يشعر بعض مخططي الأحداث بشعور من الارتياح في هذه المرحلة ، ويتم الاعتراف بهم أو ترقيتهم في النهاية إلى المزيد من الأدوار التنفيذية لمساهماتهم.
ولكن في العديد من الحالات ، لا يكفي ببساطة تخطيط وتنفيذ حدث عمل عظيم. تُنظَر أحداث الأعمال بشكل متكرر كاستثمار لغرض معين ، ويجب على مخططي الأحداث فهم كيفية قياس قيمة برامجهم.
قد يكون قياس الحدث لعائد الاستثمار (ROI) أو العائد على الأهداف (ROO) منطقة جديدة لبعض المخططين ، ولكنه نوع من الجهد الذي سيساعد على توسيع مشاركتهم ومساهمتهم الشاملة في المنظمة ، كما يوضح توني لورينز ، CMM السابق ، رئيس شركة ProActive، Inc. ، ومقرها في شيكاغو ، وهي شركة Freeman. ProActive هي وكالة إستراتيجية وفعاليات تركز على خدمات التسويق التجريبية. Lorenz هو الآن الرئيس التنفيذي لشركة AlliedPRA.
أساسيات قياس الحدث
يدرك معظم المتخصصين في الحدث أن قياس برامجهم سوف يختلف من منظمة إلى أخرى. أحد أسباب ذلك هو أن نماذج العمل تختلف اختلافاً كبيراً بين الشركات والجمعيات والمنظمات غير الربحية وغيرها.
إذن ما هي بعض الطرق التي من المتوقع أن يقوم بها مخططو الأحداث بقياس أحداثهم؟
إذا كان أحد المتخصصين في الحدث يعمل على الجانب المالي من إحدى المؤسسات ، فقد يُتوقع منه قياس الحدث بناءً على المدخرات المالية. على سبيل المثال ، ما هو إجمالي الوفورات المتفاوض عليها لغرف الفنادق ، ومساحة الاجتماعات ، وتقديم الطعام ، وما إلى ذلك؟
إذا كان أحد المتخصصين في الحدث يعمل على الجانب التجاري من إحدى المؤسسات ، فقد يُتوقع منه قياس الحدث استنادًا إلى مساهمة البرنامج في خطة العمل الشاملة. على سبيل المثال ، تنظيم ندوة كجزء من إطلاق منتج شامل يتضمن وحدات أعمال متعددة.
وسيقوم جميع مخططي الأحداث تقريبًا بإلقاء نظرة فاحصة على ما سارت عليه الأمور بشكل جيد وما يمكن تحسينه في المستقبل. هل جاء الحدث ضمن الميزانية ؟ هل كان العميل راضيا عن النتيجة؟
وعلى الرغم من أن كل نهج هو بالتأكيد شكل صحيح للقياس ، إلا أنه يميل إلى التركيز فقط على القياسات على أكثر المستويات تكتيكية. يجب أن يتطلع محترفو الحدث اليوم إلى إنشاء طرق لجعل مساهماتهم في الحدث أكثر إستراتيجية.
قياس الحدث الاستراتيجي
يشرح لورينز أنه يمكن عرض العائد على الاستثمار بعدين مختلفين: على مستوى المؤسسة والمستوى المشارك:
- قد تعرض المنظمة عائد الاستثمار بتجميع جميع التكاليف ومقارنتها بقيمة تقدرها المؤسسة. ثم يحدد الفوائد المالية للحدث. مستوى تنظيمي وعلى مستوى مشارك.
- يمكن قياس عائد الاستثمار على مستوى المشارك على المستوى الفردي ويقدر القيمة على أساس كل مشارك.
ينصح ProActive العملاء باتباع عملية إستراتيجية وإبداعية للتأثير على الأحداث ، ويوصي Lorenz بالتركيز على قياس المواقف. وهو فعال بشكل خاص للأحداث واسعة النطاق:
- اكتشاف. ﻳﺠﺐ أن ﻳﺤﺪث اﻻآﺘﺸﺎف ﻓﻲ وﻗﺖ ﻣﺒﻜﺮ ﻣﻦ اﻟﻌﻤﻠﻴﺔ ﺑﺤﻴﺚ ﻳﻀﻢ اﻟﻤﺨﻄﻄﻮن أﺻﺤﺎب اﻟﻤﺼﺎﻟﺢ اﻟﺮﺋﻴﺴﻴﻴﻦ ﻟﺘﺤﺪﻳﺪ ﻣﺤﺘﻮى اﻻﺟﺘﻤﺎع واﻟﻤﺘﺤﺪﺛﻴﻦ وﻣﺎ إﻟﻰ ذﻟﻚ. وﻳﺠﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺨﻄﻄﻴﻦ إﺷﺮاك أﺻﺤﺎب اﻟﻤﺼﺎﻟﺢ اﻟﺮﺋﻴﺴﻴﻴﻦ اﻟﺬﻳﻦ ﻳﻤﻜﻨﻬﻢ ﺗﺤﺪﻳﺪ اﻷهﺪاف اﻻﺳﺘﺮاﺗﻴﺠﻴﺔ ﻟﻠﻤﺆﺳﺴﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﺴﺘﻀﻴﻒ اﻟﺤﺪث واﻟﺤﻀﻮر. يمكن تحقيق ذلك من خلال مطالبتهم بإكمال أسئلة محددة من ستة إلى ثمانية أسئلة مفتوحة.
- مسح ما قبل الحدث. هذا هو الوقت الذي قد يحدد فيه الاجتماع أو مخطط الأحداث بعض التدابير القابلة للقياس لعائد الاستثمار ورو. قم بمسح عينة واسعة من المدعوين لتحديد قضاياهم ومخاوفهم واحتياجاتهم على مستويات متعددة. سيساعد هذا المخطط على تحديد معايير قياس لحاضري الاجتماع.
- خط الأساس الأساسي قبل الاجتماع السابع. هذه الخطوة تعطي القياس للتصورات النفسية والسلوكية لحضور الاجتماع حول البنود التي تم تحديدها أثناء الاكتشاف.
- المعرفة / الفهم ("أنا أعلم")
- الآراء / التصورات / المعتقدات ("أوافق")
- مشاعر / مواقف ("أريد أن")
- القدرات / المهارات ("يمكنني")
- النوايا / الالتزام ("سأفعل")
- السلوكيات ("أنا أفعل")
- نتائج الأعمال / التأثيرات - عائد الاستثمار ("أنا أصل القيمة")
- تصميم الاجتماع. مع فهم أهداف أصحاب المصلحة وتصورات الحضور ، يمكن للمخططين الآن تحديد الأهداف الرئيسية للاجتماع نفسه وكيف سيتم تقديم هذه الرسائل. أي نوع من العروض؟ هل يجب أن يتضمن البرنامج ورش عمل تفاعلية؟ هل ستكون أرضية المهرجان مفيدة في تثقيف الحضور؟ ما هي الأدوات التي ستستخدمها لتوصيل رسالتك وتعزيزها؟ من يجب أن يكون بمثابة المتحدثين؟
- عقد الاجتماع أو الحدث.
- بعد الحدث المسح / المعايير. بعد الحدث ، من المهم قياس مدى نجاح البرنامج في تحقيق تلك المعايير التي تم تحديدها استنادًا إلى نتائج الاكتشاف والاستقصاء ما قبل الحدث. هل أسفر البرنامج عن تغييرات في المواقف والتصورات والمعتقدات وما إلى ذلك؟ هل سيعمل الحاضرون على هذه التغييرات؟
- متابعة أثر الأعمال. يتطلب القياس الاستراتيجي التركيز على التأثير طويل الأجل على سلوكيات الحضور. هذا هو أيضا الوقت المناسب لتحديد الأثر المالي وغير المالي للبرنامج.
اقتراحات لتحسين عملية قياس الاجتماع
تقدم لورينز ستة مبادئ توجيهية لمساعدة المخططين الاجتماعيين على تحسين عوائدهم للأحداث:
- تطبيق عملية ما قبل الاجتماع / ما قبل الاجتماع.
- قياس الأبعاد النفسية والسلوكية والمالية.
- استخدم قياس عائد الاستثمار للاجتماعات الكبيرة المهمة
- قياس وتتبع النتائج من سنة إلى أخرى.
- وضع المعايير المهنية ومهارات الموظفين.
- تحسين مع مرور الوقت
اقتراحات لقياس الأحداث الصغيرة الحجم
من المؤكد أن برنامج القياس الرسمي لبرنامج فردي سيكون مفيدًا للأحداث الكبيرة والمكلفة. ولكن ماذا عن بقية أحداث العمل التي تتم جدولتها على مدار العام - هل من الممكن تطبيق قياسات الأحداث على مئات الأحداث الصغيرة المخطط لها على مدار العام؟
بالتاكيد.
تقترح لورينز أن تحدد المنظمات خمسة أو ستة أسئلة أساسية ذات أهمية بالغة للمنظمة. ثم قم بقياس الأحداث المختلفة لتحديد ما إذا كانت سلسلة الأحداث قد أحدثت تأثيراً نفسيًا أو سلوكيًا أو ماليًا.
تجميع النتائج. على سبيل المثال ، إذا كانت المنظمة تحتجز 30 حدثًا متشابهًا على مدار العام في أسواق مختلفة مع معايير مماثلة ، فمن المؤكد أن هذا يمكن أن يوفر إجراءات نوعية وكمية.
تنصح لورينز: "عزل النجاح وبناء الإجراءات من هناك".
سيكون لأصحاب المصلحة الرئيسيين في المنظمة الكلمة الأخيرة في مدى فعالية المشاركين في حدث أو سلسلة من الأحداث في تحديد مقدار الائتمان الذي ينبغي منحه لأولئك الذين ساعدوا في التخطيط للأحداث.