقتراحات لتعكس المهارات الفريدة والمهارات
إن معرفة كيفية كتابة اقتراح خدمة التخطيط للحدث هو جزء مهم من إدارة أعمال تخطيط أحداث ناجحة. سيحتاج أي نشاط تجاري يبيع خدمة ما إلى إعداد نوع من اقتراح الأعمال في تقديم الشركة والخدمات إلى عميل محتمل. لكن خدمات تنظيم الأحداث فريدة من نوعها ويجب أن يعكس الاقتراح الذي تقوم بإنشائه الخدمات المخصصة التي ستقدمها.
فيما يلي بعض النصائح سهلة المتابعة لكتابة مقترح التخطيط الفعّال للأحداث .
اقتراح خدمة تخطيط الاحداث
اقتراح خدمة تخطيط الحدث هو اقتراح شامل يحدد الحدث والخدمات التي ستقدمها. هذا الاقتراح هو فرصتك لبيع عملك ومهاراتك وأفكارك ورؤيتك للحدث إلى عميل محتمل. وقد تم تصميمه أيضًا ليقدم لك أفضل شخص لتنفيذ الحدث ، وهو ما يمكن أن يثق به العميل. يجب أن تكون المقترحات مكتوبة بشكل جيد ، وأن يتم البحث فيها بدقة وأن تقدم التفاصيل الضرورية حتى يتمكن العميل من تصور ما يدور في ذهنك.
لا تأخذ الاختصار
تزخر النماذج بجميع أنواع وثائق الأعمال ، من عروض الخدمة والفواتير إلى سجلات الدفاتر وتقارير النفقات. يمكن استخدام هذه النماذج بالتأكيد مساعدتك في صياغة اقتراح بسرعة وكفاءة. لكن قم بمقاومة إغراء تنزيل قالب عام ، واملأ الفراغات الفارغة وأرسله كتمثيل لخدمات عملك وخدمات تنظيم الأحداث.
يعد عرض الحدث الخاص بك انعكاسًا لك ، وأعمال التخطيط لأحداثك ، والخدمات التي تقدمها. لأن تخطيط حدث يتطلب تخصيص هذا الحدث ليلائم احتياجات وميزانية عميلك ، يجب أن يعكس اقتراحك حدثًا شخصيًا وفريدًا. يمكنك استخدام نموذج كدليل عام لبدء كتابة اقتراح الحدث الخاص بك ، ثم تخصيصه وتضمين الخدمات الفردية المقدمة لكل عميل.
الخطوة الأولى: الاجتماع
تتمثل الخطوة الأولى في مقابلة العميل المحتمل الخاص بك لمناقشة ما يدور في ذهنه في هذا الحدث ، والغرض منه ، وعدد الضيوف ، وما يأملون في تحقيقه. بالإضافة إلى التاريخ والوقت والمكان المطلوب ، لاحظ أي أفكار تتعلق بالموضوع ، الطعام ، الجماليات العامة ، الألوان أو الأجواء التي تمت مناقشتها خلال هذا الاجتماع.
الابتداء على اقتراح الحدث
لذلك كان لديك اجتماع أولي مع عميلك ولديك فكرة عما يدور في خلدهم في حدثهم. وقمت بتنزيل بعض النماذج العامة لتتمكن من البدء في كتابة الاقتراح. الآن قد تكون تحدق في شاشة كمبيوتر فارغة تتساءل عما يجب تضمينه في اقتراح تخطيط الحدث الخاص بك.
يجب كتابة كل اقتراح مع مراعاة العميل. ولكن لا تعيد ببساطة تأكيد جميع الأفكار التي شاركوها معك أثناء اجتماعك وقم ببساطة بوضع علامة على أسعار خدماتك لتقديم ما وصفته للتو. تخطيط الأحداث هو عمل خدمة ، وهي تلك الخدمة ، اللمسة الشخصية والنهج الإبداعي الذي يجعل الحدث ليس ناجحًا فحسب ، بل لا يُنسى. والأحداث التي لا تنسى يمكن أن تقطع شوطا طويلا في توليد عملاء جدد لعملك.
حتى إعداد الاقتراح الخاص بك في لهجة وأسلوب يعكس لك وعملك.
اعرض فكرة الحدث بطريقة تجعل من الواضح لموكلك أنك تقوم بدمج أفكاره وآماله ومخاوفه في منهجك في هذا الحدث. يعد فهم احتياجات عميلك أمرًا مهمًا للغاية ويمكن أن يؤدي نقل هذا في اقتراحك إلى إحداث فرق بينهما في التعاقد معك أو مع شخص آخر. إليك ما يجب تضمينه في اقتراح خدمة التخطيط للحدث:
المقدمة
ابدأ بمقدمة موجزة عنك وعن أعمال التخطيط للفعاليات. تضمين تفاصيل مثل المدة التي قضيتها في عملك وخلفيتك المهنية.
وصف الحدث
هذا القسم التالي هو ملخص للحدث الفعلي. يجب أن يتضمن ذلك التفاصيل المقدمة أثناء الاجتماعات مثل هدف الحدث ، والإطار الزمني العام ، وعدد الضيوف ، والأماكن المحتملة.
تقديم خدمات
هذا القسم مهم بشكل خاص.
سيحتاج العميل إلى معرفة - على وجه التحديد - ما هي الخدمات التي ستقدمها لهذا الحدث. تعتبر قائمة التحقق التي تحتوي على نقاط هي طريقة رائعة لعرض الخدمات المختلفة المضمنة. هذا يعمل بشكل جيد للوظائف الأصغر مثل حمامات الزفاف أو حفلات العشاء الاحتفالية ويسهل على العميل معرفة ما ستفعله وأي بائع ستستخدمه. للأحداث الكبيرة التي لها وظائف متعددة ، مثل ساعة كوكتيل أو مأدبة غداء ، قد ترغب في إنشاء أقسام لكل جانب من جوانب الحدث ثم سرد الخدمات المقدمة تحت كل قسم.
اظهر عملك
إذا كنت قد خططت لأحداث مماثلة في الماضي ، فقم بتضمين صور لهذه الأحداث لعرض عملك. يمكن لهذه العناصر مساعدة العميل في معرفة ما يمكنك فعله.
المال المال المال
في حين أن العميل قد يقرأ اقتراحك بأخذ كل التفاصيل والصور الخاصة بالحدث الذي تتخيله ، عادة ما تحول هذه العقلية من التروس عندما يتعلق الأمر بالقسم الذي يتحدث عن المال. في كثير من الأحيان ، هو توقف مفاجئ. لمحاولة تجنب هذا ، لا تغير فجأة اللغة أو لهجة الاقتراح الخاص بك إلى جميع الأعمال والحقائق.
عنوان هذا القسم "التكاليف المقترحة" ومواصلة توجيه العميل من خلال جوانب هذا الحدث من خلال التعبير الدقيق عن التكاليف. ساعد عميلك على رؤية اقتراحك كسلسلة من الخطوات ، كل منها مع خدمات مختلفة وتكاليف ذات صلة.
قدّم ملخصًا مفصلاً يسرد السعر لكل عنصر والغرض منه. على سبيل المثال ، إذا كنت تستأجر مفارش طاولة ، فقم بتدوين ذلك كتكلفة منفصلة. إذا كنت تقوم بتعيين خوادم ، فقم بإدراج عدد الخوادم ، والتكلفة بالساعة ، والتكلفة الإجمالية طوال مدة الحدث. استخدم هذه الطريقة لكل بند ، واصفة كل منها بحيث يمكن للعميل الاستمرار في تصور الحدث وفهم التكلفة ذات الصلة.
فقط بعد أن يتم تفصيل هذه الأقسام بتكاليفها ، يتم تجميعها في أسفل العرض الخاص بك لإدراج التكلفة الإجمالية للحدث. إذا كنت تقدم أي خصومات للحجز في وقت مبكر ، فقم بسردها أسفل هذا الرقم النهائي.
إغلاق
الجزء الأخير من اقتراحك هو شكر لك للنظر فيه. توفير معلومات الاتصال بما في ذلك موقع الويب وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف حتى يتمكن العملاء المحتملين من الاتصال بك لطرح أية أسئلة أو - الأفضل من ذلك - لتوظيفك في العمل.